HAMKissa otettu käyttöön henkilöstön osaamismerkit

Meillä HAMKissa on otettu käyttöön henkilökunnan osaamismerkit. Osaamismerkeillä tunnistetaan ja tunnustetaan taitoja ja kannustetaan oman osaamisen kehittämiseen.

Meillä merkeillä myös suunnataan osaamista haluttuun suuntaan. HAMKin strategia painottaa mm. digitaalisuutta ja yhteisöllisyyttä, ja ensimmäinen osaamismerkkikokonaisuutemme onkin nimeltään ”yhteisöllisen työskentelyn osaaja”. Käytännössä merkit sisältävät O365-työkalujen yhteistä käyttöä, sillä me toimimme Microsoftin pilvessä.

Yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkkiin kuuluvat seuraavat osat, joista suoritetaan vähintään viisi:

  1. Yhteisöllisen viestinnän osaaja (Yammer)
  2. Dokumenttien yhteisöllisen työstämisen osaaja (OneDrive for Business ja tiimin työtilan tiedostokirjasto)
  3. Verkkotapaamisten osaaja (Skype for Business)
  4. Yhteisen ajan hallinnan osaaja (Outlook-kalenteri)
  5. Tiimin työtilojen osaaja (HAMKin Sharepoint tai eDuuni)
  6. Ammatillinen someosaaja (vapaavalintaiset sosiaalisen median palvelut)
  7. Pilvipalvelun tietosuojan osaaja

Suunnitelmissa on, että koko henkilökunta suorittaa yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkin. Ensimmäiset ovat merkkinsä jo ansainneet: toiset heittämällä ja toiset uutta opettelemalla – juuri niin kuin oli suunniteltukin. Piilo-opetussuunnitelma ei ole kovin piilossa tässä!

Ei enää mitään papereita!

HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

  • Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
  • Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
  • Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
  • Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
  • Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!

HAMKin uuteen intraan räätälöitiin responsiivinen käyttöliittymä

HAMKin intranet on rakennettu Sharepointin ja Yammerin yhdistelmäksi ja se toimii kolmella tavalla:

  1. perinteisenä intrasivustona, jossa julkaistaan pysyväisluonteista tietoa,
  2. henkilöstön ja opiskelijoiden vuorovaikutteisena viestintäkanavana sekä
  3. ryhmä- ja projektityöskentelyn alustana.

Suunnittelussa on otettu huomioon intran käyttö erilaisilla laitteilla aina älykännyköistä suurinäyttöisten puhelinten, tablet-laitteiden ja läppäreiden kautta perinteisiin pöytäkoneisiin.

Käyttöä miettiessämme intran sisältöarkkitehtuuri ja tiedon löydettävyys nousivat selkeästi ulkoasua tärkeämmiksi tavoitteiksi. Lisäksi halusimme noudattaa Microsoft-suositusta ja rakentaa palveluun pelkistetyn ulkoasun ja keskittyä hyviin toiminnallisuuksiin sekä palvelevaan sisältöön. Tavoitteena oli hyödyntää mahdollisimman kattavasti SharePoint 2013 Online -tuotteen valmiita vakiomalleja ja toimiviksi todettuja elementtejä. Microsoft tekee pilvipalvelun erityyppiset päivitykset ilman erillisiä ilmoituksia SharePoint Onlinea käyttäville organisaatioille. Automaattiset päivitykset voivat tuoda isojakin haasteita räätälöinneille, sillä ne saattavat rikkoa jotain. Tämän takia on tärkeä, että räätälöinnit on toteutettu mahdollisimman pitkälle vakiotoiminnallisuuksiin nojaten.

Microsoftin vakioteemat eivät kuitenkaan riittäneet meille haluamamme ulkoasun ja toiminnallisuuden saamiseksi. Kävimme erityisen tarkasti läpi räätälöityjen toiminnallisuuksien tarvetta, joista osa oli vanhoissa portaaleissa toimiviksi ja tarpeellisiksi todettuja komponentteja. Suunnittelimme toimittajamme kanssa toiminnallisuudet ja tehtävät räätälöinnit nojaten mahdollisimman paljon palvelun vakio-ominaisuuksiin. Niiden lisäksi tuotiin seuraavia räätälöityjä elementtejä: ylänavigaatio, yhteiset tiedotteet, välilehdet sekä Yammer-upotus.

Responsiivisuudesta on jo kehittymässä web-standardi, ja HAMK kehitti omat julkiset sivunsa toimimaan responsiivisesti vuosien 2012-2013 aikana – nyt oli intran vuoro. SharePoint Online ei ole oletuksena responsiivinen, joten mobiiliystävälliseksi muuttaminen edellytti räätälöintiä. Asemoimme SharePointin sisältöalueita uudelleen CSS-tyylien kautta: responsiivinen toteutuksemme käyttää kaikkia täysversion elementtejä eli sitä varten ei ole toteutettu mitään ylimääräistä. Laitekanta muuttuu nykypäivänä kovalla vahdilla, ja on vain ajan kysymys, koska introja aletaan suunnitella kokonaan ”mobile first” -idealla, ja milloin SharePoint Online tarjoaa resposiivista käyttöliittymä oletusominaisuutena.

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamista artikkeleista ”Uuden intran käyttöliittymän räätälöidyt elementit”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uudet työkalut auttavat koulutuspäälliköitä työskentelemään tiimimäisesti

HAMKin koulutusvastuiden pelisäännöt ja toimintatavat rakentuvat johtotiimin, koulutuspäälliköiden ja koulutuksen kehittämispalveluiden yhteistyölle. Toiminnan laadunvarmistus on sisäänrakennettua uusien sähköisten työvälineiden ja työtilojen avulla.

HAMKissa on parikymmentä koulutuspäällikköä. He tapaavat kerran kuussa yhteisessä reilun kahden tunnin kokouksessa. Kasvokkain käsitellään asioita, jotka edellyttävät laajempaa keskustelua, mielipiteiden vaihtoa ja kehittämispohdintaa. Tapaamisissa rakennetaan yhteistä henkeä ja syvennetään kollegoiden tuntemista, mikä auttaa myös vuorovaikutuksen rakentumiseen verkkopalavereissa.

Joka viikko järjestetään tunnin mittainen verkkopalaveri. Verkkopalaverit ovat nopeaa yhteistä sopimista vaativien asioiden, erilaisten alustusten sekä tiedotusasioiden ja selkeiden toimenpideasioiden foorumi. Verkkopalavereissa on opittu käymään lyhyttä ja ytimekästä keskustelua sekä puhetta että chattia hyödyntäen. Käsiteltävistä asioista riippuen verkkopalaverit tallennetaan. Muistiot palavereista kirjoitetaan saman tien yhteiseen koulutuspäälliköiden työtilaan.

Verkossa pidettävät palaverit säästävät aikaa: Liikkuminen fyysisesti samaan tilaan viikoittain veisi noin kolminkertaisen ajan verrattuna verkkokokouksiin. Lisäksi verkkokokous mahdollistaa nopean siirtymisen omalla kampuksella seuraavaan työtehtävään. Myös asioiden hyvä valmistelu ja tiivis alustaminen ovat verkossa kokoonnuttaessa avainasemassa. Ajansäästö on vuositasolla todella merkittävä.

Koulutuspäälliköiden yhteiselle työskentelylle on tehty työtila, joka on avoinna koko henkilökunnalle. Työtilassa on kootusti kaikki palaverien asialistat ja muistiot sekä palavereissa käsiteltävä ja yhdessä työstettävä materiaali. Yhteinen työtila ja tiedostopankki vähentävät liitetiedostojen lähettämistä ja muutenkin sähköpostien määrää. Yhteinen tiedostojen muokkaaminen ja täyttäminen lisää myös avoimuutta, yhteisöllisyyttä ja vertaisoppimista. Työtilan uutissyötteellä voidaan käydä koulutuspäälliköitä yhteisesti koskevaa keskustelua. Jokainen koulutuspäällikkö on myös koulutuksen tukipalveluiden Yammer-ryhmän jäsen.

Uudet työkalut mahdollistavat uudenlaisen vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen toiminnan. Toimintatavat eivät kuitenkaan muutu hetkessä, vaan se edellyttää määrätietoista oman ja tiimien toiminnan analysointia ja ennakkoluulotonta uuden oppimista.

Teksti on tiivistelmä kehittämispäällikkö Pirjo Kuiman kirjoittamasta artikkelista ”Koulutuspäälliköiden tiimimäisen työskentelyn malli uusien työvälineiden avulla”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Pilvipalvelu antaa opiskelijoille työssä tarvittavia taitoja

Työskentely ja siihen tarvittavat valmiudet ovat radikaalisti muuttuneet muutaman vuoden takaisesta tilanteesta: Tarvittava tieto ja siihen liittyvät palvelut ja työkalut ovat aina ja lähes millä päätelaitteella tahansa saatavilla. Yhteisöjä muodostuu ja viestintä tapahtuu erilaisissa pilvi-, mobiili- ja some-palveluissa. Palvelut kehittyvät entistä helppokäyttöisemmiksi ja ihmiset voivat keskittyä välineen tai tekniikan osaamisen sijaan olennaiseen: viestintään, verkostoitumiseen, sisällöntuotantoon, jakamiseen ja yhteisölliseen työskentelyyn.

Pilvipalveluiden rooli on korostunut henkilökohtaisen käytön lisäksi myös työelämässä, sillä töitä tehdään ajasta ja paikasta riippumatta. Oppilaitosten on pidettävä huolta siitä, että valmistuneet opiskelijat osaavat käyttää ja hyödyntää palveluita siirtyessään työelämään. O365:n suosio on kasvussa suomalaisissa organisaatioissa, joten sen ja vastaavien palvelujen toimintalogiikan hallitseminen vähintään perustasolla on opiskelijoille erittäin tärkeä heidän siirtyessään työelämään. Yhteisöllisyyttä edistävän palvelun omaksuminen jo opiskeluvaiheessa tarjoaa opiskelijoille konkreettisia tapoja toimia tulevissa työyhteisöissään ja samalla luo hyvät pohjat uudelle oppimiselle. Yhteisöillä ja yhteisöllisillä työskentelytavoilla on valtava potentiaali opiskelun ja työn tehokkuuden kehittämiseksi.

HAMKissa otettiin O365-palvelu pilottikäyttöön kevään 2014 aikana. Se annettiin tietojenkäsittelyn aloittaville opiskelijoille kahdessa ryhmässä, joissa oli kokopäivä- ja monimuoto-opiskelijoita lähes sata. Palvelu oli opiskelijoiden mielestä erittäin helppokäyttöinen. Eniten huomiota saivat tiedostojen tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen tarkoitettu OneDrive for Business sekä ryhmien käyttöön perustettavat erilaiset työtilat: niille löytyi heti luonnollinen tarve ja käyttö.

Alkuvaiheessa muutamaa opiskelijaa epäilytti palvelun laajuus, ja käyttö vaikutti sekavalta, mutta heti kun perustoiminnot oli käyty läpi, oli palvelun käyttötarkoitus pääosin kirkastunut. Opiskelijat kokivat hyvänä asiana sen, että koko palvelu ja sen aliosat löytyvät yhden ja saman osoitteen alta yhdellä kirjautumisella ja käyttäjätunnuksella. Palvelun selainpohjainen käyttömahdollisuus vaikka kotoa käsin sai pisteitä varsinkin työn ohessa tutkintoaan tekeviltä opiskelijoilta. OneDrive for Business -palvelun mahdollistama tiedostojen samanaikainen yhteiskäyttö sai ylistystä monen opiskelijan palautteessa. Opiskelijoilta tuli myös kehityskohteita palvelun laajuuteen, nopeuteen ja käyttöön liittyen.

Työelämässä opiskelijoilta odotetaan monipuolisia valmiuksia ja joustavaa toimintakykyä nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Tämän päivän opiskelijat saattavatkin olla työpaikoilla juuri muutoksen toteuttajia, koska yhteisöllinen työskentelykulttuuri ei ole vielä vallitse kaikkialla.

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä ja tuntiopettaja Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamasta artikkelista ”Pilvipalvelun yhteisölliset työkalut antavat opiskelijoille työelämässä tarvittavia taitoja”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kootut kertomukset: SharePoint- ja Yammer-intran suunnittelu ja rakentaminen

Tänään olemme julkaisseet artikkelikokoelman HAMKin uuden intran suunnittelun ja rakentamisen tähänastisista vaiheista. ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla” kokoaa eri näkökulmia henkilökunnan ja opiskelijoiden sisäisen palvelun rakentamista. Julkaisu on ladattavissa ilmaiseksi hamk.fi/O365intra-osoitteesta.

Julkaisu on valikoitu ja toimitettu projektin väliraportti. Olemme koko viimeisen vuoden ajan synnyttäneet erityyppistä dokumentaatiota ja analyysia toiminnasta, ja sen aineiston sekä omien, päällimmäisten kokemusten pohjalta olemme tehneet kootut kertomukset projektin etenemisestä. Katsomme uutta intraa viestinnällisenä ja toiminnallisena ratkaisuna, emme kuvaa teknistä toteutusta.

Julkaisu toimii projektidokumentaationa itsellemme. Toivomme sen olevan avuksi myös muille samanlaisessa tilanteessa toimiville. Kun ryhdyimme uuden intran konseptointiin ja suunnitteluun, koetimme löytää hyviä esimerkkejä tai edes vertaisia, mutta huonolla menestyksellä: SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä toteutetuista introista ei ollut saatavilla hyviä käytäntöjä. (Eikä huonojakaan.)

Julkaisustamme käy vahvasti ilmi, että näemme todellisen työn alkavan vasta nyt: Olemme konseptoineet, suunnitelleet ja toteuttaneet intraratkaisun, joka on lanseerattu koko organisaation käyttöön viime viikolla. Nyt ratkaisumme pitää saada osaksi arjen käytäntöjä, ja myös tästä taipaleesta keräämme jo valmiiksi aineistoa.

Palaute julkaisusta on tervetullut! Ja ennen kaikkea keskustelu aiheesta!