Aihearkisto: työtavat

HAMKin laatuleima on minunkin ansiotani

By Kategoriassa mittaaminen, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMKissa oli keväällä kansainvälinen auditointiryhmä arvioimassa laatujärjestelmäämme: viime perjantaina kuulimme, että auditointi meni komeasti läpi ja saimme laatuleiman taas seuraavaksi kuudeksi vuodeksi.

Sain olla maaliskuussa mukana yhdessä henkilökuntahaastattelussa, ja kokemus oli mielenkiintoinen.

Meitä oli kymmenkunta ihmistä pöydän toisella puolella, toisella puolella istuivat haastattelijat. Edustimme HAMKin yhteisiä palveluita, tukitoimintoja ja hallintoa, jotka teemme työtämme koulutukselle ja tutkimukselle sekä muille HAMKin toiminnoille. Haastattelu oli itse asiassa keskustelutilaisuus, jota audintointiryhmä suuntasi haluamiinsa aiheisiin sekä täsmäkysymyksillä että puhetta johdattelemalla ja kommentteja herättelemällä. Oli meillä siellä yksi piirrustustehtäväkin: aaneloselle piti piirtää kuva HAMKin kehittämisen kehästä eli Plan-Do-Check-Act -mallista.

Tunti oli kiinnostava kahdesta syystä: Haastattelijat kertoivat kysymyksillään, mitkä ovat heistä meidän laatutyömme ydinkohtia. Kollegat muista yksiköistä puolestaan kertoivat omasta työstään ja toivat esiin omia näkökulmiaan – tätä ei arjessa pääse liikaa tapahtumaan. Välillä puhuimme toistemme päälle ja välillä kenelläkään ei tuntunut olevan vastausta kysymyksiin, mikä varmasti loi kuvaa yhteisten palvelujen toiminnasta itsenäisten asiantuntijatiimien jopa autonomisena työskentelynä. (Tähän asiaan olemme muuten itsekin kiinnittäneet huomiotamme ilman auditointia, ja jo sille asialle on jotain alettu tehdäkin.)

Kaiken kaikkiaan HAMK sai raportissa hyvän arvion laatutyöstään: ”Auditointiryhmä vaikuttui siitä, miten henkilökunta on omassa työssään ja yhteisessä laatukulttuurissa sitoutunut laatupolitiikkaan ja kehittämisen kehään.”  Siinä mielessä laatuleima on myös minun ansiotani ja minun vastuullani, niin kuin jokaisen meistä.

(Ja ihan varmasti piirsin sen kuvion just enkä melkein!)

 

 

Konmari konttorissa

By Kategoriassa työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

Siivosin työhuoneeni Konmari-menetelmällä. Sen ytimenähän on, että hankkiutuu eroon kaikesta, mikä ei tuota iloa ja viikkaa loput tasakokoisiksi säilytettäviksi paketeiksi.

Työpöytä: Heitin roskiin tarpeettomat tarralaput. Laitoin kynät kynäpurkkiin. Vein kahvikupit ja vesituopit tiskikoneeseen. Laitoin silmälasit koteloon. Järjestelin sekä työ- että kotipuhelimen kohtisuoraan pöydänreunaa nähden. Puristin tuubista viimeiset rasvat käsiini ja heitin tyhjän putkilon roskiin.

Kaappi: Kaikki kunnossa, vastahan vaihdoin huonetta ja laitoin kirjat ja kansiot ojennukseen.

Laatikosto: Ylälaatikko sekaisin, mutta viis siitä: tarvittavat kynät ja kumit työpöydällä purkissa. Alalaatikossa kolme seminaarikassia täynnä papereita, mappitaskut täynnä ja pohjallakin muinaismuistoja. Juuri tämän vuoksi ns. laatikkosiivous ei ole hyvä eikä ainakaan kestävä ratkaisu.

Aloin oikeaoppisesti: tyhjensin kassit ja kasasin kaikki paperit pöydälle. Kävin keittämässä kahvia ja – opin hengen mukaisesti – join sen paperivuorta katsellen ja vein kupin takaisin keittiöön ennen kuin jatkoin työtä. Otin jokaisen paperin käteeni, tunnustelin sitä ja kysyin itseltäni, tuottiko se minulle enää iloa. Varmuuden vuoksi myös luin, mitä paperissa sanottiin.

Kierrätyspaperit heitin suoraan kierrätysroskiin ja yhden paperin vein tietosuojattujen lukolliseen keräykseen (konmariksi ’hankkiudu eroon’ eli ’kierrätä’ tai ’heitä pois’). Tein kymmenen kasaa lopuille muistiinpanoille ja muille papereille (’säilytä’). Säilytettävien läjä olisi voinut olla myös yksi, mutta järkeilin, että helpompaa on tehdä työ vain kerran ja järjestää sisällöt kerralla kuntoon (vrt. pitkähihaiset, lyhythihaiset, hihattomat teepaidat ja aluspaidat).

Säilytettäviä en valitettavasti voinut säilöä pystyssä, sillä A4 edes nippuna on paljon huonompi pysymään kyljellään kuin vaate. Tein siis paperipinoja, jotka joko laitoin klemmarilla yhteen, pahvikansiin, taitetun A3:n väliin tai Ikean isoihin säilytyspusseihin ja tein päälle tarralapuista nimilaput. Laitoin pinot roikkuviin mappitaskuihin. Ja otin ne sieltä pois, sillä jos ne eivät ole silmissä, ne eivät ole mielessä. Kasasin pöydälleni -pöydänreunan suuntaisesti – yhden nippupinon.

Tein vielä nimilappujen perusteella miellekartan, jossa on syksyn ensimmäiset tehtäväkokonaisuuteni. Sen teippasin seinään. Aloittamista vaille valmis.

Onko digitalisaatio kulotusta?

By Kategoriassa kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , 1 kommentti

ITK-päivien yhdessä foorumissa keskusteltiin digitalisaation johtamisesta. Äänessä olivat Helsingin koulutoimesta Liisa Pohjolainen, Marjo Kyllönen ja Pasi Silander, ja myös yleisöstä tuli muutama kysymys. Yksi niistä herätti ajatuskulun, joka johti vertauskuvaan kulotuksesta.

Yleisökysymys kuului: Miten Helsingissä on saatu liekki syttymään ja palamaan? Panelistien mukaan mitään nopeata konstia ei siihen ollut ollut, vaan sytyttely on ollut määrätietoista ja johdettua. Alun pienistä kipinöistä on kasvanut nuotio, jota pitää edelleenkin jatkuvasti syöttää ja suorastaan vahtia, että se ei pääse hiipumaan saati sammumaan.

Panelistit lopettivat palopuheen tähän, mutta oma ajatus jatkui. Voisiko digitalisaation metaforana toimia kulotus?

Digitalisaatio on panelistien mukaan ajattelun uusimista, toiminnan muutosta, tiedon käsitteen uudelleen määrittelyä ja pedagogiikan vaihdosta. Tavoitteena on hyvä oppiminen, ja teknologia mahdollistaa sen täysin toisella tavalla kuin tähän saakka. Kyse ei ole oppimisen kohdalla robotisoinnista vaan uudenlaisesta ajattelusta ja sitä tukevasta toiminnasta koko koulutoimessa ja sen ympärillä. Digitalisaatioon myös kuuluu näkemys mahdollisuuksista ja muutoksesta, ei esteistä tai status quosta.

Kulotuksessahan luovutaan vanhasta, jotta uusi olisi mahdollista. Siinä muutetaan toiminnan pohja ja käyttötarkoitus tukemaan uutta suuntaa. Muutos on perinpohjainen ja työ on rankkaa. Kun se kerran on aloitettu, ei voi perääntyä eikä katua. Siitähän digitalisaatiossakin on kyse: eri asteissaan tehdään asioita uudella tavalla, tehdään uusia asioita tai tehdään uusia asioita uudella tavalla. Digitalisaatio on iso valinta, joka koskettaa koko toimintaa. Viime syksyn it-päivillä Taneli Tikka julisti, että digitalisaatio ei ole uusi kattila liedellä, se on keittiöremontti. Nyt Pasi Silander sanoi, että digitalisaatio siis ei ole läppäreitä luokissa, se on pulpetiton koulu. Myös kulotus koskee koko aluetta, ei vain turhia risuja.

Helsingissä on panelistien mukaan tehty systeemistä kehittämistä, joka on kohdistunut toimintakulttuuriin ja rakenteisiin, osaamisen kehittämiseen, oppimisympäristöihin ja opetus- ja opiskelukäytänteisiin. Tämän muutoksen johtaminen on ollut ennen kaikkea ajattelun johtamista konkreettisten muutosten lisäksi – ja sitähän tarvitaan, jotta riviopettaja ei tuntisi itseänsä raatajaksi rahanalaiseksi.

Hankeviestintää somessa – KIM-hanke

By Kategoriassa organisaatioviestintä, sisällöntuotanto, sosiaalinen media, työkalut, työtavat Avainsanat , , Jätä kommentti

Hankkeiden toiminnasta voi viestiä monella eri tavalla. Yksi ääripää on tehdä rahoittajalle loppuraportti projektin päättymisen jälkeen; toinen ääri on rakentaa innolla valtava sivusto omine logoineen ja visuineen ja kaikkine somekanavineen.

Outi Tahvosen vetämässä KIM-hankkeessa on lähdetty keskitielle: on määritelty riittävä taso ja valittu kanavat sitä palvelemaan:

– Viestinnällä on kolme tarkoitusta: Raportoimme projektissa tehtyä työtä eli kerromme etenemisestä ja tuloksista tuoreeltaan. Luomme tietoisuutta hankkeesta ja siinä tehtävästä työstä tärkeän asian piirissä. Samalla myös teemme tutkimusryhmäämme ja sen taustaa tunnetuksi. Pääasiallinen käyttäjäryhmä meillä ovat hankepartnerit, mutta ihan kuka tahansa eli se kuuluisa suuri yleisö pääsee katsomaan ja kommentoimaan tekemisiämme.

Kokonaisuus on suunniteltu niin, että meillä on yksi www-sivu, jossa kerrotaan hankkeesta tiiviit taustatiedot ja perusinfo sekä upotukset muista palveluista. Sivulle vie shorturl, joka on helppo muistaa muussa viestinnässä. WWW-sivua ei ole alkurakennuksen jälkeen tarvinnut juurikaan päivitellä, sillä kaikki projektin tapahtumat raportoidaan muualla.

Sivua täydentämään ja tutkimusryhmää palvelemaan on nyt valittu Facebook ajankohtaiseen tiedotukseen, kumppaneiden kohtaamiseen ja toiminnan kehittämiseen sekä YouTube videoiden julkaisemiseen. Mietimme Twitterin käyttöä, mutta totesimme, että alan suomalaiset tekijät eivät ole siinä palvelussa – ainakaan vielä. Instagramin sijaan päätimme käyttää kuvien jakamiseen Facebookia, sillä se tarjoaa mahdollisuuden laajempaan keskusteluun. Jatkossa harkitsemme ehkä SlideSharen käyttöä diasettien jakamiseen.

Sivuja tai somea varten ei ole ’erillistä’ sisällöntuotantoa, vaan jaan projektissa syntynyttä materiaalia. Toiset sisällöt menevät julkaisuun sellaisenaan (esim. kännykkäkuvat ilman editointeja), ja toiset vaativat vähän käsittelyä: vaikkapa videoita olen tehnyt yksinkertaisesti puhumalla oman PowerPointin ja mahdolliset muut sisällöt Skype-tallenteeksi. Vaiva on sama kuin jos opettaisin tästä asiasta – periaatteessa näitä sisältöjä voisikin käyttää myös oppimateriaaleina.

Olen saanut käyttäjiltä kiittävää palautetta. Projektipartnerit ovat tyytyväisiä siihen, että tieto ja tulokset ovat tuoreeltaan saatavilla, ja sisältö onkin levinnyt verkostoissa paremmin kuin vain verkkosivuja tai väliraportteja käyttäen. Myös osallistuminen on varmasti helpompaa ja välittömämpää someympäristössä kuin virallisella foorumilla. Itselleni oli opettavaista huomata, miten hyvin Facebookia voi käyttää hankeviestinnän ja ammatillisen verkostoitumisen välineenä – meidän alallamme ja tässä hankkeessa valinnat ovat olleet toimivia.

kim-taimisto-selite

Tästä oli kyse. Kuva: KIM-hanke.

Mobiilikesäkoulu retkitunnelmissa

By Kategoriassa kehitys, koulutus, mobiili, työelämä, työtavat Avainsanat Jätä kommentti

Mobiilikesäkoulun kuudes luokka kokoontui tänään HAMKin toimipaikkaan Mustialan puistoon. Tänä vuonna kesäkoulu oli erilainen kuin ennen: alkukesän asemasta kokoonnuttiin suven päätteeksi (Mustialan 175-vuotisjuhlien vuoksi), ja tarkasti kellotettujen etukäteissuunnitelmien sijaan edettiin ad hoc -periaatteella (nyt kyseessä enemmän samanhenkisen verkoston kokoontuminen kuin hankerahoitteinen ja -raportoitava tapahtuma).

mobiilikesäkoulu-helikopterikuvausKäytännössä päivä rakentui niin, että etukäteen valittujen teemojen ympärille oli valmisteltu alustuksia tai tehtävärasteja, mutta niiden totutusta ei ollut koordinoitu millään tavalla. Mobiilikesäkoulun piknikpäivän ohjelma muodostettiin tilaisuuden aluksi: jakauduimme neljään ryhmään, jossa jokainen toi eväänsä ja nälkänsä yhteiseen kasaan. Näiden keskustelujen tulokset puolestaan koottiin yhteen tauluun, ja niiden perusteella perustettiin rastit ja joko jatkuvasti pyörivä vastaanotto (kuten matkatoimisto Some) tai täsmälliset näytökset (esim. helikopterikuvaus). Näistä suunnitelmistakin sitten poikettiin, kun tilanne sitä vaati! Itselläni esim. oli aiheena O365, mutta kun retkiviltin tienoilla ei heti ollut jonoa, lähdin itse tutustumaan muihin aiheisiin ja ihmisiin. Iltapäivällä taas sain puhua suuni puhtaaksi, kun yhtä kiinnosti tekemisessämme yhteisömanagerointi, toinen vertaili pilvi-intraratkaisuamme oman organisaationsa kuvioon ja vielä juteltiin Yammerin roolista vapaaehtoisena härpäkkeenä versus firman virallisena viestintäkanavana.

Itselleni mobiilikesäkoulun parasta antia olivat taas kerran luokkakaverit.Ja oli opettajatkin ihan jees. Ihmisten kanssa jutteleminen ja uusien näkökulmien saaminen tavanomaiseen työhönsä on kehityksen ehdoton edellytys! Konttoriin vien kaksi asiaa:

  1. osaamismerkit mobiilistrategian jalkauttamisen keinona
  2. säänmukainen työaika, jossa Suomen ilmastossa kauniina päivänä ei tarvitse tehdä töitä mutta marraskuussa voidaan painaa pidempään.

Luulen, että ensimmäinen asia on helpompi saada läpi.

Ei enää mitään papereita!

By Kategoriassa työkalut, työtavat Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

  • Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
  • Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
  • Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
  • Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
  • Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!

Näin kirjoitat napakoita postauksia blogiisi

By Kategoriassa blogit, kirjoittaminen, sisällöntuotanto, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

Lyhyestä viesti kaunis. Kirjoitan itse blogiini vain lyhyitä tekstejä: niitä on nopea tehdä ja nopea lukea.

1. Jokaisessa postauksessa on vain yksi asia.
2. Koetan parhaan kykyni mukaan tiiviiseen ilmai Tiivistän sanottavani.
3. Suunnittelen postauksen etukäteen miellekartaksi 10*10 cm:n kokoiselle muistilapulle. Siihen ei paljon mahdu.
4. Jätän vain vähän aikaa kirjoittamiselle: kirjoitan esim. ennen palaverin alkua tai ennen töihin lähtöä.
5. Pidän riman riittävän matalalla.

Tämän kirjoittamiseen ei mennyt kovin monta minuuttia. Lukemiseen vielä vähemmän, vai mitä?

Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

By Kategoriassa työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , Jätä kommentti

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

–

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.