Avainsana-arkisto: Skype

Uudet työkalut auttavat koulutuspäälliköitä työskentelemään tiimimäisesti

By Kategoriassa pilvipalvelut, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin koulutusvastuiden pelisäännöt ja toimintatavat rakentuvat johtotiimin, koulutuspäälliköiden ja koulutuksen kehittämispalveluiden yhteistyölle. Toiminnan laadunvarmistus on sisäänrakennettua uusien sähköisten työvälineiden ja työtilojen avulla.

HAMKissa on parikymmentä koulutuspäällikköä. He tapaavat kerran kuussa yhteisessä reilun kahden tunnin kokouksessa. Kasvokkain käsitellään asioita, jotka edellyttävät laajempaa keskustelua, mielipiteiden vaihtoa ja kehittämispohdintaa. Tapaamisissa rakennetaan yhteistä henkeä ja syvennetään kollegoiden tuntemista, mikä auttaa myös vuorovaikutuksen rakentumiseen verkkopalavereissa.

Joka viikko järjestetään tunnin mittainen verkkopalaveri. Verkkopalaverit ovat nopeaa yhteistä sopimista vaativien asioiden, erilaisten alustusten sekä tiedotusasioiden ja selkeiden toimenpideasioiden foorumi. Verkkopalavereissa on opittu käymään lyhyttä ja ytimekästä keskustelua sekä puhetta että chattia hyödyntäen. Käsiteltävistä asioista riippuen verkkopalaverit tallennetaan. Muistiot palavereista kirjoitetaan saman tien yhteiseen koulutuspäälliköiden työtilaan.

Verkossa pidettävät palaverit säästävät aikaa: Liikkuminen fyysisesti samaan tilaan viikoittain veisi noin kolminkertaisen ajan verrattuna verkkokokouksiin. Lisäksi verkkokokous mahdollistaa nopean siirtymisen omalla kampuksella seuraavaan työtehtävään. Myös asioiden hyvä valmistelu ja tiivis alustaminen ovat verkossa kokoonnuttaessa avainasemassa. Ajansäästö on vuositasolla todella merkittävä.

Koulutuspäälliköiden yhteiselle työskentelylle on tehty työtila, joka on avoinna koko henkilökunnalle. Työtilassa on kootusti kaikki palaverien asialistat ja muistiot sekä palavereissa käsiteltävä ja yhdessä työstettävä materiaali. Yhteinen työtila ja tiedostopankki vähentävät liitetiedostojen lähettämistä ja muutenkin sähköpostien määrää. Yhteinen tiedostojen muokkaaminen ja täyttäminen lisää myös avoimuutta, yhteisöllisyyttä ja vertaisoppimista. Työtilan uutissyötteellä voidaan käydä koulutuspäälliköitä yhteisesti koskevaa keskustelua. Jokainen koulutuspäällikkö on myös koulutuksen tukipalveluiden Yammer-ryhmän jäsen.

Uudet työkalut mahdollistavat uudenlaisen vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen toiminnan. Toimintatavat eivät kuitenkaan muutu hetkessä, vaan se edellyttää määrätietoista oman ja tiimien toiminnan analysointia ja ennakkoluulotonta uuden oppimista.

–

Teksti on tiivistelmä kehittämispäällikkö Pirjo Kuiman kirjoittamasta artikkelista ”Koulutuspäälliköiden tiimimäisen työskentelyn malli uusien työvälineiden avulla”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Etäpäivä oli normipäivä

By Kategoriassa työkalut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , , , , , , Jätä kommentti

Kansallisena etätyöpäivänä en käynytkään työpaikalla, mutta sitä tuskin kukaan huomasi.

  • Avasin koneen ja käynnistelin päivän sähköposteilla, syötteillä, naamakirjalla, plussalla ja viserryksillä.
  • Kävin viemässä yhden lapsen tarhaan ja toisen kouluun. Keitin kahvit. Jatkoin surffailua eli oman ammattialani keskustelujen ja uutisten seuraamista.
  • Osallistuin kokoukseen Skypen kautta. Tunnin ja kolmen vartin aikana ehdin paitsi kuunnella keskustelua myös pitää yllä toista skypetystä äkillisestä tilanteesta.
  • Kokouksen jälkeen lepuutin korviani luurien paineelta ja aloin suunnitella paperille blogipostausta. Tein hahmotelmasta Google-dokumentin ja jaoin sen kolmelle kollegalle työstämistä ja kommentointia varten.
  • Aamukokouksen aikana ilmaantunut ’äkillinen tilanne’ realisoitui sähköpostiini doc-muotoisena liitetiedostona. Kävin läpi saamani dokumentin Word Viewerillä ja toimitin muutamat korjausehdotukseni vastauksena sähköpostiin. Jos raportti olisi vaatinut enemmän editointia, olisin joutunut avaamaan editorin, tekemään korjaukset tiedostoon, tallentamaan sen toisella nimellä ja lähettämään sen takaisin sähköpostin liitteenä.
  • Päivän toinen verkkokokous käynnistyi Adobe Connectissa. Samaan aikaan kun puhuimme, viestitimme ja seurasimme yhden näytön jakoa, työstimme projektisuunnitelmaa wikissä.
    (Anteeksi muuten, että pistelin samaan aikaan popkornia. Tein töitä keittiön pöydän ääressä, ja työpöydältä se poppispussi suorastaan huusi ”Syö minut!”.
    Ja anteeksi, että jalassani oli verkkarit ja villasukat. En minä niin tulisi työpaikalle.)
  • Tein läksyjä yhdessä ekaluokkalaisen kanssa.
  • Soitin työkaverille työpaikalle työpuhelimella työasiaa.
  • Tarkistin vielä meilit ennen kuin lähdin hakemaan lasta tarhasta.
  • Ruokaa laittaessani suunnittelin tätä blogikirjoitusta ruutuvihkoon.
  • Koneen kansi kiinni ja lasten suut auki.

Normipäivä. Otsikosta huolimatta en ollut vetänyt edellisenä iltana tappiin asti.

Kymmenkätisesti etänä

By Kategoriassa kehitys, mobiili, sisällöntuotanto, työkalut Avainsanat , 3 kommenttia

Työstimme eilen viiden ihmisen kanssa Mobiilikesäkoulun loppuraporttia. Avasimme Skypeen ryhmäkeskustelun ja annoimme tajunnan virrata.

Jotenkin näin meidän spontaani tapaamisemme meni:

Yksi oli juuri lähdössä laskemaan lampaita laitumelle, yksi istui terveyskeskuksen aulassa, yksi odotti kohtsillään kotiutuvaa ekaluokkalaista, yksi piti skypetyksen lomassa asiakaspalaverin – yksi oli oikeasti työpaikalla työhuoneessaan ja johti keskustelun kulkua. Kaikki me mietimme ja tuotimme tekstiä aiheesta ”Mitä mobiilius vaatii?”.

Mobiilia ja mobiiliutta kuvattiin kolmella adjektiivilla: ajankohtainen, tilannekohtainen, henkilökohtainen. Näkemyksemme oli, että mobiilius vapauttaa ajasta ja paikasta, mutta vaatii halukkuutta kehittää itseään ja työtään sekä aktiivisuutta muuttaa toimintatapojaan.

Liikettä ja päämäärää

Skype-istuntomme  oli esimerkki siitä, miten olimme fyysisesti erillämme mutta samanaikaisesti riittävästi läsnä tilanteessa. Mobiili mahdollisti meidän kohtaamisemme tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Työkaluun jäi dokumentaatio keskustelustamme, mitä saatoin hyödyntää lopullista tulemaa eli loppuraportin yhtä osuutta myöhemmin kirjoittaessani.

Kaikkeen toimintaan tällainen moniajo ei tietenkään sovellu, mutta monta kertaa riittävä läsnäolo on parempi kuin ei läsnäoloa.

**

Mobiilikesäkoulun raportti ilmestyy syksyn aikana.

Vantaalla verkon välityksellä

By Kategoriassa työkalut Avainsanat , , 2 kommenttia

Kuulun pariin oman alani yhdistykseen. Olen mukana toiminnassa milloin aktiivisemmin, milloin en.

Yhdistystoiminnassa parasta on saman alan kollegoiden tapaaminen, yhteisen kielen puhuminen, itseään kokeneemmilta oppiminen ja joskus myös yhteisen tuskan puolittaminen. Osallistuisin tilaisuuksiin useammin ja innokkaammin – mutta kun asun Hämeenlinnassa.

Ilmiö on tuttu monessa järjestössä:  Suurin osa jäsenistä on pääkaupunkiseudulla, sillä suurin osa jäsenistä on pääkaupunkiseudulta, sillä suurin osa alan työpaikoista on pääkaupunkiseudulla. Tätähän on koetettu ratkaista mm. aluetoiminnalla, mutta silloin jää usein kriittinen massa saavuttamatta.

Olisiko virtuaalisuus mahdollisuus?

Procomin verkkoviestintäjaos kokoontui tänä iltana ISS:lle Vantaalle. Liityin seuraan virtuaalisesti ja kuuntelin alustukset Skypen kautta.

Kokemus oli kiva. Eihän Skype mikään verkkokokousjärjestelmä näytönjakoineen ja interaktivoivine ikoneineen ole, mutta seurasin sujuvasti verkkoviestintäpäällikkö Piia Kaijannon alustuksen. Niin kuin aina, äänen kanssa sai olla korva tarkkana: sen laatu vaihteli ja loppua kohden se jopa hiipui paikoitellen pois. Kärryillä oltiin kuitenkin! Pääasia oli, että pääsin osallistumaan omasta kodista käsin sillä aikaa kun sitteri leikitti lapsia.

Jos yhdestä asiasta saa oikeasti valittaa, niin verkon tässä päässä oli kyllä huomattavan huonot tarjoilut.

Kuuluuko, kuuntelen?

By Kategoriassa työkalut Avainsanat , , Jätä kommentti

Meni se uusi Skypekin sitten asentamaan itsensä kotikoneelle, kun huomio kääntyi muualle – olisinko niistänyt kuumepotilaan nenää vai vaihtanut telkkarista kanavaa parempiin lastenohjelmiin? Oli siis aamu, aamutoimet ja muut toimet ja verkkokokous alkamassa viiden minuutin päästä.

Ja oli sitten se Adobe ConnectPron uusi versiokin otettu käyttöön – huoneessa oli uusi sisustus, ja mikrofoni oli viety kattoon vasemmasta lattianurkasta. Ja oli sitten minulle merkitty se asialistan ensimmäinen alustus ja kaikki muut jo paikalla ja äänitestit tehtynä. Eikä sitten lähteneet äänet, vaikka eilen vielä kaikki toimi niin kuin pitääkin.

Että sanoin sitten sanottavani niin, että soitin yhden toisen osallistujan kännykkään, joka laittoi kaiuttimen päälle ja muut osallistujat verkon päissä olivat kohteliaita ja vakuuttivat, että kuuluu ihan hyvin. Että loppukokouksen olikin sitten kuunteluoppilaana ja koetin tuikata kommenttejan chattiin, kun vaan kerkesin.

Seuraavana aamuna oli sitten toinen kokous. Onneksi pääsin aloittamaan varustautumisen puoli tuntia ennen aloitusta, tällä kerralla langallisessa verkossa – ja taas ihan mykkänä. Jostain uuden Skypen uudesta valikosta sitten löytyi se ruutu, josta piti poistaa rasti, jotta ääni lähti meiltä maailmalle. Tunsiko humanisti itsensä viisaaksi, miltei insinööritason tietotekniikkaosaajaksi? – No ei kyllä tuntenut.