Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Tulossa: artikkelikokoelma intran rakentamisesta SharePoint 2013 Onlineen

HAMKissa on rakennettu uutta intraa täydellä teholla viimeiset kuusi kuukautta. Olemme tänään julkaisseet uuden intran kehitysversion 1.1 ja samalla siirtyneet täysin pois vanhalta Oracle-alustalta uuteen intraan, joka on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä.

Teen parhaillaan pientä e-julkaisua tähänastisesta taipaleestamme. Jo suunnittelu- ja rakennusprojekti* on ollut mittava, ja olemme oppineet paljon. Julkaisun avulla kokoamme ja dokumentoimme työtämme, ja sen avulla pääsemme myös jakamaan osan kokemuksistamme muille vastaavassa tilanteessa työskenteleville. Toivomme julkaisun myös herättävän keskustelua eli kysymyksiä, vastauksia ja vielä parempia käytäntöjä yhdessä oppimisen kautta.

Emme käsittele uuden intramme teknistä toteutusta vaan julkaisu painottuu viestinnällisiin ja toiminnallisiin näkökulmiin. Artikkelikokoelmassamme käsitellään mm. seuraavia aiheita:

  • strategian toteuttaminen uusilla työvälineillä ja toimintatavoilla
  • organisaation virallisen tiedotuksen rikastaminen sosiaalisella viestinnällä
  • uuden intran rooli opiskelijan arjessa
  • kokemuksia henkilökunnan tiimimäisestä työskentelystä
  • uuden verkkopalvelun toteuttaminen ketteränä projektina
  • uuden intran erilaiset sivustotyypit sekä responsiivinen käyttöliittymä
  • katsaus organisaatiointrojen tulevaisuuteen.

Tavoitteena on saada pdf pyöräytettyä ulos jo ensi viikon aikana. Ilmainen julkaisu löytyy viimeistään maaliskuun lopussa HAMKin julkaisujen verkkokaupasta osoitteessa hamk.fi/julkaisut sekä lyhytosoitteella hamk.fi/O365intra. Ei siis vielä!

* Nythän meillä alkaa toden teolla käyttöönotto. Se onkin sitten kokonaan toinen juttu!

Digin takana on ihminen

Mynewsdesk on julkaissut oman ennusteensa digimarkkinoinnin trendeistä tälle vuodelle. Lähtökohtana on usko digitalisoitumisen kasvun jatkumiseen.

Postauksessa on eroteltu neljän trendiä:

  1. oman verkkomedian merkitys,
  2. verkon vaikuttajien vaikuttaminen,
  3. sisältöjen elämyksellisyys ja
  4. teknisen ymmärryksen tarve.

Mynewsdesk sanoo, että ”parhaat tulokset saadaan oman verkkomedian kehittämisestä ja ihmisten sitouttamisesta brändin omaan kanavaan”. Samanaikaisesti pitää ”löytää—mielipidevaikuttajat ja saada heidät seuramaan ja jakamaan oman brändin viestejä”. Haaste on aikamoinen: miten saada oikeat ihmiset omaan verkkopalveluun ’oikealla’ tavalla esitettyjen viestien luo – ja samaan aikaan viestit leviämään ’oikealla’ tavalla myös somevaikuttajien verkostojen kautta? Läsnäolo, kuuntelu, keskustelu ja tulevan ennkoiminen eli oikeanlainen osallistuminen on ihmisen työtä.

Aika kivasti mielestäni postauksessa vannotaan sanojen nimiin. Vaikka videon merkitys taitaa olla kiistaton ja kuvat kertovat enemmän kuin tuhat tavua, ”sanat ovat viestimisen tärkeimmät työkalut”. Tähän voi vain lisätä, että sanojen pitäisi olla oikeita eli tilanteen ja tarkoituksen mukaan valittuja. (Eikä siitä oikeakielisyydestäkään ole haittaa missään tekstityypissä.)

Postauksessa muistutetaan, kuinka tärkeää on ymmärtää, miten ”koodi” toimii myös teknisesti. Onkin olennaista virittää järjestelmät toimimaan keskenään, jotta kokonaisuus on asiakkaalle mielekäs ja tuottajalle mahdollinen.

Mielestäni paitsi kanavat keskenään, sisällöt on saatava synkattua tai syötettyä oikealla tavalla oikeisiin palveluihin oikeille ihmisille, ja sen vuoksi organisaatiossa pitää olla jatkuva vuoropuhelu suunnitella asioita tavoitelähtöisesti yhdessä ja myös seurata toiminnan tuloksia konkreettisilla mittareilla. Mitä mitataan, sitä parannetaan.

Koko juttu: Digimarkkinoinnin trendit 2015

Joka härjistä puhuu –

Ollaan työpaikalla siirtymässä Office 365 -palvelun täysmittaiseen käyttöön. Meille on viimeisen puolitoista vuotta tulleet sähköpostit, kalenteri ja tehtävät pilvestä, ja nyt ollaan suunnittelemassa ja rakentamassa uusia sivustoja (oma uutissyöte, informatiiviset intrat, tiimien työtilat) niin opiskelijoille kuin henkilökunnalle. Käyttöön tulevat myös OneDrive ja Yammer.

Olen parin kollegan kanssa käynyt alustamassa asiasta eri yksiköissä ja erilaisille kuulijakunnille: mistä O365-palvelussa on kyse, mitä on tähän saakka tehty ja miten edetään. (Kyllä, rimpsussa on ensimmäisenä se, miksi ollaan siirtymässä uuteen palveluun ja mitä hyötyä siitä nähdään meille kaikille koituvan.) Näiden kasvokkaisten info- ja keskustelutilaisuuksien rinnalle on nyt käynnistetty säännöllisten verkkotapaamisten sarjat: meillä on maanantaisin tunnin keskustelusessio aiheesta Office 365 ja keskiviikkoisin samoin tunnin työpaja sivustojen tekemisestä ja päivittämisestä. Lync-tuntiin mahtuu mainiosti aiheen alustus, sen demoaminen ja siitä keskustelu isommallekin kouralliselle ihmisiä. Tunnissa ehtii myös pitää täsmäkoulutusta valitusta aiheesta tai tarjota tukipalvelua sitä kaipaavalle porukalle.

Verkkoistunnot eivät täysin korvaa henkilökohtaisia tapaamisia tai väenkokouksia, mutta ne ovat kätevä tapa jatkaa juttua tai tarjota lisäinfoa aiheisiin. Tunnin verkkosessio on tunnin verkkosessio niin alustajalle kuin osallistujalle – eikä tunnin matkustus, tunnin sessio ja tunnin matkustus niin vetäjille kuin osallistujille.

Ja onhan siinä sekin puoli, että kun haluamme edistää valittujen työkalujen käyttöönottoa ja muutenkin muuttaa toimintakulttuuria, pitää toimia itse niin kuin muita kannustaa tekemään. Lync on meillä osa MS-työkalupalettia, joten sillä on luonnollista lähteä viemään muitakin pilvipalvelun osioita eteenpäin.

– se härjillä ajaa.

HAMKin someketti päivitetään

Katleena Kortesuo kävi toissa viikolla vetämässä HAMKin, LAMKin ja Laurean väelle kinkerit oppilaitoksen somepresenssistä. Koulutus oli onnistunut, sillä keskustelu lainehti myös meille, jotka emme päässeet tilaisuuteen mukaan: juttelin aiheesta tuoreeltaan yhden opettajamme kanssa ja turisin Twitteristä yhden tutkimusta tekevän ihmisen kanssa. Myös HAMKin someketti eli ohjeistus sosiaalisessa mediassa toimimiseen on päivityskierroksella tämän koulutuksen jälkeen.

Someketti on tehty vuonna 2010, ja sen huomaa. Meillä oli aikanaan iso porukka miettimässä sisältöä ja sanamuotoja, ja tulos on ”pitääkö vai saako” -keskustelun kompromissi. Näkökulma on organisaation, ja sävy sen mukainen. Ohjeen vilpitön tarkoitus oli aikanaan kannustaa somen käyttöön työssä, mutta samaan aikaan haluttiin varoitella vaaroista, joita nähtiin – ja ehkä myös niistä, joita ei nähty mutta joita aavisteltiin.

Ohjeeseen on sen olemassaolon aikana tehty joitan täsmennyksiä ja tarkennuksia, mutta perussävy ja -sanoma ovat säilyneet. Nyt saattaisi olla tilanne toinen: maailma on muuttunut sen verran, että toimintatavat ja työkalut ovat meille jokaiselle tutumpia, samoin organisaatiokulttuurimme on kehittynyt yhteisöllisyyttä kannustavaan suuntaan. Ja tällä kerralla somekettiakin kirjoitetaan yhdessä Office 365 -palvelun OneDrivessa.

Mitä sinä muuttaisit meidän ohjeessamme?

Enkkusivut uusiksi: kolme isoa muutosta

HAMKin englanninkielinen sivusto on eilen siirretty uudelle alustalle osana verkkopalvelu-uudistustamme: koko sivustomme siirretään uuteen julkaisujärjestelmään ja samassa yhteydessä uusitaan jäsennys, ulkoasu, käyttöliittymä ja osa sisällöistä. Englanninkielisellä puolella isoja muutoksia on tehty kolme:

1. Sama logiikka käyttäjän kielestä riippumatta

Isoimmat muutokset englanninkielisessä kokonaisuudessa on tehty sisältöjen jäsennykseen. Aiemmin meillä oli erilainen rakenne suomen- ja englanninkielisillä puolilla, ja ratkaisu oli taannoin tehty sillä perusteella, että käyttäjäryhmät ja heidän tiedontarpeensa olivat erilaiset. Erikielisten käyttäjäryhmien tiedontarpeet ovat edelleenkin osin erilaisia, mutta nyt ryhdistimme rakenteet niin, että kummallakin kielellä pääjäsennys on sama: hakijoille, opiskelijoille, työpaikoille ja kumppaneille, suurelle yleisölle ja toisenkielisille:

  • Hakijalle / Applicants
  • Opiskelijalle / Current students
  • Työelämälle / Collaboration and research
  • Tietoa HAMKista / About HAMK
  • In English / Suomeksi

Emme vielä tiedä käyttäjien reaktioita ratkaisuun, mutta ainakin ylläpidon ja sisällöntuotannon näkökulmasta yhtenäinen logiikka helpottaa arkea. Myös englannin- ja suomenkielisen koulutuksemme välillä vertailua tekevän suomenkielisen hakijan on entistä helpompaa tutkia tarjontaamme.

2. Kaikella sisällöllä pitää olla omistaja

Uuden jäsennyksen lisäksi toinen suuri sisällöllinen muutos oli sivuston siivous. Päätimme, että uudessa kokonaisuudessa ei ole yhtään sivua, jolla ei ole vastuullista omistajaa ja nimettyä päivittäjää. Aiemmilla sivuillamme meillä oli verraten paljon päällekkäistä sisältöä sekä sisältöä, jolle ei enää löytynyt kotikohdetta, mutta nyt olemme paremmalla jäsennykselläkin onnistuneet tekemään karsintaa. Ison luudan kanssa heiluessa saattaa tietysti lentää ovesta ulos muutakin kuin roskaa, mutta mitään ei ole lopullisesti menetetty.

3. Suomeksi tai englanniksi, ei suomeksi ja englanniksi

Kolmas iso, tekninen ratkaisu uudella alustalla on kieliversioinnin poisto. Aiemmassa verkkopalvelussamme oli käytössä kieliversiointi eli mahdollisuus tuottaa kaikki sisällöt kahdella kielellä. Periaatteessa hyvä ominaisuus kääntyi aika pian meitä vastaan, sillä

  • meillähän ei ollut kaikkea sisältöä kahdella kielellä: jouduimme joka tapauksessa eriyttämään suomen- ja englanninkieliset sivustot
  • kun kieliversiointi oli aktivoitu, sitä ei saanut pois: jouduimme tekemään kaikki yhdenkielisetkin päivitykset kahteen kertaan, jokaisen sivun kumpaankin kieliversioon.

Meillä on nyt siis uusien sivujen ensimmäinen versio valmis ja seuraavaa releasea on alettu ja suunnitella.

Voi olla, että kolmannen releasen jälkeen päästään tekemään työtä Harvardin malliin.

Työpaikalla osaaminen esiin somen toimintatavoilla

Organisaation perinteinen hierarkiakolmio seisoo tukevasti kannallaan: työtä tekevien asiantuntijoiden joukko on suurin ja johto edustaa terävintä kärkeä. Välissä ovat esimiehet.

Mitä jos organisaation hierarkiakolmio nostetaan kärjelleen niin, että suurin joukko on näkyvin kerros? Tätä kysyi Sovelton Pasi Lehtiniemi aamun seminaarissa – ja vastasi itse:

Asiantuntijan osaamispotentiaali saadaan käyttöön niin, että

  • annetaan itsenäisyyttä
  • tarjotaan mahdollisuus olla hyvä
  • kannustetaan ideointiin ja tiedon jalostamiseen
  • tuetaan toisilta oppimiseen
  • teetetään ja tehdään tarkoituksellista työtä.

Näin parannetaan tilannekuvaa ja ihmisten vuorovaikutusta, ja niiden avulla ihmiset tekevät töitä.

Työkalut ja toimintatavat ovat jokaisella jo käytössä yksityiselämässään, mutta sosiaalisen median hyötykäyttö organisaation sisällä ei ole itsestäänselvyys.

Petteri Sjöholm kertoi organisaatioiden sisäisestä somevastustuksesta Yammerista puhuessaan. Hänen mukaansa sen käyttöönottoa vastustaa eniten keskijohto, sillä se pelkää tiedon ja osamisen vapaan jakamisen heikentävän omaa asemaansa ja merkitystä yhteisössä. Perinteisestihän viestintä johtajien ja suorittajien välillä on kulkenut keskijohdon suodattimen kautta niin ylös- kuin alaspäin.

Aamiaisseminaarissa puhuttiinkin yhteisöviestinnän avoimuuden puolesta. ”Kaikki kaikille” ei tietenkään ole sellaisenaan ratkaisu, vaan organisaatioissa tarvitaan uudenlaisen toimintakulttuurin lisäksi uudenlaisia työvälineitä ja -tapoja sekä niiden suunniteltua johtamista.

Asia kiinnostaa, koska omalla työpaikallani on alkanut viestintä- ja toimintakulttuurin muutos: me pyrimme uudenlaiseen tapaan tehdä töitä. Yhteisöllisyys ja ajasta ja paikasta riippumattomuus ovat meidänkin tavoitteitamme.

Onko organisaatiota, joka näihin en nykypäivänä pyri?