Avainsana-arkisto: tiedotus

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

By Kategoriassa pilvipalvelut, sosiaalinen intranet, sosiaalinen media, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

–

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

By Kategoriassa intranet, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, sisäinen tiedotus, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Olemme somessa, koska asiakkaatkin ovat siellä

By Kategoriassa asiakaspalvelu, organisaatioviestintä, sosiaalinen media, verkkopalvelut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Sain eilen olla mukana tietoturva-asiantuntijoiden pilvipalvelupaneelissa. HAMKissa järjestettiin korkeakoulujen tietoturvapäivät, ja yhtenä ohjelmakohtana keskusteltiin siitä, miten korkeakoulu voi ottaa toimintaansa pilvipalveluja eli käytännössä somea. Kerroin omassa alustuksessani, miten HAMK käyttää maksuttomia pilvipalveluita osana omaa viestintäänsä.

Me olemme sosiaalisessa mediassa, koska meidän asiakkaamme ovat sosiaalisessa mediassa. Strategiamme painottaa sähköisen, yhteisen työskentelyn merkitystä. Pilvessä nämä tapahtuvat molemmat.

Perustimme oman sivun Facebookiin v. 2008. Vuosien varrella palettiin on otettu uusia palveluita niiden suosion ja oman sekä kohderyhmän käyttötarpeiden perusteella. Meillä on omien verkkosivujemme tukena Facebook, Youtube, Flickr, Twitter, Pinterest ja Instagram (sekä hostattu WordPress-blogi). Tavoitteenamme on käyttää valittuja kanavia suunnitelmallisesti ja resurssoidusti:

  • Me kerromme koulutuksestamme.
  • Me annamme opiskelijoiden kertoa omista kokemuksistaan.
  • Me neuvomme hakijoita.
  • Me jaamme materiaalia.
  • Me tarjoamme verkostoitumisen mahdollisuuksia.
  • Me olemme läsnä, jotta olemme olemassa.
  • Me johdatamme lisätiedon lähteille.

 

Meidän kokemuksemme pilvipalveluista ovat hyviä:

  • voimme palvella ihmisiä heidän omilla ehdoillaan
  • tekemisessä on mukana isompi joukko ihmisiä kuin organisaatioyksikkö
  • meillä on käytössä nopeat työkalut, kunhan omat prosessimme ovat kunnossa
  • saamme tietoa tarpeista ja palautetta toiminnastamme
  • meillä on mahdollisuus hyvään maineeseen verkostojen voimalla.

Olemme myös oppineet paljon matkan varrella:

  • Tavoitteet on määriteltävä ja niitä on mitattava.
  • Resurssi pitää olla kirjattuna toimenkuviin asti.
  • Pitää olla jatkuvasti valppaana uusien ilmiöiden, palvelujen ja käyttötapojen äärellä.
  • On osattava luopua vanhoista toimintatavoista/työkaluista.

Tulisiko listaan lisätä jotain? Onko oma kokemuksesi erilainen?

Etänä on läsnä

By Kategoriassa organisaatioviestintä, sisällöntuotanto, työkalut Avainsanat , 1 kommentti

Olen ollut kaksi päivää kotikonttorissa kurkkukipuisen ja kuumeisen lapsen kanssa. Ja kyllä olen saanut paljon aikaan ilman työpaikan sosiaalista ympäristöä: kukaan ei ole hypännyt huoneeni ovelle kysymään neuvoa, kukaan ei ole käskenyt kahville, lounas kestää viisi minuttia ilman seuraa ja ’mediaseurantaa’, käytävällä kulkijoille ei tule huudeltua – sen sijaan olen keskittynyt vain asiaan eli skypettämiseen ja kirjoittamiseen.

Skypellä on kuin olisi läsnä: voin puhua ja kirjoittaa samaan aikaan, voin jakaa ja avata linkkejä, voin laittaa lauseitani näytille ja saada välittömät korjaukset paluupostissa – vaikka hymiöillä vahvistettuina.

Tänään työstimme yhtä tiedotetta nelikätisesti: esimieheni oli fyysisesti työpaikalla, jonne ilmoitettiin auditoinnin virallisista tuloksista puhelimitse. Esimies kuunteli toisella korvalla väliaikatietoja ja viilasi suomenkielisen tiedotteen sanamuotoja, minä sain Skypeen valmiita lauseita, joita käänsin englanniksi. Lauseet ja kappaleet siirtyivät Skypen chatissa, ja pian meillä oli yhteisymmärrys kokonaisuudesta. Valmiin tiedotteen jakelimme sitten sovitulla työnjaolla: toinen lähetti sähköpostia, toinen tuotti tekstin verkkopalveluihin.

Välimatkalla ei ollut väliä, lopputulos saatiin aikaan todella tehokkaasti ja vain yhteen asiaan keskittyen.

P.S. Jaa mitäkö tiedotimme? HAMKin laadunvarmistusjärjestelmän auditoinnin tulokset ilmoitettiin tänään, ja me saimme parhaan kokonaisarvion eli ’edistyneen’. Se oli Suomessa korkeakoulujen ensimmäinen, joten ((party)). (Skypessä olisi tähänkin hymiö.)

Mobiilista mobiilisti

By Kategoriassa mobiili Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

Olen saanut olla mukana mobiilikesäkoulun järjestelyissä. Mobiilikesäkoulu on kaksipäiväinen tapahtuma, jossa ollaan liikkeellä ja luonnon helmassa – ja samaan aikaan tutustutaan erilaisiin mobiilisovelluksiin itse tutkien ja tehden.

Meidän pisteemme otsikko on mobiilikonferenssit ja -tiedotus. Tutustumme tunnin aikana kolmeen eri sovellukseen käyttäen ainakin läppäriä, iPhonea ja älypuhelinta ja tuotamme samalla tekstiä ja kuvaa osallistujista, maisemista ja tunnelmista. Kehitystä voi seurata Twitterissä ja Twitpicissä. Twitterin risuaita tilaisuudelle on #mobiilikesakoulu. Tapahtumalla on tämä julkinen blogi, varsinaisen pedagogisen blogin lisäksi.

Tilaisuutta on suunniteltu, valmisteltu ja järjestelty jo pitkään. Taustajoukoissa on ihmisiä ainakin akselilta Oulu-Hyvinkää – ja kertaakaan emme ole tavanneet koko porukalla nokikkain. Tänään pidimme ensimmäisen yhteisen kokoontumisen pääkallopaikalla Mustialassa, ja tähänkin tilaisuuteen osallistui kaksi henkeä mobiilisti (toinen jopa liikkuvasta autosta käsin). Yhteisen briiffauksen lisäksi eri toimipisteet kuivaharjoittelivat oman osuutensa juuri siinä, missä huomennakin ollaan. Me testasimme verkon kantavuutta asuntolan kuistilta pyykkitelineelle ja lehmuksen juurelle saakka: tänään kaikki toimi hyvin. (Peukut pystyyn.)

On hienoa saada olla mukana tällaisessa tapahtumassa, jossa sisältö ja toteutus ovat yhtä. Emme vain puhu mobiilista vaan elämme sitä: harjoittelemme, tutkimme ja opimme yhdessä. Raamit ovat olemassa, mutta toteutuksen tekevät ihmiset.

Tätäkään tekstiä ei muuten ole tehty kirjoituspöytä- vaan puutarhapöytätyönä. Kuva otettu kännykällä – tästä kappaleesta taitaa paikkatieto puuttua!

(Tämä artikkeli on alunperin julkaistu Avomobiilien blogissa.)