Kysy kohteelta

Uudistimme juuri HAMK.fi-etusivua. Kehitys lähti omasta näkemyksestämme: sivusto on tehty pari vuotta sitten, joten julkisivun pieni pintaremontti oli paikallaan. Seuraamme jatkuvasti Kollegani – verkkotoimintojen kehittäjä – seuraa jatkuvasti ja tiiviisti, mitä maailmalla web-rintamalla tapahtuu, joten hänellä oli selkeä näkemys nykyisistä trendeistä.

Ehkä isoin valintamme uudella etusivulla tapahtui perinteisen ja hampurilaismenun välillä. Meistä, jotka tunnemme sivuston läpikotaisin ja käytämme sitä päivittäin, olisi ollut mukavaa jättää valikot veks ja laittaa yletunnisteeseen tarjolle vain #HAMK ja mobiililaitteista tuttu hampurilaismenu. Päätimme kuitenkin kysyä käyttäjiltä mielipidettä.

etusivukuva2Yammerin kautta saa pikapalautetta

Yammerin kysely oli tässä tosi näppärä tapa kerätä mielipiteitä. (Eihän tämä mitään A/B-testausta ollut, mutta osviittaa mieltymyksiin kuitenkin.) Teimme kaksi kuvaa: yhden aukiolevan valikon kanssa ja toisen, jossa navigointi oli piilossa. Julkaisimme nämä kuvat opiskelijoiden Yammer-ryhmässä kyselynä: Kumpi vaihtoehto oli opiskelijoiden mielestä parempi? Vastauksia tuli toistasataa, ja pidimme sitä riittävänä otoksena. Tulos oli selvä: yhdeksän kymmenestä opiskelijasta halusi edelleen nähdä navigoinnin suoraan etusivulla, joten se säilytettiin.

Julkaisimme uuden sivun eilen, ja palaute on ollut positiivista. Yksi ihminen tosin on laittanut viestin, että yläkulmassa pitäisi olla logo, joka vie etusivulle – me uskomme toistaiseksi autenttisen sisällön olevan painavampaa asiaa. Mitä mieltä sinä olet uudistuksesta?

Viisi hyvää tapaa käyttää Yammeria

Viime viikolla listasin viisi Yammer-erhettä parilta ensimmäiseltä käyttökuukaudeltamme. Niiden vastapainoksi kyselimme käyttäjiltä viittä parasta käyttökokemusta tai syytä siirtyä firmasomeen. Ensimmäinen lista tässä:

  1. Innostu ja innosta työkaverisi yli yksikköjen.
  2. Löydä ne henkilöt, jotka jakavat intohimosi.
  3. Hanki järjestämällesi kurssille/tapahtumalle/julkaisulle ansaittu näkyvyys.
  4. Jaa hyvät käytänteet.
  5. Opi opiskelijoilta ja työkavereista heitä seuraamalla.

Mikä on sun listasi?

Yammerin käytön viisi virhettä

Meillä on valittu Yammer organisaation yhteisen viestinnän välineeksi. Yammer otettiin käyttöön maaliskuussa, joten nyt ollaan harjoiteltu uudenlaista viestimisen tapaa reilut pari kuukautta.

Loikka vanhoista toimintatavoista uuteen työn tekemiseen on valtava, ja alkuvaiheessa meille kaikille tapahtuu virheitä. Suurin osa mokista johtuu siitä, että ei ole tiedetty, miten pitää toimia eikä siis koskaan luettu ohjeita, osa fiboista on tehty kiireessä tai onpa painettu väärää nappiakin. Kokosimme Yammer-käyttöönottoporukan kanssa viisi tyypillisintä ja ’vakavinta’ virhettä, joita meillä on tehty:

  1. Älä postaa Koko yritys / All Company -ryhmään.*
  2. Jos vastaat sähköpostiin tulleeseen Yammer-ilmoitukseen, huomaa, että viestisi menee Yammer-ryhmään, ei yksittäisen henkilön sähköpostiin.
  3. Muista, että Yammer on yhteisen viestinnän kanava, jossa sisällöt näkyvät koko ryhmälle tai kaikille käyttäjille.
  4. Kun laitat viestin Yammeriin, muista myös seurata kommentteja ja vastata kysymyksiin.
  5. Älä nolaa itseäsi kiroilemalla tai solvaamalla muita – viestit näkyvät muille käyttäjille.**

Näistä huomaa, että avoimen ja sosiaalisen viestinnän välineiden kanssa on oma opettelunsa. Uusilla välineillä on vaikutusta myös toimintatapoihin – ja mitäs hyötyä uusista välineistä olisi, jos niiden muassa ei tekeminen muuttuisi miksikään?

Meillä on tämän vikalistan lisäksi tulossa myös parhaiden käytäntöjen kärki. Onko sulla kommentoitavaa jompaan kumpaan?

* Meillä on kaikkia käyttäjiä n. 10 000, joten kohdennetun viestinnän ideallamme emme voi käyttää All Company -ryhmää.
** Nämä ovat tuhansien käyttäjien joukossa harvinaisia yksittäistapauksia, mutta sitäkin nolompia käyttäjille itselleen.

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kootut kertomukset: SharePoint- ja Yammer-intran suunnittelu ja rakentaminen

Tänään olemme julkaisseet artikkelikokoelman HAMKin uuden intran suunnittelun ja rakentamisen tähänastisista vaiheista. ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla” kokoaa eri näkökulmia henkilökunnan ja opiskelijoiden sisäisen palvelun rakentamista. Julkaisu on ladattavissa ilmaiseksi hamk.fi/O365intra-osoitteesta.

Julkaisu on valikoitu ja toimitettu projektin väliraportti. Olemme koko viimeisen vuoden ajan synnyttäneet erityyppistä dokumentaatiota ja analyysia toiminnasta, ja sen aineiston sekä omien, päällimmäisten kokemusten pohjalta olemme tehneet kootut kertomukset projektin etenemisestä. Katsomme uutta intraa viestinnällisenä ja toiminnallisena ratkaisuna, emme kuvaa teknistä toteutusta.

Julkaisu toimii projektidokumentaationa itsellemme. Toivomme sen olevan avuksi myös muille samanlaisessa tilanteessa toimiville. Kun ryhdyimme uuden intran konseptointiin ja suunnitteluun, koetimme löytää hyviä esimerkkejä tai edes vertaisia, mutta huonolla menestyksellä: SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä toteutetuista introista ei ollut saatavilla hyviä käytäntöjä. (Eikä huonojakaan.)

Julkaisustamme käy vahvasti ilmi, että näemme todellisen työn alkavan vasta nyt: Olemme konseptoineet, suunnitelleet ja toteuttaneet intraratkaisun, joka on lanseerattu koko organisaation käyttöön viime viikolla. Nyt ratkaisumme pitää saada osaksi arjen käytäntöjä, ja myös tästä taipaleesta keräämme jo valmiiksi aineistoa.

Palaute julkaisusta on tervetullut! Ja ennen kaikkea keskustelu aiheesta!