Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.