Avainsana-arkisto: organisaatioviestintä

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

By Kategoriassa pilvipalvelut, sosiaalinen intranet, sosiaalinen media, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

–

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

By Kategoriassa intranet, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, sisäinen tiedotus, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Miten viestintä vaikuttaa firman tulokseen?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, organisaatioviestintä Avainsanat , , , Jätä kommentti

Jos työyhteisön viestintää ei mielletä tiedottajan lähettämiksi to all -sähköposteiksi, se nähdään usein aineettomana, mittaamattomana, saavuttamattomana, määrittelemättömänä, johtamattomana, tavoitteettomana ja epämääräisenä ja jotenkin vaan tapahtuvana asiana.

Hanna Salminen on toista mieltä. Hän listasi #intranetwork-tapahtumassa tusinan asiaa, joihin strategisella vuoropuhelulla (eli ’viestinnällä’) vaikutetaan. Nämä kaikki puolestaan näkyvät suoraan organisaation toiminnassa ja tuloksessa:

  • sujuvat työprosessit
  • työturvallisuus
  • asioiden loppuun saattaminen
  • luottamus ja tehokkuus
  • identiteetin rakentuminen
  • ilmapiiri
  • yhteisöllisyys, oppiminen ja tiedonjako
  • työn mielekkyys ja työhyvinvointi
  • uskallus kokeilla ja epäonnistua
  • päätösvalta ja toiminnan läpinäkyvyys
  • työnantajakuva ja maine
  • aineeton ja inhimillinen pääoma.

Miten organisaation viestintä voisi olla viestintäyksikön vastuulla?

Kuuntele ja katsele Hanna Salmisen puheenvuoro.

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

By Kategoriassa työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , Jätä kommentti

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

–

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Latistuksesta linkoukseen

By Kategoriassa kehitys, organisaatioviestintä, sosiaalinen media Avainsanat , , , 2 kommenttia

Perinteisesti organisaatioviestinnän ajatellaan toimivan kuin mankeli: se silottaa sisällön, tasottaa rypyt ja antaa likaahylkivän pinnan. Tiedottaja syöttää koneeseen ryppyisen lakanan, joka näyttää käsittelyn jäljiltä paremmalta ja mahtuu mainiosti pinoon.

Uuden toimintatavan vertaus voisi olla linko. Se pyörittää ja liikuttaa ja saa satsin taatusti sekaisin – mutta myös siihen tilaan, jossa sen halutaan olevan. Vaikka pussilakana on imaissut puolet pyykistä sisäänsä ja sukkahousut ovat kietoutuneet viiteen muuhun vaatteeseen, linkous on välttämätön myllerrys ennen seuraavaa vaihetta.

Näyttelijä Niina Nurminen puhui työnsä kautta luovuudesta Viesti ry:n Visiona verkko -seminaarissa. Hänen alustuksensa oli otsikoitu ’Latistuksen mankelista luova vaikuttaja’.

Näyttelijän työ on tunteen herättäminen. Sama resepti käy viestintään: herätä tunne, jolloin ihmiselle syntyy tahto toimia. Jos näin ei tapahdu, viestintä on yhdentekevää. Jos viestinnällä ei ole vaikutusta, sillä ei ole merkitystä.

Mankeloinnin aika on ohi, liike saadaan linkouksella.

(Linkouksella saadaan irti myös paras mehu, mutta se on toinen juttu.)

DCL2010: Ihminen on ihmiselle verkossa

By Kategoriassa identiteetti, kehitys, sisällöntuotanto, sosiaalinen media Avainsanat , , 2 kommenttia

Perinteinen organisaatioviestintä uskoo yhteen totuuteen ja siitä kertomiseen valituilla sanoilla, valituilla tavoilla, valituissa kanavissa ja valittujen tahojen toimesta. Perinteisen ajattelun mukaan organisaatio pystyy hallitsemaan prosessia, sisältöjä ja tulemia. Sosiaalinen media on muuttanut tämän: totuus on neuvotteluprosessi, johon voi osallistua kuka tahansa.

Prosessiin myös osallistutaan eri tavalla kuin ennen. Kaikille sama standarditieto ei riitä, vaan rinnalle vaaditaan henkilö- ja tilannekohtaista sisältöä. Perinteinen organisaatiopuhe ei täytä ’kuluttajan’ uudenlaisia odotuksia – eikä sen paremmin tuottajankaan.

Vanhana tiedottajana olen iloinen sosiaalisesta mediasta: se

  • tarjoaa organisaation edustajalle mahdollisuuden olla ihmisenä ihmisten joukossa ja
  • mahdollistaa ihmisen puhumisen toiselle ihmiselle.

Inspiraation lähde Karoliina Luoto: Tulevaisuutemme verkossa -alustus DCL 2010 -konferenssissa 2.11.2010

Paskapalvelu.com

By Kategoriassa asiakaspalvelu Avainsanat , , 1 kommentti

Jos olisi Paskapalvelu.com-verkkopalvelu, niin ilmoittaisin sinne ainakin seuraavat asiakaskokemukset:

Asiakas: – Anteeksi, mutta tämä korvapuusti on sisältä raaka.
Kahvilan myyjä: – Raaka, raaka, mikä raaka tämä muka on? (repii korvapuustista kerroksia, kunnes käsissä on suikale ja riekaleita) Korvapuustin kuuluu olla mehevä eikä mikään kuiva käntty!
-> Asiakas poistuu sanattomana eikä palaa kahvilaan enää koskaan. Ja syystä: samassa paikassa laitettiin myös lihapasteija (A) mikroon (B) minuutiksi.

Asiakas: – Tarvitsisin tulpan kylpyammeeseen.
LVI-liikkeen myyjä: – Ja minkäkokoinen reikä neidillä on?
-> Neiti alkaa käydä suihkussa.

Asiakas: – Joudun valitettavasti lopettamaan kotisiivouspalvelun perheemme muuttuneen taloustilanteen vuoksi. Kiitos näistä vuosista, olemme olleet todella tyytyväisiä.
Siivousyritys: – Avainlokeroon on asennettu peitelevy.
-> Asiakas päättää lottovoitettuaan etsiä uuden siivoojan, joka on edes näennäisesti kiitollinen saamistaan tuhansista euroista.

Asiakas: – Löysin grillimakkarastani metallisiruja. Miten ne ovat joutuneet tuotteeseen? Voinko jatkossa luottaa laatuunne?
Valmistaja: –
-> Asiakas ei enää koskaan osta tältä firmalta mitään tuotetta, koska reklamaatioon ei edes reagoida. Asiakas olisi ilahtunut postilaatikollisesta makkaraa, mutta pelkkä vastauskin olisi riittänyt.

Asiakas: – Emme ole täysin tyytyväisiä keittiökalusteisiimme, sillä ne eivät olleet sitä priimaluokkaa, jota myyntipuheen perusteella kuvittelimme saavamme. Myös toimitus myöhästyi merkittävästi.
Kalustekauppias: – Olen keskustellut tästä ystäväni, alueen tavarantarkistajan kanssa. Hänen mielestään saamanne laatu on riittävä.
-> Asiakas ei ikinä käänny saman yrittäjän puoleen missään sisustukseen tai rakentamiseen liittyvissä asioissaan.

Asiakas: – Tilaamamme eteiskaappi saapui viikon myöhässä, ilman takaseinää ja kattoa. Lisäksi teräksisestä tukitangosta puuttui ruuvinreikä vaatetangolle. Lisäksi ovessa oli naarmu.
Kalustevalmistaja: – Piirustukseen ei ollut piirretty takaseinää.
-> Asiakkaan perhe ja kaapin toimitetut osat odottavat puuttuvia osia ja firman huoltoasentajaa toisen viikon. Täältä ei osteta enää mitään – ei vaikka seuraavalla kerralla saataisiin halvalla.

***

Tämä blogiteksti on alunperin vuodelta 2009. Nythän Kulutusjuhla on voimisssaan.