Avainsana-arkisto: projekti

Uusi intra ketteränä projektina

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin uusi intra on ensimmäinen organisaatiossa enimmäkseen ketterällä menetelmällä toteutettu, kattava tietojärjestelmähankinta. Edelliset intranetit oli toteutettu ajan tavan mukaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Ketterässä mallissa tärkeiksi käytännöiksi ovat osoittautuneet

  • selkeä tuoteomistajuus ja johdon sitoutuminen päätöksentekoon,
  • vaiheistetut ja realistiset tuoteversiot selkeine rajauksineen,
  • tehtävien hallinta ja arviointi kehitysjaksoissa,
  • hankinnat minikilpailutuksina puitesopimuksien kautta,
  • ripeä kehitystahti ja laaja-alainen tiimityö yli yksikkörajojen.

Uudenlaisella toimintatavalla olemme tyytyväisiä mm. seuraaviin asioihin:

  • Pystymme priorisoimaan tavoitteita ja toimeksiantoja entistä paremmin ja saamme osakokonaisuuksia suhteellisen ripeästi aikaan vaiheistamalla työtämme.
  • Valmiista työstä saatu palaute sallii suunnitelmien muuttamisen ja nopeiden korjausten tekemisen, ja jos olemassa olevaan kontekstiin on helppoa lisätä uutta sisältöä tai toiminnallisuutta.
  • Olemme myös huomanneet, että loppukäyttäjät ymmärtävät ’valmista’ tuotetta paremmin kuin abstrakteja suunnitelmia – joskin heidän odotuksensa ’lopullisesta’ voivat myös olla hyvinkin erilaisia!
  • Parhaimmillaan projektityöskentelyssä on selkeä roolitus, ja tehtävät saa hyvällä tavalla ajalliseen ja sisällölliseen järjestykseen.
  • Olemme löytäneet tätä projektimallia ja uudenlaista työntekoa tukemaan joustavia, selainpohjaisia sovelluksia ja työvälineitä, ja uudenlainen työskentely on mahdollistanut uuden oppimisen ja osaamisen kehittymisen.

Projektin toteuttamisen mallista riippumatta uuden sukupolven työkalu on iso haaste old school -organisaatiolle niin teknisesti, konseptin tasolla, toimintakulttuurissa ja johtamisen osalta. Käyttäjillä on halu pitää vanhoista toimintatavoista kiinni, joten muutoksen aloittamisessa ja osaamisen ja halun aikaansaamisessa keskeistä on perehdytys, koulutus ja tuki. Samoin kuilu edelläkävijöiden ja tavallisten käyttäjien välillä pitää silloittaa johtamisella. Toimintakulttuurin muutos on paljon haasteellisempi asia kuin tekniset toteutukset – mutta myös palkitsevampi.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Uuden intran toteuttaminen ketteränä projektina”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Terveiset retrosta

By Kategoriassa kehitys, verkkopalvelut Avainsanat , , , 2 kommenttia

Olemme toteuttaneet verkkopalvelu-uudistustamme kevytketterästi. Pyrimme julkaisemaan riittävän isoja ja tarpeeksi pieniä kokonaisuuksia eli releaseja, joiden eteen tehdään työtä pyrähdys eli sprintti kerrallaan. Käytännössä suunnittelemme noin kuukauden työt etukäteen ja valvomme niiden valmistumista pari kertaa viikossa yhteisissä pikapalavereissa (vartti käytävällä nojailupöydän ääressä). Jokaisen sprintin jälkeen kokoonnumme katsomaan sekä taaksepäin ja eteenpäin: pidämme retrospektiivin eli käymme läpi tuloksia suhteessa tavoitteisiin.

Retrot alkavat sillä, että näytämme, mitä konkreettista olemme saaneet aikaiseksi ja joko taputtelemme toisiamme selkään tai ruoskimme itseämme ankarasti. Sitten alamme itsearvioinnin: etsimme syitä onnistumisiin tai epäonnistumisiin ja käymme keskustellen keissejä läpi. Koko ajan pohdimme, mitä koko sprintistä tai yksittäisistä tapauksista opimme, mihin tekemämme ratkaisut ovat perustuneet ja miten ne vaikuttavat toimintaamme.

Analyyttisen keskustelun jälkeen on fiilistelyn vuoro. Listaamme sprintin hyvin menneet asiat ja hampaiden kiristelyä aiheuttaneet ongelmat. Mietimme, voimmeko muuttaa omaa toimintaamme vastaisten haasteiden välttämiseksi. Joskus päätämme muuttaa omaa toimintaamme, joskus emme – mutta ratkaisut ovat aina pohdittuja ja perusteltavissa.

Retron loppuosa käytetään seuraavan sprintin suunnitteluun. Meillä on tietysti taustanamme koko projektin projektisuunnitelma tavoitteineen ja vaiheineen, mutta keskitymme tietoisesti aina lähitulevaisuuden tekemiseen, jotta tehtäväkokonaisuuksista ei tule liian suuria, jotta voimme taas kuukauden päästä ihailla jotain konkreettista aikaansaannosta.

Verkkopalvelun vaiheittaisen uusimisen plussat ja miinukset

By Kategoriassa verkkopalvelut Avainsanat , , , , , 2 kommenttia

HAMKin verkkosivujen ensimmäinen osa uusittiin puolitoista kuukautta sitten. Palvelusta vielä noin puolet on vanhalla alustalla, vanhalla ilmeellä ja vanhalla jäsennyksellä. Ei ole kivan näköistä eikä käyttäjäystävällistä, mutta päädyimme vaiheittaiseen julkistukseen ja kahden järjestelmän ylläpitoon paristakin syystä.

Vähäisin ei ollut halu saada jatkuvasti jotain valmista aikaiseksi. Aiemmat www-uudistukset on tehty pitkän kaavan mukaan, ja se on tarkoittanut erittäin pitkiä suunnittelu- ja valmistumisaikoja, kun kaiken valmistumista on jouduttu odottamaan ennen minkään julkaisua. (Myös projektinhallinta on ollut organisaatiossa vesiputousmallista, mutta tässä hankkeessa olemme harjoitelleet ketterämpiä menetelmiä.)

Vaiheistuksen huonoja puolia ovat:

  • käyttäjän pitää seikkailla kahdessa järjestelmässä ja jäsennyksessä
  • meidän pitää pitää yllä kahta eri kokonaisuutta ja huolehtia linkityksistä ja piilotuksista.

Hyviä puolia ovat:

  • vaiheistamalla saa valmista aikaan
  • valmiista työstä saa palautetta
  • suunnitelmia voi muuttaa palautteen perusteella tai tilanteiden muuttuessa
  • uutta on helppoa lisätä olemassa olevaan kontekstiin.

Asana auttaa hallitsemaan tehtäviä

By Kategoriassa työkalut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , , 3 kommenttia

Meillä on meneillään verkkopalvelun uudistamishanke. Projektinhallinnassa olemme pyrkineet perinteisestä vesiputousmallista ketterämpiin menetelmiin (joskaan puhdasta scrumia ei täällä synny).

Projekti on organisoitu tyypilliseen tapaan: ohjausryhmä linjaa ja projektiryhmä tekee. Rakennusvaiheessa päätekijät ovat sekä tietohallinnosta että viestinnästä, ja työssä ovat tukena sisäiset asiantuntijat ja ostetut palvelut.

Tehtävien koordinoimiseen ollaan koetettu useita eri menetelmiä. MS Project tuntui turhan massiiviselta järjestelmältä, eikä sitä ei ollut kiinnitetty mihinkään resurssipooliin. Product backlog perustettiinkin Exceliin – se kun on muodoltaan taulukko. Sprintit kirjasimme ensin välilehtiin, mutta tämä työkalu ei ollut kaikkein kätevin. Mietimme tehtävien hallintaa kalenterin avulla, mutta se homma ei meillä toiminut – osin syynä oma huono kalenterikulttuurimme, osin koko kalenteriohjelman vaihtuminen täysin toiseen systeemiin. Aloimmekin etsiä muita vaihtoehtoja.

Verkossa toimivaa Asanaa olemme pyöritelleet nyt parin kuukauden ajan, ja se on mielestämme helpottanut organisointia. Meillä on aliprojektikohtaiset tehtävälistaukset, joita voi pilkkoa ja ryhmitellä tarpeen mukaan. Tehtävillä on omat alitehtävänsä, tekijänsä, määräaikansa ja tunnisteensa, ja niitä pystyy siirtelemään ja kopioimaan osioiden välillä. Tehtäviä voi kommentoida ja niitä voi deletoida.

Palavereissa avaamme yhdessä Asanan ja käymme läpi kunkin projektin ja sprintin ja henkilön tehtävät. Palaverien välissä tietenkin jokainen kuittaa tehtäviään reaaliaikaisesti (tai sitten kun ehtii). Selainpohjainen yhteiskäyttöinen palvelu on auttanut meitä hahmottamaan kokonaisuutta paremmin, ja mielestämme ns. byrokratian pyörittäminen on keventynyt. Riittävä dokumentointi tulee tehtyä helposti kunkin tehtävä kohdalle: valintojen perusteet on helppo kirjata esim. kommentiksi.

Merkitystä on myös sillä, miltä asiat näyttävät: On riemullista, kun tehdyt tehtävät muuttuvat harmaiksi ja siirtyvät muualle. Tehtyjen tehtävien ja alitehtävien listasta myös muistaa, mihin aikansa on käyttänyt. Ja jonain päivänä vielä osoitan tukeni jollekin kollegan tehtävälle merkkaamalla sen kohdalle sydämen. ❤

Käyttöönotto oli tosi helppoa niin kuin hyvissä verkkopalveluissa on: me vain kirjauduimme palveluun ja aloimme tehdä niin kuin loogiselta tuntui. Opettelemista meillä vielä tehokäyttäjiksi on: Eri tehtävien keskinäinen riippuvuus on vielä hakusessa, samoin projektien ja osioiden tehokäyttö. Tageja emme ole ottaneet käyttöön, vaan suunnittelemme niille jonkun systeemin, jotta tunnisteista on oikeasti hyötyä. Siihen saakka keskitytään tehtävien tekemiseen, ei niiden hallinnoimiseen.