Valtakunnallinen järjestö palveli maakunnan väkeä

Tämä voisi olla Uutissirkuksen otsikko, mutta ei ole.

Osallistuin juuri aamulla JATin eli Julkisen alan tiedottajien tilaisuuteen, jossa kerrottiin tuoreesta viestinnän ammattilaiset -tutkimuksesta. Merkittävää on se, että tilaisuuteen pääsi osallistumaan etänä – siitä vielä suuri julkinen kiitos.

Kuulun useampaankin järjestöön, ja suuri osa tapahtumista ja tilaisuuksista pidetään edelleen fyysisinä tapaamisina ja yleensä Helsingissä. Se on ymmärrettävää, sillä suurin osa jäsenistöstä sijaitsee pääkaupunkiseudulla – mutta me rajaseutujen asukkaat voimme tosi harvoin irtautua aamukahville tai tutustumiskäynnille tai pikakoulutukseen. Niinpä oli tosi kivaa, että tämäntyyppiseen tunnin sessioon järjestettiin etäyhteys, jotta pääsi suoraan tiedon lähteille vaikkakaan ei verkostoitumaan tai paikan päälle pullan ääreen.

Etäosallistuminen on nykyaikaa. Se on vastinetta jäsenmaksuille. Se on hyvää palvelua. Se on hyvä syy kuulua järjestöön. Se korvaa ja täydentää fyysistä tapaamista.

Kiitos vielä erikseen @eevapenttila kokouksen hostauksesta ja meidän etäosallistujien hyvästä huomioinnista!

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.

Kysele Lyncissä

Verkkoistunnon suurin vaara on yksinpuhelu: chatista ja äänistä huolimatta monologi lähtee aivan liian helposti laukalle.

Pahimmassa tapauksessa osallistujille alustajan yksinpuhelu on kokovartalopuudutus tai hyvä syy verkkokokouksesta vähin äänin poistumiseen. Luennoitsija puolestaan taistelee täyttä hiljaisuutta ja kuulijakunnan harvenemista vastaan yhä kiihtyvällä messuamisella. Tai näin olen kuullut. 😀

Lyncissä on mahdollista aktivoida osallistujia esim. kyselyllä. Kysely on kontaktin saamisen lisäksi mainio tapa kerätä dataa, jota joka tapauksessa pitäisi jollain tavalla haravoida kasaan! Eilisessä O365-verkkoistuntomme lopuksi kysyimme osallistujilta mielipidettä session sisällöstä ja hyödyllisyydestä ja näin saimme suoritettua pienimuotoisen asiakaspalautekeruunkin.

Lynciin voi tehdä etukäteen kyselyjä, jotka näyttää valitsemanaan ajankohtana. Jos olisi oikea pedagogi, suunnittelisikin koulutuksensa niin, että ihan alussa murtaisi jään jollain helpolla kysymyksellä, joka sitten voisi jopa vaikuttaa vaikka esityksen sisältöihin tai ainakin painotuksiin. Koko istunnon ajan aktivoisi ihmisiä paitsi kyselyillä myös chatissa tai haastattelukierroksilla mukana olevan porukan määrästä ja käsiteltävästä aiheesta riippuen. Kysely ja muu osallistaminen tietysti suuntaisi sessiota haluttuun suuntaan, ja lopuksi vielä koottaisiin tunnelmat asiakaspalautekyselyn muotoon.

Kyselyiden hyvä puoli chattiin verrattuna on se, että napin painaminen on nopeaa, niin kyselyn tekemisessä kuin siihen vastaamisessa. Tuloksista saa myös määrällistä dataa, jota voi käyttää hyödykseen. Chatti tietysti tuo monipuolisemmat näkemykset esiin ja tarjoaa alustan jo keskustelullekin, jos vaan osallistujia on säällinen määrä ja kaikkien kymmensormijärjestelmä on suhteellisen samalla tasolla.

Kyselijän kannalta iso ero on ehkä siinä, että määrällisesti kysellen pitää miettiä enemmän etukäteen kun taas laadullinen keskustelu aiheuttaa analysoinnin vasta jälkikäteen. Kumpaakin tarvitaan!

Symphony opettaa

Toissaviikon koulutustilaisuutemme Silja Symphonylla oli hyödyllinen monessa mielessä. Osallistujat oppivat käytännössä uusia asioita verkkokokouksesta videointiin, ja me tapahtuman järjestäjät saimme myös uutta kokemusta tilaisuuksien organisoinnista:

Olimme suunnitelleet demoavamme Lync-verkkokokousta eri toimipaikkojen kanssa, mutta käytännössä emme saaneet riittävän ripeää yhteyttä videokuvan järkeväksi lähettämiseksi. Olimme testanneet toimivuuden etukäteen ja testasimme sen myös koulutustilaisuuden aamuna – ja kaikki toimi – mutta H-hetken koettaessa tapahtui demoefekti eikä yhteys laivalta maihin käynnistynyt. Onneksi olimme varautuneet tähän ja käynnistimme etukäteen tehdyn tallenteen: asiasisältö tuli esitettyä, vaikka etäosallistumisen hyöty jäikin todentamatta.

Olimme myös suunnitelleet parinkymmenen ihmisen olevan toisiinsa yhteydessä kännyköillään Lync-verkkokokouksen kautta. Tämä onnistui eli saimme ihmiset kutsuttua perustamaamme kokoukseen ja käyttämään chattia. Kokouksessa emme käynnistäneet ääntä emmekä videota, koska se olisi vienyt aivan liikaa kaistaa eikä olisi toiminut Lync 2010 -versiossa. Osa ihmisistä käytti laivan wlania, osa oli kokouksessa oman 3G:nsä kautta.

Ryhmät kuvasivat lyhyitä videoita YouTube HD -sovelluksella, jolla ne on myös mahdollista ladata YouTubeen. Suurimmalla osalla lataus onnistui ongelmitta (3G tai wlan), mutta joillain sovellus jumitti videot puhelimeen niin, että niitä ei saatu koneesta ulos millään (ei edes piuhalla). Tähänkin ongelmaan tosin keksittiin humanistiratkaisu eli kuvasimme puhelimen ruutua toisella puhelimella ja latasimme sitten tämän videokuvan toimivan puhelimen sovelluksesta YouTubeen. Videon laatu kärsi huomattavasti, mutta sisältö saatiin jakoon!

Opetus: tekniikka pettää, mutta ihmiset eivät.

Simulaatio muuttaa suunnitelmia

Kävimme perjantaina tutustumassa henkilöstökoulutuksemme tapahtumapaikkaan, jotta saatoimme varmistaa suunnitelmamme toimivuuden käytännössä.

Ja eihän se olisi toiminut niin kuin olimme paperilla ajatelleet.

Ajatuksemme oli, että salista käynnistetään Lync-verkkokokous kaikkiin toimipaikkoihimme ja demotaan Outlook-kalenteria näytönjakoa hyödyntäen. Paikan wlan vain on niin hidas, että kuvassa tapahtuvat viiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiveet ovat huomattavia! Edestakaisen pallottelun sijaan meidän täytyy siis suunnitella verkkaisempi eteneminen ja näytön hitaita tapahtumia täydentävä kerronta.

Langattoman verkon nopeus (eli hitaus) ja kapasiteetti (eli sen puute) pakottavat meidät myös käyttämään ryhmätöissä puhelinten 3G:tä suunnitellun wlanin lisäksi tai sen sijaan. Käytännössähän tämä ei ole ongelma, sillä mobiilityöskentelyn oletuksena ja edellytyksenä on toimiva datapaketti. Jaamme porukoita niin, että toiset käyttävät wlania Lync-tekstiyhteyksiin ja toiset lataavat videon YouTubeen puhelinliittymästään.

Jos lataavat.

Verkkokokous: Ei jokaista autoakaan opetella erikseen ajamaan

Kokoonnuimme eilen opiskelijaporukan kanssa testailemaan Webex-verkkokokousjärjestelmää. Olimme aiemmin tavanneet Adoben Connect -huoneessa ja nyt tutustuimme toiseen järjestelmään, jolla tehdään ihan samaa asiaa eli tavataan virtuaalisesti, keskustellaan ja kuunnellaan yhteisen materiaalin ympärillä.

Opiskelijat olivat vaikuttuneita Webexin monipuolisuudesta. Kaikkiin toimintoihin emme tietenkään ehtineet tunnin aikana perehtyä, hyvä kun vähän vilkaistiin. Laaja työkalupaletti toi siis mukanaan myös vaikutelman vaikeudesta.

Keskustelimme eri järjestelmien ’paremmuudesta’ tai oikeammin ominaisuuksista. Eri verkkokokousjärjestelmillä on omat kannattajansa, ja mieltymykset perustuvat hyvin paljon tottumukseen. Kun jotain järjestelmää käyttää säännöllisesti, siitä tulee helppo ja siihen vertaa muita tarjokkaita.

Suunnittelija Miikka Ruusunen kertoi kokemuksiaan tukihenkilön roolissa: ”Yksittäisen käyttäjän kannalta on tärkeää, että saa rauhassa tutustua ja totuttautua järjestelmään. HAMKissa on niin itsenäisiä toteuttajia kuin niitä, jotka toimivat mielellään verkkoassistentin kanssa, ja tämä on pitkälti kulttuurikysymys.”

Tutkimuspäällikkö Leena Vainiolla on pitkä kokemus monesta eri järjestelmästä: ”Webexin ja Connectin lisäksi on iLink, DimDim, Elluminate… Kaikki nämä toimivat suunnilleen samalla logiikalla, vaikka ohjelmakohtaisia eroja tietysti on. Käyttö onnistuu varmasti, kun on perustaito ja -tahto. Vertaisin verkkokokoustamista autolla ajamiseen: eihän jokaista automerkkiäkään tarvitse kuukausikaupalla harjoitella liikkeelle lähteäkseen!”

Verkkokoulutus on kivakin asia

Alustin juuri verkossa parillekymmenelle hengelle blogin pitämisestä ja verkkokirjoittamisesta.  Koulutukseen osallistujat olivat pääosin koulutusorganisaatioista; yksi istui Ivalossa ja yksi Helsingissä kun me muut sijoituimme maantieteellisesti johonkin siihen väliin.

Astianpesukoneen ohella verkkokokous- tai -koulutusjärjestelmät ovat yksi insinöörien parhaita keksintöjä. Kuinka helppoa on istua omassa työhuoneessaan kuulokkeet korvilla ja puhua kahdellekymmenelle tuntemattomalle ihmiselle! Kuinka helppoa on osallistua koulutukseen peräänsä penkistä nostamatta ja vaikka kahvimuki kourassa! Reaalimaailmassa samanlainen kohtaaminen olisi vaatinut aika lailla enemmän aikaa, vaivaa ja rahaa – jos sitä olisi koskaan tapahtunutkaan.

"Tohon mä sen esityksen avaan."

Tilaisuus pidettiin iLinc-järjestelmässä, jota isännöi Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu. Käynnistelimme sessiota puoli tuntia ennen varsinaisen koulutuksen alkua: minä toin materiaalin sisään ja avasin tarvittavat linkit selaimeen kun taas Mehtälän Marko toivotti osallistujat tervetulleiksi, testasi äänten kuuluvuuden ja opasti ongelmien ratkaisussa. Tasan kahdelta käynnistettiin nauhoitus ja tunnin yksinpuheluni saattoi alkaa! Taustalla valvoi tietysti tekninen tuki, ja session chattia ja mahdollisia nousevia käsiä lupasi tarkkailla toinen ihminen.

Huono verkkokoulutuksessa on välittömän kontaktin puute. Vaikka järjestelmät tarjoavat mahdollisuuden kommentoida, kirjoitella ja käyttää ikoneita, osallistujat ovat varsin yksin koneidensa ääressä. Alustajanakin ehdin tunnin aikana kuunnella omaa ääntäni aivan riittävästi. (Toisaalta: tuntiin olisi tuskin mahtunut kahtakymmentä kalvoa ja vilkasta keskustelua ja osallistavaa äänestystä ja yhteistä sisällöntuotantoa.)

Koulutus kuului Aktiivi-hankkeen online-seminaarisarjaan. Aineisto ja tallenne julkaistaan hankkeen verkkosivuilla, ja materiaalia voi katsella myös Slidesharestani.

P.S. Puhun sitkeästi ’nauhoittamisesta’ enkä ’tallentamisesta’, ja kotona lapset haluavat katsoa ’nauhalta’ lastenohjelmia. Kyllä meillä digiboksi on, mutta vanha, konkreettinen termi on jäänyt kielenkäyttöön tekniikan edistymisestä huolimatta.