Uudet työkalut auttavat koulutuspäälliköitä työskentelemään tiimimäisesti

HAMKin koulutusvastuiden pelisäännöt ja toimintatavat rakentuvat johtotiimin, koulutuspäälliköiden ja koulutuksen kehittämispalveluiden yhteistyölle. Toiminnan laadunvarmistus on sisäänrakennettua uusien sähköisten työvälineiden ja työtilojen avulla.

HAMKissa on parikymmentä koulutuspäällikköä. He tapaavat kerran kuussa yhteisessä reilun kahden tunnin kokouksessa. Kasvokkain käsitellään asioita, jotka edellyttävät laajempaa keskustelua, mielipiteiden vaihtoa ja kehittämispohdintaa. Tapaamisissa rakennetaan yhteistä henkeä ja syvennetään kollegoiden tuntemista, mikä auttaa myös vuorovaikutuksen rakentumiseen verkkopalavereissa.

Joka viikko järjestetään tunnin mittainen verkkopalaveri. Verkkopalaverit ovat nopeaa yhteistä sopimista vaativien asioiden, erilaisten alustusten sekä tiedotusasioiden ja selkeiden toimenpideasioiden foorumi. Verkkopalavereissa on opittu käymään lyhyttä ja ytimekästä keskustelua sekä puhetta että chattia hyödyntäen. Käsiteltävistä asioista riippuen verkkopalaverit tallennetaan. Muistiot palavereista kirjoitetaan saman tien yhteiseen koulutuspäälliköiden työtilaan.

Verkossa pidettävät palaverit säästävät aikaa: Liikkuminen fyysisesti samaan tilaan viikoittain veisi noin kolminkertaisen ajan verrattuna verkkokokouksiin. Lisäksi verkkokokous mahdollistaa nopean siirtymisen omalla kampuksella seuraavaan työtehtävään. Myös asioiden hyvä valmistelu ja tiivis alustaminen ovat verkossa kokoonnuttaessa avainasemassa. Ajansäästö on vuositasolla todella merkittävä.

Koulutuspäälliköiden yhteiselle työskentelylle on tehty työtila, joka on avoinna koko henkilökunnalle. Työtilassa on kootusti kaikki palaverien asialistat ja muistiot sekä palavereissa käsiteltävä ja yhdessä työstettävä materiaali. Yhteinen työtila ja tiedostopankki vähentävät liitetiedostojen lähettämistä ja muutenkin sähköpostien määrää. Yhteinen tiedostojen muokkaaminen ja täyttäminen lisää myös avoimuutta, yhteisöllisyyttä ja vertaisoppimista. Työtilan uutissyötteellä voidaan käydä koulutuspäälliköitä yhteisesti koskevaa keskustelua. Jokainen koulutuspäällikkö on myös koulutuksen tukipalveluiden Yammer-ryhmän jäsen.

Uudet työkalut mahdollistavat uudenlaisen vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen toiminnan. Toimintatavat eivät kuitenkaan muutu hetkessä, vaan se edellyttää määrätietoista oman ja tiimien toiminnan analysointia ja ennakkoluulotonta uuden oppimista.

Teksti on tiivistelmä kehittämispäällikkö Pirjo Kuiman kirjoittamasta artikkelista ”Koulutuspäälliköiden tiimimäisen työskentelyn malli uusien työvälineiden avulla”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.