Lounaslistasta tavoitteellisen toiminnan tukemiseen – intranetien tulevaisuus

Vielä jokin aika sitten organisaatioiden sisäinen viestintä oli yksisuuntaista tiedottamista, jolla pyrittiin valuttamaan kaikki operatiivisen toiminnan kannalta tärkeä asia johdolta alas yrityksen sisäisille sidosryhmille eli käytännössä työntekijöille. Intranet piti usein sisällään kattavat uutistoiminnot, mutta tietoa tallennettiin eri muodossa ja sitä luettiin vaihtelevasti.

Asiantuntijaorganisaatioiden tärkein voimavara – tieto – täytyy olla yhä paremmin ja nopeammin saatavilla, jotta kaikki organisaatioiden toiminnot voivat sitä mahdollisimman nopeasti hyödyntää. Tätä varten myös organisaatioiden sisäinen viestintä on joutunut muuttamaan toimintamallejaan tiedon tallentamisesta tiedon jakamiseen ja sen hyödyntämiseen. On tullut aika osallistaa joka ikinen sisäinen ja ulkoinen sidosryhmä tekemään liiketoiminnasta ja organisaatioiden toiminnasta kannattavampaa ja kilpailukykykyisempää. Työpaikan pitäisi olla yksi iso tiedonjakoyhteisö, joka laajenee myös oman organisaation ulkopuolelle.

Tuloksia voidaan saavuttaa, kun keskitetään tietovirrat paikkoihin, joissa niiden saatavuus on

  • päätelaiteriippumatonta (pilvessä)
  • intuitiivista (pohjautuen esim. vapaa-ajalta tuttuihin some-työkaluihin)
  • elävää (esim. videoiden muodossa)
  • läpinäkyvää (esim. bisnesjärjestelmien integraatioilla).

Uudet toimintaideat, järjestelmät ja palvelut mahdollistavat tehokkaan viestinnän ja parantavat yritysten kilpailukykyä. Ne ovat tulevaisuuden intranettien erottamaton osa ja ehdoton ydin. Järjestelmät ovat kuitenkin vain mahdollistajia. Organisaation pitääkin järjestelmäkehityksen jatkoksi ja osana ’intranetin jalkautusta’ muuttaa toimintakulttuuriaan ja johtaa tietotyön tekemistä haluttuihin suuntiin.

Teksti on tiivistelmä VisualWebin pääarkkitehti Jyrki Juutin ja myyntijohtaja Olli Karin kirjoittamasta artikkelista ”Intranet-järjestelmien tulevaisuus”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

HAMKin uuteen intraan räätälöitiin responsiivinen käyttöliittymä

HAMKin intranet on rakennettu Sharepointin ja Yammerin yhdistelmäksi ja se toimii kolmella tavalla:

  1. perinteisenä intrasivustona, jossa julkaistaan pysyväisluonteista tietoa,
  2. henkilöstön ja opiskelijoiden vuorovaikutteisena viestintäkanavana sekä
  3. ryhmä- ja projektityöskentelyn alustana.

Suunnittelussa on otettu huomioon intran käyttö erilaisilla laitteilla aina älykännyköistä suurinäyttöisten puhelinten, tablet-laitteiden ja läppäreiden kautta perinteisiin pöytäkoneisiin.

Käyttöä miettiessämme intran sisältöarkkitehtuuri ja tiedon löydettävyys nousivat selkeästi ulkoasua tärkeämmiksi tavoitteiksi. Lisäksi halusimme noudattaa Microsoft-suositusta ja rakentaa palveluun pelkistetyn ulkoasun ja keskittyä hyviin toiminnallisuuksiin sekä palvelevaan sisältöön. Tavoitteena oli hyödyntää mahdollisimman kattavasti SharePoint 2013 Online -tuotteen valmiita vakiomalleja ja toimiviksi todettuja elementtejä. Microsoft tekee pilvipalvelun erityyppiset päivitykset ilman erillisiä ilmoituksia SharePoint Onlinea käyttäville organisaatioille. Automaattiset päivitykset voivat tuoda isojakin haasteita räätälöinneille, sillä ne saattavat rikkoa jotain. Tämän takia on tärkeä, että räätälöinnit on toteutettu mahdollisimman pitkälle vakiotoiminnallisuuksiin nojaten.

Microsoftin vakioteemat eivät kuitenkaan riittäneet meille haluamamme ulkoasun ja toiminnallisuuden saamiseksi. Kävimme erityisen tarkasti läpi räätälöityjen toiminnallisuuksien tarvetta, joista osa oli vanhoissa portaaleissa toimiviksi ja tarpeellisiksi todettuja komponentteja. Suunnittelimme toimittajamme kanssa toiminnallisuudet ja tehtävät räätälöinnit nojaten mahdollisimman paljon palvelun vakio-ominaisuuksiin. Niiden lisäksi tuotiin seuraavia räätälöityjä elementtejä: ylänavigaatio, yhteiset tiedotteet, välilehdet sekä Yammer-upotus.

Responsiivisuudesta on jo kehittymässä web-standardi, ja HAMK kehitti omat julkiset sivunsa toimimaan responsiivisesti vuosien 2012-2013 aikana – nyt oli intran vuoro. SharePoint Online ei ole oletuksena responsiivinen, joten mobiiliystävälliseksi muuttaminen edellytti räätälöintiä. Asemoimme SharePointin sisältöalueita uudelleen CSS-tyylien kautta: responsiivinen toteutuksemme käyttää kaikkia täysversion elementtejä eli sitä varten ei ole toteutettu mitään ylimääräistä. Laitekanta muuttuu nykypäivänä kovalla vahdilla, ja on vain ajan kysymys, koska introja aletaan suunnitella kokonaan ”mobile first” -idealla, ja milloin SharePoint Online tarjoaa resposiivista käyttöliittymä oletusominaisuutena.

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamista artikkeleista ”Uuden intran käyttöliittymän räätälöidyt elementit”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uusi intra ketteränä projektina

HAMKin uusi intra on ensimmäinen organisaatiossa enimmäkseen ketterällä menetelmällä toteutettu, kattava tietojärjestelmähankinta. Edelliset intranetit oli toteutettu ajan tavan mukaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Ketterässä mallissa tärkeiksi käytännöiksi ovat osoittautuneet

  • selkeä tuoteomistajuus ja johdon sitoutuminen päätöksentekoon,
  • vaiheistetut ja realistiset tuoteversiot selkeine rajauksineen,
  • tehtävien hallinta ja arviointi kehitysjaksoissa,
  • hankinnat minikilpailutuksina puitesopimuksien kautta,
  • ripeä kehitystahti ja laaja-alainen tiimityö yli yksikkörajojen.

Uudenlaisella toimintatavalla olemme tyytyväisiä mm. seuraaviin asioihin:

  • Pystymme priorisoimaan tavoitteita ja toimeksiantoja entistä paremmin ja saamme osakokonaisuuksia suhteellisen ripeästi aikaan vaiheistamalla työtämme.
  • Valmiista työstä saatu palaute sallii suunnitelmien muuttamisen ja nopeiden korjausten tekemisen, ja jos olemassa olevaan kontekstiin on helppoa lisätä uutta sisältöä tai toiminnallisuutta.
  • Olemme myös huomanneet, että loppukäyttäjät ymmärtävät ’valmista’ tuotetta paremmin kuin abstrakteja suunnitelmia – joskin heidän odotuksensa ’lopullisesta’ voivat myös olla hyvinkin erilaisia!
  • Parhaimmillaan projektityöskentelyssä on selkeä roolitus, ja tehtävät saa hyvällä tavalla ajalliseen ja sisällölliseen järjestykseen.
  • Olemme löytäneet tätä projektimallia ja uudenlaista työntekoa tukemaan joustavia, selainpohjaisia sovelluksia ja työvälineitä, ja uudenlainen työskentely on mahdollistanut uuden oppimisen ja osaamisen kehittymisen.

Projektin toteuttamisen mallista riippumatta uuden sukupolven työkalu on iso haaste old school -organisaatiolle niin teknisesti, konseptin tasolla, toimintakulttuurissa ja johtamisen osalta. Käyttäjillä on halu pitää vanhoista toimintatavoista kiinni, joten muutoksen aloittamisessa ja osaamisen ja halun aikaansaamisessa keskeistä on perehdytys, koulutus ja tuki. Samoin kuilu edelläkävijöiden ja tavallisten käyttäjien välillä pitää silloittaa johtamisella. Toimintakulttuurin muutos on paljon haasteellisempi asia kuin tekniset toteutukset – mutta myös palkitsevampi.

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Uuden intran toteuttaminen ketteränä projektina”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.