Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.