HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

• Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
• Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
• Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
• Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
• Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!