Meillä on meneillään verkkopalvelun uudistamishanke. Projektinhallinnassa olemme pyrkineet perinteisestä vesiputousmallista ketterämpiin menetelmiin (joskaan puhdasta scrumia ei täällä synny).

Projekti on organisoitu tyypilliseen tapaan: ohjausryhmä linjaa ja projektiryhmä tekee. Rakennusvaiheessa päätekijät ovat sekä tietohallinnosta että viestinnästä, ja työssä ovat tukena sisäiset asiantuntijat ja ostetut palvelut.

Tehtävien koordinoimiseen ollaan koetettu useita eri menetelmiä. MS Project tuntui turhan massiiviselta järjestelmältä, eikä sitä ei ollut kiinnitetty mihinkään resurssipooliin. Product backlog perustettiinkin Exceliin – se kun on muodoltaan taulukko. Sprintit kirjasimme ensin välilehtiin, mutta tämä työkalu ei ollut kaikkein kätevin. Mietimme tehtävien hallintaa kalenterin avulla, mutta se homma ei meillä toiminut – osin syynä oma huono kalenterikulttuurimme, osin koko kalenteriohjelman vaihtuminen täysin toiseen systeemiin. Aloimmekin etsiä muita vaihtoehtoja.

Verkossa toimivaa Asanaa olemme pyöritelleet nyt parin kuukauden ajan, ja se on mielestämme helpottanut organisointia. Meillä on aliprojektikohtaiset tehtävälistaukset, joita voi pilkkoa ja ryhmitellä tarpeen mukaan. Tehtävillä on omat alitehtävänsä, tekijänsä, määräaikansa ja tunnisteensa, ja niitä pystyy siirtelemään ja kopioimaan osioiden välillä. Tehtäviä voi kommentoida ja niitä voi deletoida.

Palavereissa avaamme yhdessä Asanan ja käymme läpi kunkin projektin ja sprintin ja henkilön tehtävät. Palaverien välissä tietenkin jokainen kuittaa tehtäviään reaaliaikaisesti (tai sitten kun ehtii). Selainpohjainen yhteiskäyttöinen palvelu on auttanut meitä hahmottamaan kokonaisuutta paremmin, ja mielestämme ns. byrokratian pyörittäminen on keventynyt. Riittävä dokumentointi tulee tehtyä helposti kunkin tehtävä kohdalle: valintojen perusteet on helppo kirjata esim. kommentiksi.

Merkitystä on myös sillä, miltä asiat näyttävät: On riemullista, kun tehdyt tehtävät muuttuvat harmaiksi ja siirtyvät muualle. Tehtyjen tehtävien ja alitehtävien listasta myös muistaa, mihin aikansa on käyttänyt. Ja jonain päivänä vielä osoitan tukeni jollekin kollegan tehtävälle merkkaamalla sen kohdalle sydämen. ❤

Käyttöönotto oli tosi helppoa niin kuin hyvissä verkkopalveluissa on: me vain kirjauduimme palveluun ja aloimme tehdä niin kuin loogiselta tuntui. Opettelemista meillä vielä tehokäyttäjiksi on: Eri tehtävien keskinäinen riippuvuus on vielä hakusessa, samoin projektien ja osioiden tehokäyttö. Tageja emme ole ottaneet käyttöön, vaan suunnittelemme niille jonkun systeemin, jotta tunnisteista on oikeasti hyötyä. Siihen saakka keskitytään tehtävien tekemiseen, ei niiden hallinnoimiseen.