Joka härjistä puhuu –

Ollaan työpaikalla siirtymässä Office 365 -palvelun täysmittaiseen käyttöön. Meille on viimeisen puolitoista vuotta tulleet sähköpostit, kalenteri ja tehtävät pilvestä, ja nyt ollaan suunnittelemassa ja rakentamassa uusia sivustoja (oma uutissyöte, informatiiviset intrat, tiimien työtilat) niin opiskelijoille kuin henkilökunnalle. Käyttöön tulevat myös OneDrive ja Yammer.

Olen parin kollegan kanssa käynyt alustamassa asiasta eri yksiköissä ja erilaisille kuulijakunnille: mistä O365-palvelussa on kyse, mitä on tähän saakka tehty ja miten edetään. (Kyllä, rimpsussa on ensimmäisenä se, miksi ollaan siirtymässä uuteen palveluun ja mitä hyötyä siitä nähdään meille kaikille koituvan.) Näiden kasvokkaisten info- ja keskustelutilaisuuksien rinnalle on nyt käynnistetty säännöllisten verkkotapaamisten sarjat: meillä on maanantaisin tunnin keskustelusessio aiheesta Office 365 ja keskiviikkoisin samoin tunnin työpaja sivustojen tekemisestä ja päivittämisestä. Lync-tuntiin mahtuu mainiosti aiheen alustus, sen demoaminen ja siitä keskustelu isommallekin kouralliselle ihmisiä. Tunnissa ehtii myös pitää täsmäkoulutusta valitusta aiheesta tai tarjota tukipalvelua sitä kaipaavalle porukalle.

Verkkoistunnot eivät täysin korvaa henkilökohtaisia tapaamisia tai väenkokouksia, mutta ne ovat kätevä tapa jatkaa juttua tai tarjota lisäinfoa aiheisiin. Tunnin verkkosessio on tunnin verkkosessio niin alustajalle kuin osallistujalle – eikä tunnin matkustus, tunnin sessio ja tunnin matkustus niin vetäjille kuin osallistujille.

Ja onhan siinä sekin puoli, että kun haluamme edistää valittujen työkalujen käyttöönottoa ja muutenkin muuttaa toimintakulttuuria, pitää toimia itse niin kuin muita kannustaa tekemään. Lync on meillä osa MS-työkalupalettia, joten sillä on luonnollista lähteä viemään muitakin pilvipalvelun osioita eteenpäin.

– se härjillä ajaa.

Lyncin harjoittelu Lyncin kyydissä

Olemme siirtymässä MS-ympäristöön, ja työkalupakkiin on tullut verkkokokouksia ja pikaviestejä varten Lync. Periaate on koko tiimille tuttu niin Skypestä kuin Connectista, mutta perjantaina pidimme yhteisen istunnon, jossa harjoittelimme yhdessä ohjelman peruskäyttöä:

Jokainen istui omassa työpisteessään joko saman käytävän varrella tai viidenkymmenen kilometrin päässä. Olin varannut kokousajan Outlook-kalenterista, ja samalla varauksella olin myös varannut Lync-istunnon. (Oppi 1: Oli kätevää, että yhdellä vaivalla sai tehtyä varauksen kalenteriin ja virtuaaliseen kokoushuoneeseen.) Kirjauduimme kaikki etäkokoukseen kalenterin linkistä ja kokous alkoi. Samalla alkoivat myös ongelmat joidenkin osallistujien kohdalla: he eivät joko päässeet sisään tai eivät saaneet ääntään kuuluviin. (Oppi 2: Kevyellä kokouspoistumisella ei vielä pelittänyt, vaan koko Lync piti sulkea ja käynnistää uudestaan, jotta virtuaalineukkarin ovi aukeni oikeasti.) Kokoushuoneen ovi siis paukkui samalla, kun äänitestien jälkeen etenimme agendalla. Käytännössä harjoittelimme näyttöjen jakoa presenterin ominaisuudessa kukin vuorollamme, yhteistä piirtämistä ja kirjoittamista muistiinpanoon ja valkotauluun sekä synkronista chattaamista ja puhumista. (Oppi 3: Valkotaulu ja värikynät olivat hauskaa huvia varsinaisen asian lomaan.)

Oli todella hyödyllistä yhdistää sisällön ja välineen opettelu käytännössä ja yhdessä. Nyt näimme käytännössä, millaisia ongelmia tositilanteessa mahdollisesti tulee ja selvitimme yhteistyössä niiden ratkaisut. Samalla kun teimme asioita, joita meidän piti joka tapauksessa tehdä, saimme yhteisen oppimiskokemuksen ja jaetun ongelmanratkaisutilanteen. Suosittelen lämpimästi härjistä puhumista ja niillä ajamista.

P.S. Tiimiytymisharjoituksena peace-merkin piirtäminen leppäkertuksi kävisi kenen tahansa konsultin repertuaariin. Ja lastentarhanopettajan!