Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.