Aihearkisto: organisaatiokulttuuri

Brändinrakennuksen alkeet

By Kategoriassa identiteetti, organisaatiokulttuuri, sosiaalinen media, työelämä Avainsanat , , , Jätä kommentti

Meillä on tänään HAMKin henkilökunnan yhteinen koulutus- ja työskentelypäivä. Meille kävi yksi opiskelijamme puhumassa somesta sekä henkilö- ja organisaatiobrändistä. Puhujalla oli neljä pääväitettä:

  1. Osaaminen. Mimmi väitti itsevarmasti, että verkko-osaaminen ja somen  ymmärtäminen ovat nykyajan välttämättömiä työtaitoja. Tarvitaan paitsi teknistä osaamista myös verkko- ja medianlukutaitoa ja  ymmärrystä brändien rakentumisesta. Uusi teknologia rakentuu aina edellisen käytännön päälle, joten kärryillä on syytä pysytellä, ettei käy kuin  entiselle mummolle kaukosäätimen kanssa. (Jäi ohjelmat näkemättä.)
  2. Brändi. Brändi on muiden käsitystä meistä. Se, mitä muut ihmiset minusta ajattelevat vaikuttaa kuitenkin eniten minuun ja toimintamahdollisuuksiini. Ammattilaisen on aktiivisesti otettava ohjat käsiinsä ja kerrottava muille, millainen on tai ei ole, kuului vaatimus. Brändinrakennus (anteeksi  ruma sana) ei ole vain isojen firmojen asia.
  3. Ihmiset ovat mielenkiintoisempia kuin organisaatiot. Hyvä henkilöbrändi vetää enemmän puoleensa kuin kasvoton organisaatiobrändi. Tähän perustuu työntekijälähettilyys (anteeksi toinen ruma sana). Tuli ihan itse mieleen ilman alleviivausta, että varsinkin korkeakoulussa se osaaminen ja pääoma on meissä työntekijöissä ja koko koulun maine rakentuu meidän jokapäiväisestä tekemisestämme.
  4. Oma vastuu. On aina minun vallassani, miten missäkin tilanteessa toimin tai mitä esim. somessa jaan. Koskaan en voi hallita tilannetta sataprosenttisesti, mutta käytössäni on aina enemmän kuin nolla prosenttia tilaa toimia. Minä itse teen päätökseni, väitti opiskelija nuoruuden kokemuksella.

Ei voi olla eri mieltä. Luulisi, että Katleena Kortesuo tietää, mistä puhuu.

Yhteistä aikaa osaamismerkeille

By Kategoriassa kehitys, koulutus, organisaatiokulttuuri Avainsanat , Jätä kommentti

Meillä on huomenna koko henkilökunnan koulutuspäivä. Tälle kampukselle kerääntyy vajaat viisisataa ihmistä, ja iltapäivän teemana ovat osaamismerkit. Olemme suunnitelleet toistakymmentä eri työpajaa, joissa keskitytään eri aiheisiin aina esimiestyöstä tiedonkäyttöön. Mulla on vastuullani yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkit eli käytännössä O365-palvelu (OneDrive, Skype, Outlook, SharePoint), Yammer ja tietosuoja.

Toimintakonsepti on yksinkertainen (ainakin näin etukäteen kuvitellen): Jokaiselle työpajalle on varattu tunti aikaa. Osallistujat ovat etukäteen ilmoittautuneet niihin osaamismerkkipajoihin, joista haluavat merkin suorittaa. Jokaisessa pajassa on kaksi vetäjää, jotka alustavat lyhyesti aiheeseen, mahdollisesti ohjeistavat tai demoavat suoritusta ja sitten päästävät ihmiset työskentelemään itsenäisesti. Vetäjät myös vastailevat kysymyksiin ja auttavat kiperissä kohdissa, mutta eivät tietenkään anna etukäteen oikeita vastauksia tai tee merkkinäyttöä kenenkään puolesta.

Osaamismerkkipajan tärkein tehtävä on tuoda tärkeää aihetta esiin, antaa ihmisille aikaa työkalun oppimiseen ja ennen kaikkea jo opitun näyttämiseen. Mikä on myös tärkeää: työpajojen vetäjät kirjaavat kysymyksiä ja kuullostelevat fiiliksiä, jotta pystymme mm. korjaamaan käsityksiämme, kehittämään ohjeistuksiamme ja rakentamaan vertaistukiverkostoa.

Meillä on tavoitteena, että käytännössä koko henkilökunta suorittaa yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkit. Kun työkalut ovat hallussa ja yhteistyön toimintaperiaate tuttu, on toimintakulttuurin muuttaminenkin mahdollista. Meillä on kouluorganisaationa ehkä vähän historiallisena taakkana näkemys yksittäisestä asiantuntijasta supersankarina, vaikka toimintakulttuuri onkin kehittynyt yhteiseen tekemiseen ja esim. tiimiopettajuuteen. Yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkit korostavat nimenomaan jaettua vastuuta ja ryhmätyötä, ei niinkään yksilöllistä huippuosaamista.

Työpajojen vetäjät kyllä hallitsevat suvereenisti omat alueensa. Taidankin viedä osaamismerkkiohjausryhmään ehdotuksen seuraavan tason merkeistä: kun nykymerkit on meillä itsenäisiä osaajia (taso 3), niiden kouluttajat ja suunnittelijat saisivat astetta paremman prenikan astetta vaativammasta suorituksesta. Niin että sitä odotellessa kiitos teille kollegoille, jotka huomenna vedätte osaamismerkkipajat ja tuotte tuliaisiksi hyvät kehittämisideat!

Onko digitalisaatio kulotusta?

By Kategoriassa kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , 1 kommentti

ITK-päivien yhdessä foorumissa keskusteltiin digitalisaation johtamisesta. Äänessä olivat Helsingin koulutoimesta Liisa Pohjolainen, Marjo Kyllönen ja Pasi Silander, ja myös yleisöstä tuli muutama kysymys. Yksi niistä herätti ajatuskulun, joka johti vertauskuvaan kulotuksesta.

Yleisökysymys kuului: Miten Helsingissä on saatu liekki syttymään ja palamaan? Panelistien mukaan mitään nopeata konstia ei siihen ollut ollut, vaan sytyttely on ollut määrätietoista ja johdettua. Alun pienistä kipinöistä on kasvanut nuotio, jota pitää edelleenkin jatkuvasti syöttää ja suorastaan vahtia, että se ei pääse hiipumaan saati sammumaan.

Panelistit lopettivat palopuheen tähän, mutta oma ajatus jatkui. Voisiko digitalisaation metaforana toimia kulotus?

Digitalisaatio on panelistien mukaan ajattelun uusimista, toiminnan muutosta, tiedon käsitteen uudelleen määrittelyä ja pedagogiikan vaihdosta. Tavoitteena on hyvä oppiminen, ja teknologia mahdollistaa sen täysin toisella tavalla kuin tähän saakka. Kyse ei ole oppimisen kohdalla robotisoinnista vaan uudenlaisesta ajattelusta ja sitä tukevasta toiminnasta koko koulutoimessa ja sen ympärillä. Digitalisaatioon myös kuuluu näkemys mahdollisuuksista ja muutoksesta, ei esteistä tai status quosta.

Kulotuksessahan luovutaan vanhasta, jotta uusi olisi mahdollista. Siinä muutetaan toiminnan pohja ja käyttötarkoitus tukemaan uutta suuntaa. Muutos on perinpohjainen ja työ on rankkaa. Kun se kerran on aloitettu, ei voi perääntyä eikä katua. Siitähän digitalisaatiossakin on kyse: eri asteissaan tehdään asioita uudella tavalla, tehdään uusia asioita tai tehdään uusia asioita uudella tavalla. Digitalisaatio on iso valinta, joka koskettaa koko toimintaa. Viime syksyn it-päivillä Taneli Tikka julisti, että digitalisaatio ei ole uusi kattila liedellä, se on keittiöremontti. Nyt Pasi Silander sanoi, että digitalisaatio siis ei ole läppäreitä luokissa, se on pulpetiton koulu. Myös kulotus koskee koko aluetta, ei vain turhia risuja.

Helsingissä on panelistien mukaan tehty systeemistä kehittämistä, joka on kohdistunut toimintakulttuuriin ja rakenteisiin, osaamisen kehittämiseen, oppimisympäristöihin ja opetus- ja opiskelukäytänteisiin. Tämän muutoksen johtaminen on ollut ennen kaikkea ajattelun johtamista konkreettisten muutosten lisäksi – ja sitähän tarvitaan, jotta riviopettaja ei tuntisi itseänsä raatajaksi rahanalaiseksi.

HAMKissa otettu käyttöön henkilöstön osaamismerkit

By Kategoriassa kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut Avainsanat , , , 1 kommentti

Meillä HAMKissa on otettu käyttöön henkilökunnan osaamismerkit. Osaamismerkeillä tunnistetaan ja tunnustetaan taitoja ja kannustetaan oman osaamisen kehittämiseen.

Meillä merkeillä myös suunnataan osaamista haluttuun suuntaan. HAMKin strategia painottaa mm. digitaalisuutta ja yhteisöllisyyttä, ja ensimmäinen osaamismerkkikokonaisuutemme onkin nimeltään ”yhteisöllisen työskentelyn osaaja”. Käytännössä merkit sisältävät O365-työkalujen yhteistä käyttöä, sillä me toimimme Microsoftin pilvessä.

Yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkkiin kuuluvat seuraavat osat, joista suoritetaan vähintään viisi:

  1. Yhteisöllisen viestinnän osaaja (Yammer)
  2. Dokumenttien yhteisöllisen työstämisen osaaja (OneDrive for Business ja tiimin työtilan tiedostokirjasto)
  3. Verkkotapaamisten osaaja (Skype for Business)
  4. Yhteisen ajan hallinnan osaaja (Outlook-kalenteri)
  5. Tiimin työtilojen osaaja (HAMKin Sharepoint tai eDuuni)
  6. Ammatillinen someosaaja (vapaavalintaiset sosiaalisen median palvelut)
  7. Pilvipalvelun tietosuojan osaaja

Suunnitelmissa on, että koko henkilökunta suorittaa yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkin. Ensimmäiset ovat merkkinsä jo ansainneet: toiset heittämällä ja toiset uutta opettelemalla – juuri niin kuin oli suunniteltukin. Piilo-opetussuunnitelma ei ole kovin piilossa tässä!

Työpaikan pitää mahdollistaa oppiminen

By Kategoriassa kehitys, organisaatiokulttuuri, työelämä Avainsanat , , , Jätä kommentti

Kone tekee väsymättä toistuvia tehtäviä, joiden tulemat on määritelty ennalta. Se on sen ominaisuus.

Ihminen on parhaimmillaan työssä, joka vaatii arviointikykyä, asioiden hahmottamista, päätösten tekoa, tunneälyä ja yhteisöllisyyttä. Se on sen ominaisuus – lahja tai taakka.

Uusi työ edellyttää ihmiseltä oppimista, ja organisaatiot muuttuvat tämän kautta. Organisaation kulttuurin ja rakenteiden pitää kannustaa ihmistä käyttämään taitojaan jatkuvaan kehittymiseen ja kehittämiseen. Työpaikalla saadaan ihmisestä paras irti, kun

  1. luodaan yhteisöjä
  2. mahdollistetaan oppiminen ja oppimisen oppiminen
  3. varaudutaan tulevaisuuden tarpeisiin
  4. kehitetään kehitysasenne.

1. Ohjeiden noudattamisen aika on ohi. Uudessa työssä ihmisten pitää suorittamisen sijaan osallistua yhdessä muiden kanssa. Yksilö voi olla tehopakkaus, mutta uuden luominen ja innovaatio vaativat erilaisen osaamisen yhteentörmäystä, tavoitteellista yhteistyötä ja ihmisten välistä viestintää.

2. Ennen vanhaan työ perustui kiinteisiin tietovarantoihin, sovittuihin menetelmiin ja tehokkuuden kasvattamiseen toistolla, prosessiparannuksilla ja ajanhallinnalla. Uusi työ vaatii ketterää oppimista, vaikuttavuutta ja uudenlaisia prosesseja. Työn tekijöiden pitää olla itseohjautuvia oppijoita, ja työpaikan pitää tarjota tuuli siipien alle. Organisaatiokulttuurin tulisikin

  • suosia työnteon avaamista (eli keskeneräisen näyttämistä)
  • auttaa oppimaan työssä ja työstä
  • ylittää rajoja ja altistaa uudelle
  • tehdä tila ja antaa tilaa yhteiselle oppimiselle.

3. Kukaan ei tiedä, mitä taitoja milläkin alalla tulevaisuudessa tarvitaan. Ainoa keino nähdä eteenpäin on seurata yleisiä trendejä ja ennusteita, oman alan kehitystä ja teknologioiden ja toimintatapojen muutoksia sekä arvioida niiden yhteisvaikutuksia omaan firmaan ja omaan itseen.

4. Kehittävä ote ja joustava asiantuntemus kuullostavat kirosanoilta – niin kuin muuttuva toimintaympäristö, mutta ilman oman toiminnan jatkuvaa arviointia ja parantamista osaaminen vanhenee ja toimintatavat jarruttavat. Organisaatiokulttuuri vaikuttaa ihmisen toimintaan ja työn tuloksiin: jähmettynyt ja lannistava ympäristö ei kannusta parhaan tekemiseen.

Kurssitukset ja koulutukset eivät ole ratkaisu ajantasaiseen ja oikeaan osaamiseen. Tarvittavin oppiminen tulee oikeassa tilanteessa jatkuvalla yhteistyöllä ja yhteisellä osallistumisella. Vastuu tästä on sekä työn teettäjällä että sen tekijällä.

Postaus on valikoitu ja tiivistetty tulkinta Sahana Chattopadhyayn artikkelista Workplace Learning in a World ”Beyond Automation”. Painotus ja käännös omani.

Viisi hyvää tapaa käyttää Yammeria

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Viime viikolla listasin viisi Yammer-erhettä parilta ensimmäiseltä käyttökuukaudeltamme. Niiden vastapainoksi kyselimme käyttäjiltä viittä parasta käyttökokemusta tai syytä siirtyä firmasomeen. Ensimmäinen lista tässä:

  1. Innostu ja innosta työkaverisi yli yksikköjen.
  2. Löydä ne henkilöt, jotka jakavat intohimosi.
  3. Hanki järjestämällesi kurssille/tapahtumalle/julkaisulle ansaittu näkyvyys.
  4. Jaa hyvät käytänteet.
  5. Opi opiskelijoilta ja työkavereista heitä seuraamalla.

Mikä on sun listasi?

Tikkalirusta tali-irkkuun – Tikkurilan vappulehti täytti 18 vuotta

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työelämä Avainsanat , , Jätä kommentti

Edellisessä työpaikassani Tikkurila Oy:ssä aloitettiin vappulehtiperinne 18 vuotta sitten. Tiedän, kun olin itse perustamassa Susisatsia eli pieleen mennyttä valmistuserää. Muistan, kun aloitettiin ideointi pienellä porukalla konttorin käytävällä, siirryttiin työpäivän jälkeen työkaverin kotiin jatkamaan hihitystä ja kirjoitettiin kieli poskessa parodiaa ajan ilmiöistä ja tehtaan tapahtumista, pilkattiin organisaatioliturgiaa ja pörssitiedotteita. Simalla ja sukkahousuillakin oli jossain vaiheessa osuutta asiaan eikä me lupaa kysytty keneltäkään, saako tällaista tehdä.

Tällaista on tehty jo kohta kaksi vuosikymmenta: Susisatsi täyttää tänä vappuna 18 vuotta. Entiset työkaverit lähettävät mulle edelleen joka vuosi tuoreen satsin pilallista tavaraa. Tässä ote, joka pätee muuhunkin konttoriin kuin Keravanjoen kupeeseen:

Uusia tiloja monitilatoimistoon

  • Raivotila on pehmustettu soppi.
  • Perätila on ääni- ja hajueristetty nurkkaus.
  • Sikatilassa voi harjoittaa seksuaalista ahdistelua.
  • Luomutilassa voit työskennellä hamppumatolla.
  • Viinitila on käytettävissä vain perjantai-iltapäivisin.
  • Olotilassa ”voe olla tae olla olemata”.
  • Jos vessaan on liian pitkät jonot, voit käyttää Hätätilaa.
  • Mielentila on varattu sisäistä tutkiskelua varten.
  • Alennustila on varattu myynninjohdolle strategisia pohdiskeluja varten.
  • Sen välittömässä läheisyydessä on analyyttiselle osastolle varattu Laskutila.
  • Käymistila ja Poikkeustila ovat lyhyitä palavereita ja Nykytila taktisia ad hoc -sessioita varten.
  • Sotatilassa työkaverit voivat selvitellä keskinäisiä ongelmiaan.

P.S. Tikkaliru oli ensimmäisen Susisatsin anagrammiristikossa, sen ratkaisuvihjeenä oli ’lintuvirtsa’. Tali-irkku puolestaan oli ’ylipainoinen irlantilainen’. Mitähän muuta siinä ristikossa oikein olikaan…

Miten viestintä vaikuttaa firman tulokseen?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, organisaatioviestintä Avainsanat , , , Jätä kommentti

Jos työyhteisön viestintää ei mielletä tiedottajan lähettämiksi to all -sähköposteiksi, se nähdään usein aineettomana, mittaamattomana, saavuttamattomana, määrittelemättömänä, johtamattomana, tavoitteettomana ja epämääräisenä ja jotenkin vaan tapahtuvana asiana.

Hanna Salminen on toista mieltä. Hän listasi #intranetwork-tapahtumassa tusinan asiaa, joihin strategisella vuoropuhelulla (eli ’viestinnällä’) vaikutetaan. Nämä kaikki puolestaan näkyvät suoraan organisaation toiminnassa ja tuloksessa:

  • sujuvat työprosessit
  • työturvallisuus
  • asioiden loppuun saattaminen
  • luottamus ja tehokkuus
  • identiteetin rakentuminen
  • ilmapiiri
  • yhteisöllisyys, oppiminen ja tiedonjako
  • työn mielekkyys ja työhyvinvointi
  • uskallus kokeilla ja epäonnistua
  • päätösvalta ja toiminnan läpinäkyvyys
  • työnantajakuva ja maine
  • aineeton ja inhimillinen pääoma.

Miten organisaation viestintä voisi olla viestintäyksikön vastuulla?

Kuuntele ja katsele Hanna Salmisen puheenvuoro.

Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.