Joka härjistä puhuu –

Ollaan työpaikalla siirtymässä Office 365 -palvelun täysmittaiseen käyttöön. Meille on viimeisen puolitoista vuotta tulleet sähköpostit, kalenteri ja tehtävät pilvestä, ja nyt ollaan suunnittelemassa ja rakentamassa uusia sivustoja (oma uutissyöte, informatiiviset intrat, tiimien työtilat) niin opiskelijoille kuin henkilökunnalle. Käyttöön tulevat myös OneDrive ja Yammer.

Olen parin kollegan kanssa käynyt alustamassa asiasta eri yksiköissä ja erilaisille kuulijakunnille: mistä O365-palvelussa on kyse, mitä on tähän saakka tehty ja miten edetään. (Kyllä, rimpsussa on ensimmäisenä se, miksi ollaan siirtymässä uuteen palveluun ja mitä hyötyä siitä nähdään meille kaikille koituvan.) Näiden kasvokkaisten info- ja keskustelutilaisuuksien rinnalle on nyt käynnistetty säännöllisten verkkotapaamisten sarjat: meillä on maanantaisin tunnin keskustelusessio aiheesta Office 365 ja keskiviikkoisin samoin tunnin työpaja sivustojen tekemisestä ja päivittämisestä. Lync-tuntiin mahtuu mainiosti aiheen alustus, sen demoaminen ja siitä keskustelu isommallekin kouralliselle ihmisiä. Tunnissa ehtii myös pitää täsmäkoulutusta valitusta aiheesta tai tarjota tukipalvelua sitä kaipaavalle porukalle.

Verkkoistunnot eivät täysin korvaa henkilökohtaisia tapaamisia tai väenkokouksia, mutta ne ovat kätevä tapa jatkaa juttua tai tarjota lisäinfoa aiheisiin. Tunnin verkkosessio on tunnin verkkosessio niin alustajalle kuin osallistujalle – eikä tunnin matkustus, tunnin sessio ja tunnin matkustus niin vetäjille kuin osallistujille.

Ja onhan siinä sekin puoli, että kun haluamme edistää valittujen työkalujen käyttöönottoa ja muutenkin muuttaa toimintakulttuuria, pitää toimia itse niin kuin muita kannustaa tekemään. Lync on meillä osa MS-työkalupalettia, joten sillä on luonnollista lähteä viemään muitakin pilvipalvelun osioita eteenpäin.

– se härjillä ajaa.

HAMKin someketti päivitetään

Katleena Kortesuo kävi toissa viikolla vetämässä HAMKin, LAMKin ja Laurean väelle kinkerit oppilaitoksen somepresenssistä. Koulutus oli onnistunut, sillä keskustelu lainehti myös meille, jotka emme päässeet tilaisuuteen mukaan: juttelin aiheesta tuoreeltaan yhden opettajamme kanssa ja turisin Twitteristä yhden tutkimusta tekevän ihmisen kanssa. Myös HAMKin someketti eli ohjeistus sosiaalisessa mediassa toimimiseen on päivityskierroksella tämän koulutuksen jälkeen.

Someketti on tehty vuonna 2010, ja sen huomaa. Meillä oli aikanaan iso porukka miettimässä sisältöä ja sanamuotoja, ja tulos on ”pitääkö vai saako” -keskustelun kompromissi. Näkökulma on organisaation, ja sävy sen mukainen. Ohjeen vilpitön tarkoitus oli aikanaan kannustaa somen käyttöön työssä, mutta samaan aikaan haluttiin varoitella vaaroista, joita nähtiin – ja ehkä myös niistä, joita ei nähty mutta joita aavisteltiin.

Ohjeeseen on sen olemassaolon aikana tehty joitan täsmennyksiä ja tarkennuksia, mutta perussävy ja -sanoma ovat säilyneet. Nyt saattaisi olla tilanne toinen: maailma on muuttunut sen verran, että toimintatavat ja työkalut ovat meille jokaiselle tutumpia, samoin organisaatiokulttuurimme on kehittynyt yhteisöllisyyttä kannustavaan suuntaan. Ja tällä kerralla somekettiakin kirjoitetaan yhdessä Office 365 -palvelun OneDrivessa.

Mitä sinä muuttaisit meidän ohjeessamme?

Enkkusivut uusiksi: kolme isoa muutosta

HAMKin englanninkielinen sivusto on eilen siirretty uudelle alustalle osana verkkopalvelu-uudistustamme: koko sivustomme siirretään uuteen julkaisujärjestelmään ja samassa yhteydessä uusitaan jäsennys, ulkoasu, käyttöliittymä ja osa sisällöistä. Englanninkielisellä puolella isoja muutoksia on tehty kolme:

1. Sama logiikka käyttäjän kielestä riippumatta

Isoimmat muutokset englanninkielisessä kokonaisuudessa on tehty sisältöjen jäsennykseen. Aiemmin meillä oli erilainen rakenne suomen- ja englanninkielisillä puolilla, ja ratkaisu oli taannoin tehty sillä perusteella, että käyttäjäryhmät ja heidän tiedontarpeensa olivat erilaiset. Erikielisten käyttäjäryhmien tiedontarpeet ovat edelleenkin osin erilaisia, mutta nyt ryhdistimme rakenteet niin, että kummallakin kielellä pääjäsennys on sama: hakijoille, opiskelijoille, työpaikoille ja kumppaneille, suurelle yleisölle ja toisenkielisille:

  • Hakijalle / Applicants
  • Opiskelijalle / Current students
  • Työelämälle / Collaboration and research
  • Tietoa HAMKista / About HAMK
  • In English / Suomeksi

Emme vielä tiedä käyttäjien reaktioita ratkaisuun, mutta ainakin ylläpidon ja sisällöntuotannon näkökulmasta yhtenäinen logiikka helpottaa arkea. Myös englannin- ja suomenkielisen koulutuksemme välillä vertailua tekevän suomenkielisen hakijan on entistä helpompaa tutkia tarjontaamme.

2. Kaikella sisällöllä pitää olla omistaja

Uuden jäsennyksen lisäksi toinen suuri sisällöllinen muutos oli sivuston siivous. Päätimme, että uudessa kokonaisuudessa ei ole yhtään sivua, jolla ei ole vastuullista omistajaa ja nimettyä päivittäjää. Aiemmilla sivuillamme meillä oli verraten paljon päällekkäistä sisältöä sekä sisältöä, jolle ei enää löytynyt kotikohdetta, mutta nyt olemme paremmalla jäsennykselläkin onnistuneet tekemään karsintaa. Ison luudan kanssa heiluessa saattaa tietysti lentää ovesta ulos muutakin kuin roskaa, mutta mitään ei ole lopullisesti menetetty.

3. Suomeksi tai englanniksi, ei suomeksi ja englanniksi

Kolmas iso, tekninen ratkaisu uudella alustalla on kieliversioinnin poisto. Aiemmassa verkkopalvelussamme oli käytössä kieliversiointi eli mahdollisuus tuottaa kaikki sisällöt kahdella kielellä. Periaatteessa hyvä ominaisuus kääntyi aika pian meitä vastaan, sillä

  • meillähän ei ollut kaikkea sisältöä kahdella kielellä: jouduimme joka tapauksessa eriyttämään suomen- ja englanninkieliset sivustot
  • kun kieliversiointi oli aktivoitu, sitä ei saanut pois: jouduimme tekemään kaikki yhdenkielisetkin päivitykset kahteen kertaan, jokaisen sivun kumpaankin kieliversioon.

Meillä on nyt siis uusien sivujen ensimmäinen versio valmis ja seuraavaa releasea on alettu ja suunnitella.

Voi olla, että kolmannen releasen jälkeen päästään tekemään työtä Harvardin malliin.

Työpaikalla osaaminen esiin somen toimintatavoilla

Organisaation perinteinen hierarkiakolmio seisoo tukevasti kannallaan: työtä tekevien asiantuntijoiden joukko on suurin ja johto edustaa terävintä kärkeä. Välissä ovat esimiehet.

Mitä jos organisaation hierarkiakolmio nostetaan kärjelleen niin, että suurin joukko on näkyvin kerros? Tätä kysyi Sovelton Pasi Lehtiniemi aamun seminaarissa – ja vastasi itse:

Asiantuntijan osaamispotentiaali saadaan käyttöön niin, että

  • annetaan itsenäisyyttä
  • tarjotaan mahdollisuus olla hyvä
  • kannustetaan ideointiin ja tiedon jalostamiseen
  • tuetaan toisilta oppimiseen
  • teetetään ja tehdään tarkoituksellista työtä.

Näin parannetaan tilannekuvaa ja ihmisten vuorovaikutusta, ja niiden avulla ihmiset tekevät töitä.

Työkalut ja toimintatavat ovat jokaisella jo käytössä yksityiselämässään, mutta sosiaalisen median hyötykäyttö organisaation sisällä ei ole itsestäänselvyys.

Petteri Sjöholm kertoi organisaatioiden sisäisestä somevastustuksesta Yammerista puhuessaan. Hänen mukaansa sen käyttöönottoa vastustaa eniten keskijohto, sillä se pelkää tiedon ja osamisen vapaan jakamisen heikentävän omaa asemaansa ja merkitystä yhteisössä. Perinteisestihän viestintä johtajien ja suorittajien välillä on kulkenut keskijohdon suodattimen kautta niin ylös- kuin alaspäin.

Aamiaisseminaarissa puhuttiinkin yhteisöviestinnän avoimuuden puolesta. ”Kaikki kaikille” ei tietenkään ole sellaisenaan ratkaisu, vaan organisaatioissa tarvitaan uudenlaisen toimintakulttuurin lisäksi uudenlaisia työvälineitä ja -tapoja sekä niiden suunniteltua johtamista.

Asia kiinnostaa, koska omalla työpaikallani on alkanut viestintä- ja toimintakulttuurin muutos: me pyrimme uudenlaiseen tapaan tehdä töitä. Yhteisöllisyys ja ajasta ja paikasta riippumattomuus ovat meidänkin tavoitteitamme.

Onko organisaatiota, joka näihin en nykypäivänä pyri?

Olemme somessa, koska asiakkaatkin ovat siellä

Sain eilen olla mukana tietoturva-asiantuntijoiden pilvipalvelupaneelissa. HAMKissa järjestettiin korkeakoulujen tietoturvapäivät, ja yhtenä ohjelmakohtana keskusteltiin siitä, miten korkeakoulu voi ottaa toimintaansa pilvipalveluja eli käytännössä somea. Kerroin omassa alustuksessani, miten HAMK käyttää maksuttomia pilvipalveluita osana omaa viestintäänsä.

Me olemme sosiaalisessa mediassa, koska meidän asiakkaamme ovat sosiaalisessa mediassa. Strategiamme painottaa sähköisen, yhteisen työskentelyn merkitystä. Pilvessä nämä tapahtuvat molemmat.

Perustimme oman sivun Facebookiin v. 2008. Vuosien varrella palettiin on otettu uusia palveluita niiden suosion ja oman sekä kohderyhmän käyttötarpeiden perusteella. Meillä on omien verkkosivujemme tukena Facebook, Youtube, Flickr, Twitter, Pinterest ja Instagram (sekä hostattu WordPress-blogi). Tavoitteenamme on käyttää valittuja kanavia suunnitelmallisesti ja resurssoidusti:

  • Me kerromme koulutuksestamme.
  • Me annamme opiskelijoiden kertoa omista kokemuksistaan.
  • Me neuvomme hakijoita.
  • Me jaamme materiaalia.
  • Me tarjoamme verkostoitumisen mahdollisuuksia.
  • Me olemme läsnä, jotta olemme olemassa.
  • Me johdatamme lisätiedon lähteille.

 

Meidän kokemuksemme pilvipalveluista ovat hyviä:

  • voimme palvella ihmisiä heidän omilla ehdoillaan
  • tekemisessä on mukana isompi joukko ihmisiä kuin organisaatioyksikkö
  • meillä on käytössä nopeat työkalut, kunhan omat prosessimme ovat kunnossa
  • saamme tietoa tarpeista ja palautetta toiminnastamme
  • meillä on mahdollisuus hyvään maineeseen verkostojen voimalla.

Olemme myös oppineet paljon matkan varrella:

  • Tavoitteet on määriteltävä ja niitä on mitattava.
  • Resurssi pitää olla kirjattuna toimenkuviin asti.
  • Pitää olla jatkuvasti valppaana uusien ilmiöiden, palvelujen ja käyttötapojen äärellä.
  • On osattava luopua vanhoista toimintatavoista/työkaluista.

Tulisiko listaan lisätä jotain? Onko oma kokemuksesi erilainen?

Tutkimuspäiviltä kehitysehdotuksia AMK-lehteen

Meillä HAMKissa pidetään tänään ja huomenna ammattikorkeakoulutuksen ja ammatillisen tutkimuksen päiviä. Olin yhdessä sessiossa puhumassa ammattikorkeakoulujen yhteisestä verkkojulkaisusta, AMK-lehdestä. AMK-lehti kertoo ammattikorkeakoulujen tekemästä tutkimus- ja kehitystyöstä ja sen tavoitteena on tiedottaa toiminnasta ulkoisille sidosryhmillemme ja edistää verkostoitumista niin amkien sisällä kuin niiden välillä.

Esitykseni aihe ja tutkimuskysymyksemme oli, voiko kävijädataa käyttää verkostoitumisen mittaamiseen ja arvioimiseen. Vastauksena oli ”eipä juuri”.

Itselleni esityksen arvo olikin kahdessa muussa seikassa, parantamisessa ja puffaamisessa:

  1. Pääsin avaamaan asiaa uusille ihmisille, joilta sai toisenlaista näkökulmaa. Niihin liittyvät kehitysehdotukset toivat uusia ajatuksia toimintamme tehostamiseen.
  2. Osallistujat tulivat tietoisiksi yhdestä yhteisestä viestinnän välineestä. Keskustelinkin monen ihmisen kanssa siitä, miten amkien oma toiminta ja yhteinen tekeminen saataisiin hyödyttämään toisiaan.

Käytännössä tämä päivä tuotti konkreettisia tuloksia: Olimme kollegan kanssa listanneet yhden dian verran kehitysehdotuksia ensi vuodelle, ja session osallistujilta tuli toinen kalvollinen kymmenessä minuutissa. Huoneellinen uusia silmiä ja viisaita päitä vei puolessa tunnissa loppuun sen, mitä itse oli kollegan kanssa pohtinut jo useaan otteeseen.

Suuret kiitokset kommenteista ja keskustelusta osallistujille yhdessä ja erikseen. Joukossa viisaus tiivistyy! Ja huomenna jatketaan.

Vain viisi lausetta

Hyvä kollega on liittynyt viiden lauseen liikkeeseen, joka pyrkii vähentämää sähköpostien läpimenoaikaa – siis lukemiseen, ymmärtämiseen ja vastaamiseen käytettyä aikaa. Viiden lauseen periaatteen mukaisesti missään sähköpostissa aiheesta tai vastaanottajasta riippumatta ei ole enempää kuin viisi lausetta. Liikkeeseen voi liittyä itse päättämällä ja sähköpostikäytäntöjään muuttamalla. Ei maksa mitään.

Hanzulta on mukavaa saada sähköpostia, sillä viesteissä on vain yksi asia, joka on loppuun asti harkittu ja tiivistetty. Lukeminen on nopeaa ja vastaaminen on helppoa. Ei tarvitse kahlata läpi kahta näytöllistä tajunnanvirtaa, jossa ovat varmuuden vuoksi mukana muinaiset roomalaiset ja nykyiset himaset. Ei tarvitse nähdä vaivaa olennaisen erottamiseen tai tarpeellisen suodattamiseen. Ei tarvitse tulkita rivien välejä. Ei tarvitse pyyhkiä hikeä otsalta eikä huurua laseista.

Ja sama asia korkeintaan viiden lauseen periaatteella:

Hyvä kollegani, Hanzu, lähettää vain viiden lauseen mittaisia sähköposteja. Niitä on helppo lukea ja niihin on nopea vastata. Näe sinäkin vähän vaivaa, ettei vastaanottajan tarvitse.

 

Marimekko vastaa Facebookissa

Seuraan parhaillaan Facebookissa Marimekon taiteellisen johtajan Minna Kemell-Kutvosen ’keskustelua’ sivun tykkääjien kanssa. Termimerkit keskustelun ympärillä eivät ole tässä ironiset vaan liittyvät siihen, että teknisesti käyttäjät kommentoivat kuvaa, johon Kemell-Kutvonen vastakommentoi Marimekkona.

Päällimmäiset huomioni:

  • Kemell-Kutvonen vastailee todellankin pörssiyhtiönä ja virallisella äänellä. Sisällöt eivät ole persoonallisia eivätkä henkilökohtaisia, vaan tässä organisaatio viestii yksittäisille ihmisille hivenen epäsuhtaisesti.
  • Kommentteissa puhutaan sekä asiasta että sen vierestä. Metsänväkeä käsitellään, mutta mm. myös Facebookiin käyttöä tässä tapauksessa, yrityksen tuotantomaita yleensä ja tuotehinnoittelun perusteita.
  • Joukossa on niin vastustajia kuin kannattajia, ja he myös keskustelevat keskenään. Yhtiötä puolustellaan ja sitä vastaan liittoudutaan: kuppikunnat toimivat tässä samalla tavalla kuin muuallakin.

Minä annan pisteet Marimekolle tästä toiminnasta. Kun saisi vielä lisää henkilökohtaisuutta ja konkreettisuutta pörssiyhtiön someviestintään, niin pistesaldo nousisi edelleen.

Aslak-kuntoutuksen artikkelikooste

Olin Aslak-kuntoutuksessa neljän viikon ajan vv. 2010-2011. Kirjoitin aiheesta useita juttuja organisaationi sisäiseen tiedotuskäyttöön ja mobiilibloggausta harjoitellakseni.

  • Aloitusjaksolla v. 2010 pidättäydyin kaikesta sosiaalisesta mediasta eli vietin täydellistä somebaattia.
  • Päätösjakson ensimmäinen dokumentoitu urheilusuoritus oli hirsien vetely.
  • UKK-kävelytesti pisteltiin heti toisena päivänä. Epäilyni vahvistui: olen keski-ikäinen, keskikuntoinen ja keskipainoinen.
  • Ravintoterapiaa saatiin niin käytännössä kuin teoriassa.
  • Yksi asiantuntijaluento oli selän toiminnasta, sen tyypillisistä ongelmista ja omasta avusta.
  • Uima-altaassa harrastettiin juoksua ja jumppaa.
  • Suorittamisen lisäksi harjoittelimme rentoutumista monin tavoin. Sekin kävi työstä.
  • Työpaikkaergonomia tuli tutuksi.
  • Henkisiä harjoituksia tehtiin ryhmätyönä: pohdimme päämääriämme ja katsoimme itseämme muiden silmin.

Oletko, miltä näytät?

Yksi Aslak-kuntoutuksen rehellisimmistä hetkistä (UKK-kävelytestin lisäksi) oli minäkuvan pohdinta ryhmässä.

Pöytään levitettiin nivaska kortteja, joissa oli eri adjektiiveja. Saimme valita ja jakaa kortteja toisillemme, minkä jälkeen voimme keskustellen myös perustella valintojamme. Korttien adjektiivit olivat vain positiivisia: epäsosiaaliseksi tiukkapipoksi ei ketään toista voinut nimittää vaan ihmisestä kaivettiin esiin positiivisia ominaisuuksia. Korttien saaja puolestaan saattoi kommentoida, oliko oma maine saatujen mainesanojen mukainen.

Tunnistimme itsemme ja toisemme varsin hyvin, mutta harjoitus antoi aihetta miettiä, millaisia piirteitä ja missäkin piireissä itse kukin tuo esiin. Mehän olimme kuntoutuksessa yksityishenkilöinä ja vapaa-ajallamme emmekä ennen kurssin alkua kaikki tunteneet toisiamme: meillä ei siis ollut työroolia päällämme eikä ennakkokäsityksiä toisista osallistujista.

Harjoitus tarjosi mahdollisuuden katsoa itseään toisten silmin ja miettiä vaikutelmaa, jonka itsestään oli periaatteessa vieraille ihmisille antanut. Peiliin on varmasti hyvä katsoa jatkossakin.