Avainsana-arkisto: yhteistyö

Sisällöt suoraan julkaisujärjestelmään ilman tekstitiedostoja

By Kategoriassa organisaatioviestintä, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Seuraava sisältö on postuumia – suorastaan vanhaa – projektiraportointia HAMIn julkisten sivujen uudistamisesta. Mutta kuranttia tavaraa edelleen.

Hämeen ammatti-instituutin julkiset verkkosivut uusittiin pari vuotta sitten. Julkaisujärjestelmän, käyttöliittymän ja ilmeen vaihdoksen yhteydessä sisällöt jäsennettiin uudestaan ja niitä myös päivitettiin toimimaan paremmin verkkosivuilla ja responsiivisesti.

Uutena toimintatapana testattiin, miten saadaan vanhasta kokonaisuudesta sisällöt siirrettyä siivoten uusille sivuille ja oikeaan yhteyteen. Väliaikaisia tekstitiedostoja ei tehty monimutkaiseen kansiorakenteeseen vaan sisällöt kirjoitettiin suoraan uusille, tyhjille sivuille, joiden jäsennys oli sovittu jo aikaisemmin ja jotka oli tehty jo valmiiksi sisällöntuotantoa odottamaan.

Käytännössä tämä tarkoitti erämaaleiriä: Oppilaitoksen koulutuspäälliköt vetäytyivät omine koneineen vanhaan savottakämppään, jossa oli sähköt saatavilla ja verkot varmistettu. Samanaikaisesti sisällöntuotannon bootcampin kanssa pidettiin tekninen käyttökoulutus, jolloin harjoituscaset olivat aitoja ja tulokset todellisia. Sivuja alettiin täyttää osittain vanhalla tekstillä ja kuvalla, osin uudella materiaalilla ja työtä jaettiin tekemisen edetessä.

Osallistujat olivat tuotantotapaan tyytyväisiä monestakin syystä.

  • Normiarjen katkaiseminen ja yhteen asiaan keskittyminen tuotti nopeammin ja harkitumpaa tulosta kuin muun työn ohella ja silloin tällöin tehden.
  • Leirillä oli riittävän paljon muita henkilöitä: asiantuntija ja vastuuhenkilö olivat saatavilla ja yhteisöllisesti saatiin monipuolinen kokonaisuus aikaiseksi.
  • Sisällön karttuessa huomattiin myös puutoksia ja päällekkäisyyksiä ja kokonaisuus hahmottui eri tavalla kuin omaa siiloa rakentaen.

Näin jälkikäteen ajatellen kertausharjoitukset eivät olisi lainkaan huono idea. Voisimme hyvin pitää puolen päivän vetäytymisen aiheen pariin – ovet avattaisiin vasta sitten, kun jokaisen sivun paikkansapitävyys ja kokonaisuuteen sopiminen olisi taas kerran yhdessä varmistettu.

Ei enää mitään papereita!

By Kategoriassa työkalut, työtavat Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

  • Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
  • Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
  • Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
  • Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
  • Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!

Evankelistoja etsimässä

By Kategoriassa koulutus, mobiili, työkalut Avainsanat , , , , , , , , 2 kommenttia

Henkilöstökoulutuksemme lähestyy. Ensi viikolla opettelemme ryhmittäin mobiilia yhteydenpitoa ja sisällöntuotantoa mobiilikesäkoulun konseptia seuraten.

Olen värvännyt organisaatiosta ryhmänjohtajia porukoiden ohjaajiksi ja opastajiksi. Nyt on koossa noin neljäkymmentä vapaaehtoista, jotka toimivat pareittain puolentoista tunnin session ajan: Toisen ryhmyrin tehtävänä on pitää ryhmä kiinni Lync-istunnossa, raportoida liikkeistä ja tekemisistä sekä olla tarvittaessa yhteydessä muihin ryhmiin neuvoa kysyäkseen tai apua antaakseen. Toisen harteilla on videon kuvaaminen ja jakaminen. Ryhmänjohtajien rooli ei tietenkään ole itse tehdä kaikkea vaan neuvoa, kannustaa ja varmistaa, että ryhmä saa yhteisvastuullisesti tuloksia aikaiseksi.

Tehtävä on otettu tosi kivasti vastaan. Ihmiset ovat suostuneet matkanjohtajiksi ilman isoja maanitteluja, ja aktiivisimmat ovat värvänneet mukaan muitakin. Toki on niitäkin, jotka mieluummin vain osallistuvat takarivissä, mutta tarvittava etujoukko on nyt käytännössä kasassa.

Vaikuttaa myös siltä, että jo miltei jokaisella on tehtävään tarvittava työkännykkä viritettynä toimintakuntoon. Osalla on vielä ongelmia joidenkin sovellusten kanssa – on mystistä, miten periaatteessa samat laitteet ja sovellukset eivät toimi käytännössä samalla tavalla! Maanantaina pidämmekin puhelinpajan eli koetamme saada kaikki kännykät valmiiksi loppuviikon koulutusta varten. Puhelinpaja pidetään sekä fyysisesti että virtuaalisesti: halukkaat voivat tulla tiettyyn neuvotteluhuoneeseen, jossa on päällä verkkokokous kuvan ja äänen kanssa. Osallistuminen kännykän kautta on siis mahdollista, mutta samanaikainen kokoustaminen ja sovellusten säätäminen ei taida onnistua!

Miten on aikaa olla olematta somessa?

By Kategoriassa blogit, sosiaalinen media Avainsanat , , , , 3 kommenttia

Keskustelin tänään kollegan kanssa työajan käytöstä ja sosiaalisesta mediasta. ”Eihän minulla olisi aikaa tehdä töitä, jos koko ajan kirjoittelisin blogeja”, väitti työkaveri toiselta osastolta ja toisenlaisista töistä.

Erittäin suuri osa toimenkuvaani on ilmiöiden ja ihmisten seuraamista, asioiden tutkimista, palveluihin perehtymistä – kärryillä pysymistä. Verkko ja verkosto ovat minulle korvaamattomia työkaluja sekä tiedon hankintaan että sen levittämiseen.

”Jos minulla tulee kysyttävää, soitan tai menen käymään” -menetelmä toimii silloin kun työtehtävissä tarvittava asiantuntemus on samassa rakennuksessa tai yhden puhelinsoiton päässä. Yleisen tiedon hankinta vaatii isompaa haravaa kuin yksittäisen asiakysymyksen selvittäminen. Verkostolta tosin löytyy usein vastaus myös täsmäkysymyksiin.

Dokumentointi tärkeää niin työn tekijälle kuin sen jatkajille

Uskon, että työlläni on muutakin annettavaa kuin konkreettiset lopputulemat. Prosessi, jonka tuloksena saadaan aikaan jotain uutta, on arvokas sinänsä. Ja prosessi, jonka tuloksena ei saada mitään aikaan vasta arvokas onkin! Kirjoittamalla työtäni auki toivon tarjoavani pyörää toisille, tukevani tulevaisuudessa muistiani ja myös takaavani selustani. Kertomalla ajatuksistani prosessin edetessä saan itsekin ohjausta ja ideoita matkan varrella. Tämä voi tehostaa tekemistä tai muuttaa menetelmiä – joskus jopa topata työn tarpeettomana.

Uskon, että nyt kirjoittamiseen käyttämäni puoli tuntia säästää omaa aikaani jatkossa moninkertaisesti. On mahdollista, että se säästää vaivaa myös monilta muilta.

”Ei minulla ole aikaa päivittää kalenteriani”

By Kategoriassa työkalut Avainsanat , , Jätä kommentti

Joudun aika ajoin kutsumaan ihmisiä saman pöydän ääreen. Nimenomaan ’joudun’, sillä se käy työstä. Vaiheet ovat:

1) Valitsen organisaation sähköpostijärjestelmän osoitekirjasta käyttäjät.

2) Alan haravoida mahdollisia aikoja: systeemi näyttää kunkin kalenterissa olevat varaukset ja vapaat ajat.

3) Lähetän vastaanottajille kutsun, jonka he voivat suoraan hyväksyä omaan kalenteriinsa merkinnäksi.

4) Saan sähköpostiin kolme vastausta, joissa kerrotaan, että aika ei sovi ja että koko kalenteri ei ole käytössä. Sen sijaan on kaksi paperiallakkaa.

5) Minulle soitetaan ja kerrotaan, että aika ei sovi, mutta annetaan puhelimitse viisi vaihtoehtoista aikaa. ”Kyselepä muilta, sopiiko mikään näistä.”

6) ”Eihän tämä järjestelmä keskustele toisen, minun käyttämäni järjestelmän kanssa.”

7) Yksi kutsutuista kertoo, että kalenteri ei ole ajan tasalla, kun puhelimen synkkaus ei onnistu. ”Ei minulla ole aikaa päivittää kahta kalenteria!”

Meillä muilla ilmeisesti aikaa riittää.