Aihearkisto: intranet

Lounaslistasta tavoitteellisen toiminnan tukemiseen – intranetien tulevaisuus

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Vielä jokin aika sitten organisaatioiden sisäinen viestintä oli yksisuuntaista tiedottamista, jolla pyrittiin valuttamaan kaikki operatiivisen toiminnan kannalta tärkeä asia johdolta alas yrityksen sisäisille sidosryhmille eli käytännössä työntekijöille. Intranet piti usein sisällään kattavat uutistoiminnot, mutta tietoa tallennettiin eri muodossa ja sitä luettiin vaihtelevasti.

Asiantuntijaorganisaatioiden tärkein voimavara – tieto – täytyy olla yhä paremmin ja nopeammin saatavilla, jotta kaikki organisaatioiden toiminnot voivat sitä mahdollisimman nopeasti hyödyntää. Tätä varten myös organisaatioiden sisäinen viestintä on joutunut muuttamaan toimintamallejaan tiedon tallentamisesta tiedon jakamiseen ja sen hyödyntämiseen. On tullut aika osallistaa joka ikinen sisäinen ja ulkoinen sidosryhmä tekemään liiketoiminnasta ja organisaatioiden toiminnasta kannattavampaa ja kilpailukykykyisempää. Työpaikan pitäisi olla yksi iso tiedonjakoyhteisö, joka laajenee myös oman organisaation ulkopuolelle.

Tuloksia voidaan saavuttaa, kun keskitetään tietovirrat paikkoihin, joissa niiden saatavuus on

  • päätelaiteriippumatonta (pilvessä)
  • intuitiivista (pohjautuen esim. vapaa-ajalta tuttuihin some-työkaluihin)
  • elävää (esim. videoiden muodossa)
  • läpinäkyvää (esim. bisnesjärjestelmien integraatioilla).

Uudet toimintaideat, järjestelmät ja palvelut mahdollistavat tehokkaan viestinnän ja parantavat yritysten kilpailukykyä. Ne ovat tulevaisuuden intranettien erottamaton osa ja ehdoton ydin. Järjestelmät ovat kuitenkin vain mahdollistajia. Organisaation pitääkin järjestelmäkehityksen jatkoksi ja osana ’intranetin jalkautusta’ muuttaa toimintakulttuuriaan ja johtaa tietotyön tekemistä haluttuihin suuntiin.

–

Teksti on tiivistelmä VisualWebin pääarkkitehti Jyrki Juutin ja myyntijohtaja Olli Karin kirjoittamasta artikkelista ”Intranet-järjestelmien tulevaisuus”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

HAMKin uuteen intraan räätälöitiin responsiivinen käyttöliittymä

By Kategoriassa intranet, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

HAMKin intranet on rakennettu Sharepointin ja Yammerin yhdistelmäksi ja se toimii kolmella tavalla:

  1. perinteisenä intrasivustona, jossa julkaistaan pysyväisluonteista tietoa,
  2. henkilöstön ja opiskelijoiden vuorovaikutteisena viestintäkanavana sekä
  3. ryhmä- ja projektityöskentelyn alustana.

Suunnittelussa on otettu huomioon intran käyttö erilaisilla laitteilla aina älykännyköistä suurinäyttöisten puhelinten, tablet-laitteiden ja läppäreiden kautta perinteisiin pöytäkoneisiin.

Käyttöä miettiessämme intran sisältöarkkitehtuuri ja tiedon löydettävyys nousivat selkeästi ulkoasua tärkeämmiksi tavoitteiksi. Lisäksi halusimme noudattaa Microsoft-suositusta ja rakentaa palveluun pelkistetyn ulkoasun ja keskittyä hyviin toiminnallisuuksiin sekä palvelevaan sisältöön. Tavoitteena oli hyödyntää mahdollisimman kattavasti SharePoint 2013 Online -tuotteen valmiita vakiomalleja ja toimiviksi todettuja elementtejä. Microsoft tekee pilvipalvelun erityyppiset päivitykset ilman erillisiä ilmoituksia SharePoint Onlinea käyttäville organisaatioille. Automaattiset päivitykset voivat tuoda isojakin haasteita räätälöinneille, sillä ne saattavat rikkoa jotain. Tämän takia on tärkeä, että räätälöinnit on toteutettu mahdollisimman pitkälle vakiotoiminnallisuuksiin nojaten.

Microsoftin vakioteemat eivät kuitenkaan riittäneet meille haluamamme ulkoasun ja toiminnallisuuden saamiseksi. Kävimme erityisen tarkasti läpi räätälöityjen toiminnallisuuksien tarvetta, joista osa oli vanhoissa portaaleissa toimiviksi ja tarpeellisiksi todettuja komponentteja. Suunnittelimme toimittajamme kanssa toiminnallisuudet ja tehtävät räätälöinnit nojaten mahdollisimman paljon palvelun vakio-ominaisuuksiin. Niiden lisäksi tuotiin seuraavia räätälöityjä elementtejä: ylänavigaatio, yhteiset tiedotteet, välilehdet sekä Yammer-upotus.

Responsiivisuudesta on jo kehittymässä web-standardi, ja HAMK kehitti omat julkiset sivunsa toimimaan responsiivisesti vuosien 2012-2013 aikana – nyt oli intran vuoro. SharePoint Online ei ole oletuksena responsiivinen, joten mobiiliystävälliseksi muuttaminen edellytti räätälöintiä. Asemoimme SharePointin sisältöalueita uudelleen CSS-tyylien kautta: responsiivinen toteutuksemme käyttää kaikkia täysversion elementtejä eli sitä varten ei ole toteutettu mitään ylimääräistä. Laitekanta muuttuu nykypäivänä kovalla vahdilla, ja on vain ajan kysymys, koska introja aletaan suunnitella kokonaan ”mobile first” -idealla, ja milloin SharePoint Online tarjoaa resposiivista käyttöliittymä oletusominaisuutena.

–

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamista artikkeleista ”Uuden intran käyttöliittymän räätälöidyt elementit”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

By Kategoriassa intranet, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, sisäinen tiedotus, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uusi intra ketteränä projektina

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin uusi intra on ensimmäinen organisaatiossa enimmäkseen ketterällä menetelmällä toteutettu, kattava tietojärjestelmähankinta. Edelliset intranetit oli toteutettu ajan tavan mukaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Ketterässä mallissa tärkeiksi käytännöiksi ovat osoittautuneet

  • selkeä tuoteomistajuus ja johdon sitoutuminen päätöksentekoon,
  • vaiheistetut ja realistiset tuoteversiot selkeine rajauksineen,
  • tehtävien hallinta ja arviointi kehitysjaksoissa,
  • hankinnat minikilpailutuksina puitesopimuksien kautta,
  • ripeä kehitystahti ja laaja-alainen tiimityö yli yksikkörajojen.

Uudenlaisella toimintatavalla olemme tyytyväisiä mm. seuraaviin asioihin:

  • Pystymme priorisoimaan tavoitteita ja toimeksiantoja entistä paremmin ja saamme osakokonaisuuksia suhteellisen ripeästi aikaan vaiheistamalla työtämme.
  • Valmiista työstä saatu palaute sallii suunnitelmien muuttamisen ja nopeiden korjausten tekemisen, ja jos olemassa olevaan kontekstiin on helppoa lisätä uutta sisältöä tai toiminnallisuutta.
  • Olemme myös huomanneet, että loppukäyttäjät ymmärtävät ’valmista’ tuotetta paremmin kuin abstrakteja suunnitelmia – joskin heidän odotuksensa ’lopullisesta’ voivat myös olla hyvinkin erilaisia!
  • Parhaimmillaan projektityöskentelyssä on selkeä roolitus, ja tehtävät saa hyvällä tavalla ajalliseen ja sisällölliseen järjestykseen.
  • Olemme löytäneet tätä projektimallia ja uudenlaista työntekoa tukemaan joustavia, selainpohjaisia sovelluksia ja työvälineitä, ja uudenlainen työskentely on mahdollistanut uuden oppimisen ja osaamisen kehittymisen.

Projektin toteuttamisen mallista riippumatta uuden sukupolven työkalu on iso haaste old school -organisaatiolle niin teknisesti, konseptin tasolla, toimintakulttuurissa ja johtamisen osalta. Käyttäjillä on halu pitää vanhoista toimintatavoista kiinni, joten muutoksen aloittamisessa ja osaamisen ja halun aikaansaamisessa keskeistä on perehdytys, koulutus ja tuki. Samoin kuilu edelläkävijöiden ja tavallisten käyttäjien välillä pitää silloittaa johtamisella. Toimintakulttuurin muutos on paljon haasteellisempi asia kuin tekniset toteutukset – mutta myös palkitsevampi.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Uuden intran toteuttaminen ketteränä projektina”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatioviestintä, työkalut Avainsanat , , , , , , , Jätä kommentti

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

–

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kootut kertomukset: SharePoint- ja Yammer-intran suunnittelu ja rakentaminen

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , , , Jätä kommentti

Tänään olemme julkaisseet artikkelikokoelman HAMKin uuden intran suunnittelun ja rakentamisen tähänastisista vaiheista. ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla” kokoaa eri näkökulmia henkilökunnan ja opiskelijoiden sisäisen palvelun rakentamista. Julkaisu on ladattavissa ilmaiseksi hamk.fi/O365intra-osoitteesta.

Julkaisu on valikoitu ja toimitettu projektin väliraportti. Olemme koko viimeisen vuoden ajan synnyttäneet erityyppistä dokumentaatiota ja analyysia toiminnasta, ja sen aineiston sekä omien, päällimmäisten kokemusten pohjalta olemme tehneet kootut kertomukset projektin etenemisestä. Katsomme uutta intraa viestinnällisenä ja toiminnallisena ratkaisuna, emme kuvaa teknistä toteutusta.

Julkaisu toimii projektidokumentaationa itsellemme. Toivomme sen olevan avuksi myös muille samanlaisessa tilanteessa toimiville. Kun ryhdyimme uuden intran konseptointiin ja suunnitteluun, koetimme löytää hyviä esimerkkejä tai edes vertaisia, mutta huonolla menestyksellä: SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä toteutetuista introista ei ollut saatavilla hyviä käytäntöjä. (Eikä huonojakaan.)

Julkaisustamme käy vahvasti ilmi, että näemme todellisen työn alkavan vasta nyt: Olemme konseptoineet, suunnitelleet ja toteuttaneet intraratkaisun, joka on lanseerattu koko organisaation käyttöön viime viikolla. Nyt ratkaisumme pitää saada osaksi arjen käytäntöjä, ja myös tästä taipaleesta keräämme jo valmiiksi aineistoa.

Palaute julkaisusta on tervetullut! Ja ennen kaikkea keskustelu aiheesta!