Valkuaisfoorumi verkottaa ihmisiä ja asioita

Valkuaisfoorumi on hanke, joka rakentaa yhteistyöverkostoa yrittäjien, tutkijoiden, opettajien, tuottajien, kauppiaiden ja käyttäjien välille. Hankkeen www-sivustolla on kolme päätehtävää:

  1. kerätä tietoa
  2. jakaa tietoa
  3. tuoda aihetta ja tekijöitä näkyviin.

Sivuston ytimenä on HAMKin palvelimelle rakennettu www-paketti, joka kertoo taustat ja tulevat, säilyttää aineiston ja kokoaa toiminnan. Sivuston kylkeen on rakennettu täysin avoin Facebook-sivusto, jonka päärooli on aktivoida keskusteluun. Twitterin kautta hanke jakaa tiivistä tietoa ja ohjaa tarkemman infon lähteille. Flickrin albumeihin tallennetaan sivustoa tukeva kuva-aineisto, jotta valokuvia olisi helppoa varastoida, ryhmitellä, jakaa ja käyttää. Blogissa puolestaan pidetään asiantuntijatreffit, joilla kysyjät ja vastaajat kohtaavat.

Sivustoa päivittää projektipäällikkö Katariina Manni oman työnsä ja muilta saamansa aineiston pohjalta: – Kaikki sisältö tulee hankkeen toiminnasta eli tässä ei ole ylimääräistä tuotantokierrosta tai viestien väkisin vääntämistä! Näen niin, että asioiden näkyväksi tekeminen on osa projektipäällikön jokapäiväistä työtä: se on palveluamme käyttäjille – ja asioiden jäsentämistä ja dokumentoimista myös itselle. Minusta sivustoa on kivaa työstää, ja sen hyödynnettävyys paranee säännöllisten päivitysten myötä jatkuvasti. Somekanavilla onkin useampia päivittäjiä, joten yksin en tätä työtä tee. Kokonaisuudesta on tullut kiittävää palautetta: aihe on näkyvissä, työmme löydettävissä ja tulokset hyödynnettävissä.

valkuaistyokalupakki

Työkaluja valkuaisomavaraisuuden edistämiseen. Kuva: Valkuaisfoorumi.

Hankeviestintää somessa – KIM-hanke

Hankkeiden toiminnasta voi viestiä monella eri tavalla. Yksi ääripää on tehdä rahoittajalle loppuraportti projektin päättymisen jälkeen; toinen ääri on rakentaa innolla valtava sivusto omine logoineen ja visuineen ja kaikkine somekanavineen.

Outi Tahvosen vetämässä KIM-hankkeessa on lähdetty keskitielle: on määritelty riittävä taso ja valittu kanavat sitä palvelemaan:

– Viestinnällä on kolme tarkoitusta: Raportoimme projektissa tehtyä työtä eli kerromme etenemisestä ja tuloksista tuoreeltaan. Luomme tietoisuutta hankkeesta ja siinä tehtävästä työstä tärkeän asian piirissä. Samalla myös teemme tutkimusryhmäämme ja sen taustaa tunnetuksi. Pääasiallinen käyttäjäryhmä meillä ovat hankepartnerit, mutta ihan kuka tahansa eli se kuuluisa suuri yleisö pääsee katsomaan ja kommentoimaan tekemisiämme.

Kokonaisuus on suunniteltu niin, että meillä on yksi www-sivu, jossa kerrotaan hankkeesta tiiviit taustatiedot ja perusinfo sekä upotukset muista palveluista. Sivulle vie shorturl, joka on helppo muistaa muussa viestinnässä. WWW-sivua ei ole alkurakennuksen jälkeen tarvinnut juurikaan päivitellä, sillä kaikki projektin tapahtumat raportoidaan muualla.

Sivua täydentämään ja tutkimusryhmää palvelemaan on nyt valittu Facebook ajankohtaiseen tiedotukseen, kumppaneiden kohtaamiseen ja toiminnan kehittämiseen sekä YouTube videoiden julkaisemiseen. Mietimme Twitterin käyttöä, mutta totesimme, että alan suomalaiset tekijät eivät ole siinä palvelussa – ainakaan vielä. Instagramin sijaan päätimme käyttää kuvien jakamiseen Facebookia, sillä se tarjoaa mahdollisuuden laajempaan keskusteluun. Jatkossa harkitsemme ehkä SlideSharen käyttöä diasettien jakamiseen.

Sivuja tai somea varten ei ole ’erillistä’ sisällöntuotantoa, vaan jaan projektissa syntynyttä materiaalia. Toiset sisällöt menevät julkaisuun sellaisenaan (esim. kännykkäkuvat ilman editointeja), ja toiset vaativat vähän käsittelyä: vaikkapa videoita olen tehnyt yksinkertaisesti puhumalla oman PowerPointin ja mahdolliset muut sisällöt Skype-tallenteeksi. Vaiva on sama kuin jos opettaisin tästä asiasta – periaatteessa näitä sisältöjä voisikin käyttää myös oppimateriaaleina.

Olen saanut käyttäjiltä kiittävää palautetta. Projektipartnerit ovat tyytyväisiä siihen, että tieto ja tulokset ovat tuoreeltaan saatavilla, ja sisältö onkin levinnyt verkostoissa paremmin kuin vain verkkosivuja tai väliraportteja käyttäen. Myös osallistuminen on varmasti helpompaa ja välittömämpää someympäristössä kuin virallisella foorumilla. Itselleni oli opettavaista huomata, miten hyvin Facebookia voi käyttää hankeviestinnän ja ammatillisen verkostoitumisen välineenä – meidän alallamme ja tässä hankkeessa valinnat ovat olleet toimivia.

kim-taimisto-selite

Tästä oli kyse. Kuva: KIM-hanke.

#yritys on todempi kuin @yritys

Luin Kirsi Pihan Rytmihäiriön. Kirja julistaa toimintaympäristön ja sen rytmin muutosta: nyt on toimittava nopeammin ja suoremmin kuin ennen; nyt on elettävä tilanteissa ja tartuttava mahdollisuuksiin; nyt on luovuttava hallinnan illuusiosta. Nyt on vaikutettava viestinnällä.

Pihan mukaan huomio = maine. Yrityksen suurin maineriski on maineettomuus. Mainetta voi saavuttaa vain, kun osallistuu keskusteluun aidosti ja sen rytmissä. Aitous tarkoittaa Pihalle myös inhimillisyyttä eli ihmisen ääntä organisaatioliturgian sijaan.

Olen ihan samaa mieltä. Yhden viestityn brändin, valitun totuuden ja kontrolloidun tiedotuksen sijaan tarvitaan tarinoita, näkökulmia ja vuorovaikutusta. Yritys rakentuu moniäänisesti, ei yhdestä hallitusta totuudesta. Yrityksen ydinviesti toki on edelleen olemassa, ja se onkin identiteetin sisin. Ydinviestin on oltava totta, kiinnostava ja merkittävä, jotta siihen voidaan ja halutaan tarttua.

#HAMK on todempi kuin @HAMK_UAS. Kumpaakin tarvitaan, ja kummankin rakentamiseen pitää osallistua myös organisaation sisältä.

 

Kirsi Piha: Rytmihäiriö. Tartu mahdollisuuksiin tai kuole. Talentum Pro, Helsinki 2015.

Sisällöt suoraan julkaisujärjestelmään ilman tekstitiedostoja

Seuraava sisältö on postuumia – suorastaan vanhaa – projektiraportointia HAMIn julkisten sivujen uudistamisesta. Mutta kuranttia tavaraa edelleen.

Hämeen ammatti-instituutin julkiset verkkosivut uusittiin pari vuotta sitten. Julkaisujärjestelmän, käyttöliittymän ja ilmeen vaihdoksen yhteydessä sisällöt jäsennettiin uudestaan ja niitä myös päivitettiin toimimaan paremmin verkkosivuilla ja responsiivisesti.

Uutena toimintatapana testattiin, miten saadaan vanhasta kokonaisuudesta sisällöt siirrettyä siivoten uusille sivuille ja oikeaan yhteyteen. Väliaikaisia tekstitiedostoja ei tehty monimutkaiseen kansiorakenteeseen vaan sisällöt kirjoitettiin suoraan uusille, tyhjille sivuille, joiden jäsennys oli sovittu jo aikaisemmin ja jotka oli tehty jo valmiiksi sisällöntuotantoa odottamaan.

Käytännössä tämä tarkoitti erämaaleiriä: Oppilaitoksen koulutuspäälliköt vetäytyivät omine koneineen vanhaan savottakämppään, jossa oli sähköt saatavilla ja verkot varmistettu. Samanaikaisesti sisällöntuotannon bootcampin kanssa pidettiin tekninen käyttökoulutus, jolloin harjoituscaset olivat aitoja ja tulokset todellisia. Sivuja alettiin täyttää osittain vanhalla tekstillä ja kuvalla, osin uudella materiaalilla ja työtä jaettiin tekemisen edetessä.

Osallistujat olivat tuotantotapaan tyytyväisiä monestakin syystä.

  • Normiarjen katkaiseminen ja yhteen asiaan keskittyminen tuotti nopeammin ja harkitumpaa tulosta kuin muun työn ohella ja silloin tällöin tehden.
  • Leirillä oli riittävän paljon muita henkilöitä: asiantuntija ja vastuuhenkilö olivat saatavilla ja yhteisöllisesti saatiin monipuolinen kokonaisuus aikaiseksi.
  • Sisällön karttuessa huomattiin myös puutoksia ja päällekkäisyyksiä ja kokonaisuus hahmottui eri tavalla kuin omaa siiloa rakentaen.

Näin jälkikäteen ajatellen kertausharjoitukset eivät olisi lainkaan huono idea. Voisimme hyvin pitää puolen päivän vetäytymisen aiheen pariin – ovet avattaisiin vasta sitten, kun jokaisen sivun paikkansapitävyys ja kokonaisuuteen sopiminen olisi taas kerran yhdessä varmistettu.

Yammerin käytön viisi virhettä

Meillä on valittu Yammer organisaation yhteisen viestinnän välineeksi. Yammer otettiin käyttöön maaliskuussa, joten nyt ollaan harjoiteltu uudenlaista viestimisen tapaa reilut pari kuukautta.

Loikka vanhoista toimintatavoista uuteen työn tekemiseen on valtava, ja alkuvaiheessa meille kaikille tapahtuu virheitä. Suurin osa mokista johtuu siitä, että ei ole tiedetty, miten pitää toimia eikä siis koskaan luettu ohjeita, osa fiboista on tehty kiireessä tai onpa painettu väärää nappiakin. Kokosimme Yammer-käyttöönottoporukan kanssa viisi tyypillisintä ja ’vakavinta’ virhettä, joita meillä on tehty:

  1. Älä postaa Koko yritys / All Company -ryhmään.*
  2. Jos vastaat sähköpostiin tulleeseen Yammer-ilmoitukseen, huomaa, että viestisi menee Yammer-ryhmään, ei yksittäisen henkilön sähköpostiin.
  3. Muista, että Yammer on yhteisen viestinnän kanava, jossa sisällöt näkyvät koko ryhmälle tai kaikille käyttäjille.
  4. Kun laitat viestin Yammeriin, muista myös seurata kommentteja ja vastata kysymyksiin.
  5. Älä nolaa itseäsi kiroilemalla tai solvaamalla muita – viestit näkyvät muille käyttäjille.**

Näistä huomaa, että avoimen ja sosiaalisen viestinnän välineiden kanssa on oma opettelunsa. Uusilla välineillä on vaikutusta myös toimintatapoihin – ja mitäs hyötyä uusista välineistä olisi, jos niiden muassa ei tekeminen muuttuisi miksikään?

Meillä on tämän vikalistan lisäksi tulossa myös parhaiden käytäntöjen kärki. Onko sulla kommentoitavaa jompaan kumpaan?

* Meillä on kaikkia käyttäjiä n. 10 000, joten kohdennetun viestinnän ideallamme emme voi käyttää All Company -ryhmää.
** Nämä ovat tuhansien käyttäjien joukossa harvinaisia yksittäistapauksia, mutta sitäkin nolompia käyttäjille itselleen.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Miten viestintä vaikuttaa firman tulokseen?

Jos työyhteisön viestintää ei mielletä tiedottajan lähettämiksi to all -sähköposteiksi, se nähdään usein aineettomana, mittaamattomana, saavuttamattomana, määrittelemättömänä, johtamattomana, tavoitteettomana ja epämääräisenä ja jotenkin vaan tapahtuvana asiana.

Hanna Salminen on toista mieltä. Hän listasi #intranetwork-tapahtumassa tusinan asiaa, joihin strategisella vuoropuhelulla (eli ’viestinnällä’) vaikutetaan. Nämä kaikki puolestaan näkyvät suoraan organisaation toiminnassa ja tuloksessa:

  • sujuvat työprosessit
  • työturvallisuus
  • asioiden loppuun saattaminen
  • luottamus ja tehokkuus
  • identiteetin rakentuminen
  • ilmapiiri
  • yhteisöllisyys, oppiminen ja tiedonjako
  • työn mielekkyys ja työhyvinvointi
  • uskallus kokeilla ja epäonnistua
  • päätösvalta ja toiminnan läpinäkyvyys
  • työnantajakuva ja maine
  • aineeton ja inhimillinen pääoma.

Miten organisaation viestintä voisi olla viestintäyksikön vastuulla?

Kuuntele ja katsele Hanna Salmisen puheenvuoro.