Tapahtumasuunnittelun kymmenen käskyä

Henkilöstökoulutuksemme opetti minulle käytännössä kymmenen asiaa tapahtuman järjestämisestä:

  1. Määrittele tavoite: mitä halutaan saada aikaan ja miten onnistuminen mitataan?
  2. Mieti keinot: miten tavoite saavutetaan?
  3. Tutki tilanne: mitä, missä ja milloin tapahtuu?
  4. Tee suunnitelma.
  5. Tee varasuunnitelma.
  6. Toimi tilanteessa joustavasti mutta johdonmukaisesti.
  7. Tehkää yhdessä: luota ihmisiin, anna tapahtua, heittäydy mukaan.
  8. Kerää kokemukset ja muista mittarit.
  9. Arvioi onnistuminen ja ota opiksi seuraavaa kertaa varten.
  10. Toista, mutta tee paremmin.

Ihan ensimmäisenä kohtana listassa on tietysti se, että jokainen ammattilainen tekee sen, mitä osaa.

Vastaamalla voi vaikuttaa

Pidin pari viikkoa sitten verkossa alustusta blogikirjoittamiseen, ja kirjoitin tuoreita tunnelmia tähän blogiin.

Osallistujilta saatiin muodollinen palaute tällä viikolla – kiitos teille, jotka vastasitte. Palaute vahvisti mielikuvaa istunnon onnistumisesta: vastaajat olivat pääsääntöisesti tyytyväisiä sisältöön. Palautteen mukaan parantamisen varaa olisi ollut juuri osallistujien huomioimisessa.

Jälkikäteen miettien olisimme voineet koulutuksen tilaajan kanssa paitsi suunnitella myös harjoitella session yhdessä, jotta luentomaisuutta olisi älytty karsia. Istunnossa olisi voitu aktivoida osallistujia helpolla kyselyllä heti alkuun (esim. monellako on kokemusta blogin kirjoittamisesta, kommentoimisesta tai seuraamisesta) ja päättää samoin kyselyyn esim. jatkosuunnitelmista. Alustus olisi myös voinut olla tiiviimpi, valikoivampi ja lyhyempi, jotta loppuun olisi jäänyt enemmän aikaa kysymyksille ja keskustelulle. (Session lopussa kyllä mietimme sitä, missä ja miten keskustelua voitaisiin jatkaa: blogeissa, foorumeilla, verkostopalvelussa… Paikkaa ei luontaisesti tuntunut löytyvän, mikä varmaan kertoo myös osallistujien kirjavasta taustasta ja toistaiseksi olemattomasta siteestä.)

Palautteen antaminen vaikuttaa

Olen iloinen siitä, että webinaari koettiin onnistuneeksi, mutta seuraavaan istuntooni aiheesta kuin aiheesta suunnittelen ainakin yhden aktivoivan elementin. Kerron tästä kokemuksesta myös kollegalleni Vesa Vileniukselle, jonka verkkokoulutuksessa 18.11.  pohditaan, miten organisaatiot voivat sisällyttää sosiaalisen median markkinointiinsa.