Avainsana-arkisto: Sharepoint 2013

HAMK.fi:lle tehty pieni kasvojenkohotus

By Kategoriassa sosiaalinen media, verkkopalvelut Avainsanat , 1 kommentti

HAMKin etusivua on päivitetty. Kyseessä ei ole iso operaatio vaan pikemminkin virkistävä kasvojenkohotus, joka saa sivuston näyttämään ikäistään nuoremmalta ja korostaa parhaita piirteitä.

Sivu on entistä visuaalisempi, sillä kuvasliderin kokoa on kasvatettu ja tekstin osuutta vähennetty. Etusivulla pyörii nyt myös video (joskaan ei mobiililaitteissa). Myös muita kuva- ja tekstielementtejä on hiottu jonkin verran.

Muutoksessa on näkyvissä mobile first -suuntauksemme. Sivusto on tietysti alunperinkin rakennettu responsiivikseksi, mutta nyt ajattelua aletaan ajaa pikku hiljaa sisällöntuotantoon. (Painotus tässä sanoilla pikku hiljaa, sillä meillä on vielä pitkä matka verkkosisältöön, joka toimii kauniisti niin mobiilisti kuin perinteisellä PC:llä – jostain on aloitettava, ja me aloitimme etusivun isoimmista elementeistä.)

Luovuimme logosta

WP_20150924_007Suurin sisällöllinen uudistus on someseinän käyttöönotto. Teimme niin radikaalin tempun, että poistimme staattisen tunnuksen (eli kuvamuotoisen logon) vasemmasta yläkulmasta ja korvasimme sen #HAMK-tunnisteella. Tämän takaa aukeaa valituista sosiaalisen median palveluista filtteroitu ja moderoitu meitä koskeva sisältö. Moderointi tarkoittaa lähinnä sellaisen sisällön poistamista, joka ei liity meihin millään tavalla (esim. japanilaista rokkipumppua). Someseinä-palvelu tuli meille kehitysideana omilta opiskelijoilta. Näin vielä julkisesti kiitos aktiivisuudesta!

Toteutus Sharepointilla

Meillä on alustana SharePoint 2013. On-premises -versio mahdollistaa juuri niin paljon räätälöintiä kuin mitä haluamme. Täytyy näin julkisesti kiittää myös kollegoita, joilla on kehitysnäkemystä ja ennen kaikkea toteutusosaamista!

Sisällöt suoraan julkaisujärjestelmään ilman tekstitiedostoja

By Kategoriassa organisaatioviestintä, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Seuraava sisältö on postuumia – suorastaan vanhaa – projektiraportointia HAMIn julkisten sivujen uudistamisesta. Mutta kuranttia tavaraa edelleen.

Hämeen ammatti-instituutin julkiset verkkosivut uusittiin pari vuotta sitten. Julkaisujärjestelmän, käyttöliittymän ja ilmeen vaihdoksen yhteydessä sisällöt jäsennettiin uudestaan ja niitä myös päivitettiin toimimaan paremmin verkkosivuilla ja responsiivisesti.

Uutena toimintatapana testattiin, miten saadaan vanhasta kokonaisuudesta sisällöt siirrettyä siivoten uusille sivuille ja oikeaan yhteyteen. Väliaikaisia tekstitiedostoja ei tehty monimutkaiseen kansiorakenteeseen vaan sisällöt kirjoitettiin suoraan uusille, tyhjille sivuille, joiden jäsennys oli sovittu jo aikaisemmin ja jotka oli tehty jo valmiiksi sisällöntuotantoa odottamaan.

Käytännössä tämä tarkoitti erämaaleiriä: Oppilaitoksen koulutuspäälliköt vetäytyivät omine koneineen vanhaan savottakämppään, jossa oli sähköt saatavilla ja verkot varmistettu. Samanaikaisesti sisällöntuotannon bootcampin kanssa pidettiin tekninen käyttökoulutus, jolloin harjoituscaset olivat aitoja ja tulokset todellisia. Sivuja alettiin täyttää osittain vanhalla tekstillä ja kuvalla, osin uudella materiaalilla ja työtä jaettiin tekemisen edetessä.

Osallistujat olivat tuotantotapaan tyytyväisiä monestakin syystä.

  • Normiarjen katkaiseminen ja yhteen asiaan keskittyminen tuotti nopeammin ja harkitumpaa tulosta kuin muun työn ohella ja silloin tällöin tehden.
  • Leirillä oli riittävän paljon muita henkilöitä: asiantuntija ja vastuuhenkilö olivat saatavilla ja yhteisöllisesti saatiin monipuolinen kokonaisuus aikaiseksi.
  • Sisällön karttuessa huomattiin myös puutoksia ja päällekkäisyyksiä ja kokonaisuus hahmottui eri tavalla kuin omaa siiloa rakentaen.

Näin jälkikäteen ajatellen kertausharjoitukset eivät olisi lainkaan huono idea. Voisimme hyvin pitää puolen päivän vetäytymisen aiheen pariin – ovet avattaisiin vasta sitten, kun jokaisen sivun paikkansapitävyys ja kokonaisuuteen sopiminen olisi taas kerran yhdessä varmistettu.

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

By Kategoriassa pilvipalvelut, työkalut, työtavat Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.

Tulossa: artikkelikokoelma intran rakentamisesta SharePoint 2013 Onlineen

By Kategoriassa kehitys, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , , , , Jätä kommentti

HAMKissa on rakennettu uutta intraa täydellä teholla viimeiset kuusi kuukautta. Olemme tänään julkaisseet uuden intran kehitysversion 1.1 ja samalla siirtyneet täysin pois vanhalta Oracle-alustalta uuteen intraan, joka on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä.

Teen parhaillaan pientä e-julkaisua tähänastisesta taipaleestamme. Jo suunnittelu- ja rakennusprojekti* on ollut mittava, ja olemme oppineet paljon. Julkaisun avulla kokoamme ja dokumentoimme työtämme, ja sen avulla pääsemme myös jakamaan osan kokemuksistamme muille vastaavassa tilanteessa työskenteleville. Toivomme julkaisun myös herättävän keskustelua eli kysymyksiä, vastauksia ja vielä parempia käytäntöjä yhdessä oppimisen kautta.

Emme käsittele uuden intramme teknistä toteutusta vaan julkaisu painottuu viestinnällisiin ja toiminnallisiin näkökulmiin. Artikkelikokoelmassamme käsitellään mm. seuraavia aiheita:

  • strategian toteuttaminen uusilla työvälineillä ja toimintatavoilla
  • organisaation virallisen tiedotuksen rikastaminen sosiaalisella viestinnällä
  • uuden intran rooli opiskelijan arjessa
  • kokemuksia henkilökunnan tiimimäisestä työskentelystä
  • uuden verkkopalvelun toteuttaminen ketteränä projektina
  • uuden intran erilaiset sivustotyypit sekä responsiivinen käyttöliittymä
  • katsaus organisaatiointrojen tulevaisuuteen.

Tavoitteena on saada pdf pyöräytettyä ulos jo ensi viikon aikana. Ilmainen julkaisu löytyy viimeistään maaliskuun lopussa HAMKin julkaisujen verkkokaupasta osoitteessa hamk.fi/julkaisut sekä lyhytosoitteella hamk.fi/O365intra. Ei siis vielä!

* Nythän meillä alkaa toden teolla käyttöönotto. Se onkin sitten kokonaan toinen juttu!

HAMKin responsiiviset sivut vaiheittain

By Kategoriassa mobiili, verkkopalvelut Avainsanat , , 1 kommentti

HAMKin www-sivut on rakennettu Sharepoint 2013 On-premiseen. Työ tehtiin noin vuosi sitten – tämä postaus on projektin postuumia dokumentointia.

Ulkopuolisilta toimittajilta on responsiivisuuteen liittyen ostettu ulkoasun design, perustyylisivujen auditointi ja ylänavigaation megamenusovellus, mutta kaikki muu työ on tehty itse. HAMKin verkkotoimintojen kehittäjä onkin ollut aika lailla täystyöllistetty.

Responsiivisten sivujen toteutuksen vaiheet olivat:

  1. HTML-, CSS- ja javascript-toteutus.
    Esimerkkisivut tehtiin neljästä erityyppisestä sivusta, jotta saatiin ’puhtaat’ mallit. Niitä testattiin eri laitteilla ja selaimilla, ja testien ja kommenttien perusteella tehtiin korjaukset.
  2. Toteutus Sharepoint 2013 On-premiseen.
    Ensin tehtiin Sharepointin perustyylisivut ja sivupohjat, jotka ulkoinen toimittaja auditoi. Auditoinnilla varmistimme valintojemme olevan oikeita, sillä tekniikka oli uutta meille ja huomioon piti ottaa Sharepointin mahdollisuudet ja rajoitukset. Hyväksynnän jälkeen sivujen toiminta testattiin oikeassa ympäristössä oikeilla sisällöillä sekä eri näkymillä, laitteilla ja selaimilla. Testien jälkeen tehtiin korjaukset.
  3. Kun pohjat olivat valmiit, otettiin lapiot käteen ja siirrettiin sisällöt uuteen järjestelmään.
    Samanaikaisestihan me muutimme sivustomme jäsennyksen, joten informaatioarkkitehtuurikin tuli uusittua samassa myllerryksessä kuin julkaisujärjestelmä, ilme ja käyttöliittymä.

Sivujen responsiivinen toteutus Sharepointiin ei ole aloittelijan työtä, vaan se vaatii koulutuksen, kokemuksen ja paljon työaikaa. Työaikaa kului myös tuoreen version vuoksi: koska Sharepoint 2013 oli vuosi sitten vasta julkistettu, käytössä ei ollut valmiita ohjeita eikä parhaita käytäntöjä, joten tutkimiseen ja testaamiseen käytettiin aikaa ennen varsinaisia toteutuksia.

HAMK.fi responsiivisten amk-sivujen pienessä porukassa

By Kategoriassa kehitys, mobiili, sisällöntuotanto, työkalut, verkkopalvelut Avainsanat 4 kommenttia

​HAMKin uusien sivujen ensimmäinen osio julkaistiin 4.2.2014. Tein asiasta tiedotteen, jossa mainitsin meidän verkkopalvelumme kuuluvan ensimmäisten responsiivisten amk-sivustojen joukkoon.

Kävin ennen tiedotteen tekemistä kaikkien amkien sivut läpi. Responsiivisesti toimivat 5.2.2014 (lista aakkosjärjestyksessä)

Vielä viime syksynä responsiivisia sivustoja oli vain pari: kollega tutki asiaa opiskeluaan varten, ja juuri kukaan ei ollut siirtynyt uuteen tekniikkaan. Nyt kun muutama kuukausi on kulunut, porukassa on amkeista jo reilu neljännes.

Vieritys on jees

Sivustojen toteutuksen muutos kertoo laitteistokannan nopeasta kehityksestä ja organisaatioiden halusta olla mukana uusissa käyttötavoissa. Enää ei yritetä saada kaikkea mahtumaan yhdelle ruudulle vaan rakennetaan käyttäjän näytön koolle pinoutuvaa, koon mukaan mukautuvaa sisältöä. Vieritystä ei enää pelätä – kunhan vaan näytöllä on hahmotettava kokonaisuus.

Muuttuvat käyttötavat aiheuttavat haasteita paitsi tekniikalle myös sisällölle. Ja ennen kaikkea sisällölle: silmäiltävyys nousee suureen arvoon, kun tilaa on entistä vähemmän. Tässä meillä on vielä työtä.

Verkkopalvelu-uudistus vaiheittain

By Kategoriassa työkalut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , 3 kommenttia

HAMK on uusimassa julkisia sivujaan. Ensimmäiset osiot on julkaistu tänään: koulutusta koskevat tiedot on siivoten siirretty

  • uuteen julkaisujärjestelmään
  • uudella ilmeellä
  • uudella käyttöliittymällä
  • uudella jäsennyksellä.

Tekemistä on kieltämättä riittänyt: Koko julkinen sivusto siirretään Oracle-portaalista Sharepoint-alustalle, ja uudenlaisen tekniikan haltuunotto haukkaa kapasiteettia niin koneilta kuin ihmisiltä. Ilmeen ja käyttöliittymän kanssa otettiin iso loikka entisestä ajattelutavasta moderniin maailmaan ja digitaalisen julkaisun ideologiaan. Sivuston rakennetta muutettiin kohderyhmälähtöiseksi: nyt tarjoamme omat osiot hakijoille, opiskelijoille sekä työpaikoille ja muille kumppaneille. Rakenteen muuttuessa myös kaikki sisällöt käytiin läpi – ja tätä työtä riittää edelleen! (Oman haasteensa tähän tuo se, että HAMKissa uusitaan samanaikaisesti koulutuksen sisältöjä ja opetuksen tapoja.)

Ensimmäisessä vaiheessa julkaisimme koulutusta koskevaa sisältöä ja HAMKin yleistietoja.

Aloitimme koulutuksen tiedoista ja opiskelun käytännöistä, koska halusimme tarjota mahdollisimman paljon tietoa koulutuksesta kiinnostuneille kävijöille – kuukauden päästä alkaa ammattikorkeakoulujen yhteishaku. HAMKin yleistiedot tehtiin samaan releaseen, sillä ne olivat niin helppo ja pieni kokonaisuus. 🙂

Tällä hetkellä meillä on kaksi järjestelmää käytössä, mutta samoja sisältöjä ei rinnakkain julkaista. Toivomme tämän siirtymävaiheen jäävän mahdollisimman lyhyeksi. Seuraavaksi otamme käsittelyyn palvelujemme ja tutkimuksemme sivut, täydennyskoulutuksen tiedot sekä englanninkieliset sisällöt.

Kampuspoliisin numeroa ei kyllä sivuille ole tulossa.