HAMKin uusi intra on ensimmäinen organisaatiossa enimmäkseen ketterällä menetelmällä toteutettu, kattava tietojärjestelmähankinta. Edelliset intranetit oli toteutettu ajan tavan mukaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Ketterässä mallissa tärkeiksi käytännöiksi ovat osoittautuneet

• selkeä tuoteomistajuus ja johdon sitoutuminen päätöksentekoon,
• vaiheistetut ja realistiset tuoteversiot selkeine rajauksineen,
• tehtävien hallinta ja arviointi kehitysjaksoissa,
• hankinnat minikilpailutuksina puitesopimuksien kautta,
• ripeä kehitystahti ja laaja-alainen tiimityö yli yksikkörajojen.

Uudenlaisella toimintatavalla olemme tyytyväisiä mm. seuraaviin asioihin:

• Pystymme priorisoimaan tavoitteita ja toimeksiantoja entistä paremmin ja saamme osakokonaisuuksia suhteellisen ripeästi aikaan vaiheistamalla työtämme.
• Valmiista työstä saatu palaute sallii suunnitelmien muuttamisen ja nopeiden korjausten tekemisen, ja jos olemassa olevaan kontekstiin on helppoa lisätä uutta sisältöä tai toiminnallisuutta.
• Olemme myös huomanneet, että loppukäyttäjät ymmärtävät ’valmista’ tuotetta paremmin kuin abstrakteja suunnitelmia – joskin heidän odotuksensa ’lopullisesta’ voivat myös olla hyvinkin erilaisia!
• Parhaimmillaan projektityöskentelyssä on selkeä roolitus, ja tehtävät saa hyvällä tavalla ajalliseen ja sisällölliseen järjestykseen.
• Olemme löytäneet tätä projektimallia ja uudenlaista työntekoa tukemaan joustavia, selainpohjaisia sovelluksia ja työvälineitä, ja uudenlainen työskentely on mahdollistanut uuden oppimisen ja osaamisen kehittymisen.

Projektin toteuttamisen mallista riippumatta uuden sukupolven työkalu on iso haaste old school -organisaatiolle niin teknisesti, konseptin tasolla, toimintakulttuurissa ja johtamisen osalta. Käyttäjillä on halu pitää vanhoista toimintatavoista kiinni, joten muutoksen aloittamisessa ja osaamisen ja halun aikaansaamisessa keskeistä on perehdytys, koulutus ja tuki. Samoin kuilu edelläkävijöiden ja tavallisten käyttäjien välillä pitää silloittaa johtamisella. Toimintakulttuurin muutos on paljon haasteellisempi asia kuin tekniset toteutukset – mutta myös palkitsevampi.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Uuden intran toteuttaminen ketteränä projektina”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.