Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Aslak-kuntoutuksen artikkelikooste

Olin Aslak-kuntoutuksessa neljän viikon ajan vv. 2010-2011. Kirjoitin aiheesta useita juttuja organisaationi sisäiseen tiedotuskäyttöön ja mobiilibloggausta harjoitellakseni.

  • Aloitusjaksolla v. 2010 pidättäydyin kaikesta sosiaalisesta mediasta eli vietin täydellistä somebaattia.
  • Päätösjakson ensimmäinen dokumentoitu urheilusuoritus oli hirsien vetely.
  • UKK-kävelytesti pisteltiin heti toisena päivänä. Epäilyni vahvistui: olen keski-ikäinen, keskikuntoinen ja keskipainoinen.
  • Ravintoterapiaa saatiin niin käytännössä kuin teoriassa.
  • Yksi asiantuntijaluento oli selän toiminnasta, sen tyypillisistä ongelmista ja omasta avusta.
  • Uima-altaassa harrastettiin juoksua ja jumppaa.
  • Suorittamisen lisäksi harjoittelimme rentoutumista monin tavoin. Sekin kävi työstä.
  • Työpaikkaergonomia tuli tutuksi.
  • Henkisiä harjoituksia tehtiin ryhmätyönä: pohdimme päämääriämme ja katsoimme itseämme muiden silmin.

Oletko, miltä näytät?

Yksi Aslak-kuntoutuksen rehellisimmistä hetkistä (UKK-kävelytestin lisäksi) oli minäkuvan pohdinta ryhmässä.

Pöytään levitettiin nivaska kortteja, joissa oli eri adjektiiveja. Saimme valita ja jakaa kortteja toisillemme, minkä jälkeen voimme keskustellen myös perustella valintojamme. Korttien adjektiivit olivat vain positiivisia: epäsosiaaliseksi tiukkapipoksi ei ketään toista voinut nimittää vaan ihmisestä kaivettiin esiin positiivisia ominaisuuksia. Korttien saaja puolestaan saattoi kommentoida, oliko oma maine saatujen mainesanojen mukainen.

Tunnistimme itsemme ja toisemme varsin hyvin, mutta harjoitus antoi aihetta miettiä, millaisia piirteitä ja missäkin piireissä itse kukin tuo esiin. Mehän olimme kuntoutuksessa yksityishenkilöinä ja vapaa-ajallamme emmekä ennen kurssin alkua kaikki tunteneet toisiamme: meillä ei siis ollut työroolia päällämme eikä ennakkokäsityksiä toisista osallistujista.

Harjoitus tarjosi mahdollisuuden katsoa itseään toisten silmin ja miettiä vaikutelmaa, jonka itsestään oli periaatteessa vieraille ihmisille antanut. Peiliin on varmasti hyvä katsoa jatkossakin.

Tuolilla saa keikkua

Aslak-kuntoutuksessa perehdyttiin työpaikkaergonomiaan. Saimme teoriatietoa istumisesta ja kokeilimme erilaisia toimistotuoleja polvimalleista satulan kautta vatsanojallisiin tai kiikkumalleihin.

Toimistossa istutaan parhaassa tapauksessa kahdeksan tuntia päivässä. Erimittaisia taukoja pitäisi pitää jatkuvasti, samoin olisi hyvä saada vaihtaa asentoa säännöllisesti staattisen kuormituksen vähentämiseksi. Kuntoutuslaitoksen mukaan kunnon työtuolin hinnan saa hyvin äkkiä käytettyä myös huonosta ergonomiasta johtuviin sairauslomiin.

Moni myös jatkaa työpäiväänsä kotona joko keittiöjakkaralla tai sohvannurkassa. Ne on tarkoitettu ihan muuhun kuin toimistotöihin – niin fyysisesti kuin henkisesti.

Vatsanojallinen on selkänojallisen vastakohta: siinä roikutaan eteenpäin ihan luvan kanssa.

Syömään!

image

Ruokaa saa kuntoutuksessa riittävästi. Aamu aloitetaan kaurapuurolla, lounas syödään ennen puoltapäivää, iltapäiväkahvit ovat iltapäivällä ja ennen iltarientoja tarjolla on vielä päivällinen.

Huonoa on se, että laitoksen normaalit keittiö- ja ruokailutilat ovat remontissa. Jumppasalissa syöminen on ok, mutta kertakäyttöastioista tulee ihan valtavasti jätettä. (Puhumattakaan siitä, että muovilusikoilla on ikävä syödä ja -veitsillä mahdoton leikata. )

Mieli rentona, lihakset jäykkinä

image

Aslak-kuntoutuksemme on lopullisesti lopuillaan. Viikon päivät on jumpattu kroppaa, illat parannettu maailmaa ja kohennettu kansantaloutta.

Mitä jäi reppuun? UFFin alennusräkistä neljä teepaitaa; ohjatuista ryhmäkeskusteluista uusia näkökulmia; yhteisestä vapaa-ajasta parempia ystäviä. Suosittelen.