Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Elenia tarjoaa sähkönkulutuksen selvinä pylväinä

Elenialla on asiakkailleen uusi (tai ainakin uusittu) verkkopalvelu, joka kokoaa sähkönkulutuksen ymmärrettäviksi pylväiksi. Kuluttaja-asiakkaani kiitän ja kumarran!

On tärkeää, että kun sähköyhtiöllä on tarkkaa dataa, se avaa sen myös kuluttajan käyttöön. Ja on mukavaa, että kulutuspaikkadataa on täydennetty esim. paikkakuntakohtaisella lämpötilatiedolla ja verrokkikäppyrällä.

Elenian Aina-palvelu tekee oman kulutuksen seurannasta helppoa. Se tarjoaa tiedon ymmärrettävässä ja havainnollisessa muodossa. Palvelu näyttää esim. saunapäivät piikkeinä muuten suhteellisen tasaisessa rivistössä! Seuraava steppi olisivatkin sitten sähkön säästöön tähtäävät toimenpiteet, joiden edistäminen lienee palvelun pitkän ajan tavoite. (Nimim. Naiivi.)

Hyvästi Excel! Onneksi en koskaan ryhtynyt siinä omassa sähkönkulutuslaskentataulukossani seuraamaan itse ulko- ja sisälämpötiloja.

Tulossa: artikkelikokoelma intran rakentamisesta SharePoint 2013 Onlineen

HAMKissa on rakennettu uutta intraa täydellä teholla viimeiset kuusi kuukautta. Olemme tänään julkaisseet uuden intran kehitysversion 1.1 ja samalla siirtyneet täysin pois vanhalta Oracle-alustalta uuteen intraan, joka on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä.

Teen parhaillaan pientä e-julkaisua tähänastisesta taipaleestamme. Jo suunnittelu- ja rakennusprojekti* on ollut mittava, ja olemme oppineet paljon. Julkaisun avulla kokoamme ja dokumentoimme työtämme, ja sen avulla pääsemme myös jakamaan osan kokemuksistamme muille vastaavassa tilanteessa työskenteleville. Toivomme julkaisun myös herättävän keskustelua eli kysymyksiä, vastauksia ja vielä parempia käytäntöjä yhdessä oppimisen kautta.

Emme käsittele uuden intramme teknistä toteutusta vaan julkaisu painottuu viestinnällisiin ja toiminnallisiin näkökulmiin. Artikkelikokoelmassamme käsitellään mm. seuraavia aiheita:

  • strategian toteuttaminen uusilla työvälineillä ja toimintatavoilla
  • organisaation virallisen tiedotuksen rikastaminen sosiaalisella viestinnällä
  • uuden intran rooli opiskelijan arjessa
  • kokemuksia henkilökunnan tiimimäisestä työskentelystä
  • uuden verkkopalvelun toteuttaminen ketteränä projektina
  • uuden intran erilaiset sivustotyypit sekä responsiivinen käyttöliittymä
  • katsaus organisaatiointrojen tulevaisuuteen.

Tavoitteena on saada pdf pyöräytettyä ulos jo ensi viikon aikana. Ilmainen julkaisu löytyy viimeistään maaliskuun lopussa HAMKin julkaisujen verkkokaupasta osoitteessa hamk.fi/julkaisut sekä lyhytosoitteella hamk.fi/O365intra. Ei siis vielä!

* Nythän meillä alkaa toden teolla käyttöönotto. Se onkin sitten kokonaan toinen juttu!

Opettajan koulutus

Meillä on töissä meneillään uuden intran käyttöönotto. Olemme viimeisen puoli vuotta rakentaneet uutta kuviota SharePointin ja Yammerin päälle ja saaneet tekniset ratkaisut tehtyä ja konseptin toimintakuntoon. Olen käynyt kollegan kanssa perehdyttämässä yksiköiden vastuuhenkilöitä uuteen ajattelumalliin ja uuden intran käyttöön. Vastuuhenkilöt toimivat sitten oman yksikkönsä kouluttajina ja lähitukena arkityössä.

Aiemmin viikolla olimme ammatillisella opettajakorkeakoululla, ja täytyy sanoa, että pedagogi on aina pedagogi. Enkä puhu itsestäni enkä kollegastani vaan siitä opettajasta, jota me kävimme opettamassa!

Ensin sovittiin tietysti yhdessä, mitkä meidän yhteisen tuokiomme tavoitteet olivat. Jukka kuunteli ensin alustuksemme ja teki omia muistiinpanojaan kynällä paperille. Hän keskeytti ja kyseli ja kertasi asioita, jotta ymmärsi asian itse. Sitten hän alkoi miettiä, miten asian vie eteenpäin. Prosessi meni näin:

  1. Tavoitemäärittely – Miksi teen tätä, mitä haluan saada aikaan?
  2. Kohderyhmien ja tarpeiden jäsennys – Mikä kokonaisuudessa on olennaista opiskelijalle, mikä opettajalle, mikä tutkijalle, mikä muulle henkilökunnalle? Miten eri ryhmät todennäköisesti hyödyntävät uutta palvelua?
  3. Toteutussuunnitelma – Miten saan viestin perille, ihmiset oppimaan ja muuttamaan toimintatapojaan?
  4. Oma haltuunotto – Kuinka harjoittelen itse ensin, jotta osaan vastata muidenkin kysymyksiin? Mitä teen läksyksi ennen kuin alan itse opettaa?

Voidaan olla varmoja, että Jukan digipaja on todella onnistunut ja kohderyhmää varten räätälöity koulutustilaisuus!

Digin takana on ihminen

Mynewsdesk on julkaissut oman ennusteensa digimarkkinoinnin trendeistä tälle vuodelle. Lähtökohtana on usko digitalisoitumisen kasvun jatkumiseen.

Postauksessa on eroteltu neljän trendiä:

  1. oman verkkomedian merkitys,
  2. verkon vaikuttajien vaikuttaminen,
  3. sisältöjen elämyksellisyys ja
  4. teknisen ymmärryksen tarve.

Mynewsdesk sanoo, että ”parhaat tulokset saadaan oman verkkomedian kehittämisestä ja ihmisten sitouttamisesta brändin omaan kanavaan”. Samanaikaisesti pitää ”löytää—mielipidevaikuttajat ja saada heidät seuramaan ja jakamaan oman brändin viestejä”. Haaste on aikamoinen: miten saada oikeat ihmiset omaan verkkopalveluun ’oikealla’ tavalla esitettyjen viestien luo – ja samaan aikaan viestit leviämään ’oikealla’ tavalla myös somevaikuttajien verkostojen kautta? Läsnäolo, kuuntelu, keskustelu ja tulevan ennkoiminen eli oikeanlainen osallistuminen on ihmisen työtä.

Aika kivasti mielestäni postauksessa vannotaan sanojen nimiin. Vaikka videon merkitys taitaa olla kiistaton ja kuvat kertovat enemmän kuin tuhat tavua, ”sanat ovat viestimisen tärkeimmät työkalut”. Tähän voi vain lisätä, että sanojen pitäisi olla oikeita eli tilanteen ja tarkoituksen mukaan valittuja. (Eikä siitä oikeakielisyydestäkään ole haittaa missään tekstityypissä.)

Postauksessa muistutetaan, kuinka tärkeää on ymmärtää, miten ”koodi” toimii myös teknisesti. Onkin olennaista virittää järjestelmät toimimaan keskenään, jotta kokonaisuus on asiakkaalle mielekäs ja tuottajalle mahdollinen.

Mielestäni paitsi kanavat keskenään, sisällöt on saatava synkattua tai syötettyä oikealla tavalla oikeisiin palveluihin oikeille ihmisille, ja sen vuoksi organisaatiossa pitää olla jatkuva vuoropuhelu suunnitella asioita tavoitelähtöisesti yhdessä ja myös seurata toiminnan tuloksia konkreettisilla mittareilla. Mitä mitataan, sitä parannetaan.

Koko juttu: Digimarkkinoinnin trendit 2015

HAMKin responsiiviset sivut vaiheittain

HAMKin www-sivut on rakennettu Sharepoint 2013 On-premiseen. Työ tehtiin noin vuosi sitten – tämä postaus on projektin postuumia dokumentointia.

Ulkopuolisilta toimittajilta on responsiivisuuteen liittyen ostettu ulkoasun design, perustyylisivujen auditointi ja ylänavigaation megamenusovellus, mutta kaikki muu työ on tehty itse. HAMKin verkkotoimintojen kehittäjä onkin ollut aika lailla täystyöllistetty.

Responsiivisten sivujen toteutuksen vaiheet olivat:

  1. HTML-, CSS- ja javascript-toteutus.
    Esimerkkisivut tehtiin neljästä erityyppisestä sivusta, jotta saatiin ’puhtaat’ mallit. Niitä testattiin eri laitteilla ja selaimilla, ja testien ja kommenttien perusteella tehtiin korjaukset.
  2. Toteutus Sharepoint 2013 On-premiseen.
    Ensin tehtiin Sharepointin perustyylisivut ja sivupohjat, jotka ulkoinen toimittaja auditoi. Auditoinnilla varmistimme valintojemme olevan oikeita, sillä tekniikka oli uutta meille ja huomioon piti ottaa Sharepointin mahdollisuudet ja rajoitukset. Hyväksynnän jälkeen sivujen toiminta testattiin oikeassa ympäristössä oikeilla sisällöillä sekä eri näkymillä, laitteilla ja selaimilla. Testien jälkeen tehtiin korjaukset.
  3. Kun pohjat olivat valmiit, otettiin lapiot käteen ja siirrettiin sisällöt uuteen järjestelmään.
    Samanaikaisestihan me muutimme sivustomme jäsennyksen, joten informaatioarkkitehtuurikin tuli uusittua samassa myllerryksessä kuin julkaisujärjestelmä, ilme ja käyttöliittymä.

Sivujen responsiivinen toteutus Sharepointiin ei ole aloittelijan työtä, vaan se vaatii koulutuksen, kokemuksen ja paljon työaikaa. Työaikaa kului myös tuoreen version vuoksi: koska Sharepoint 2013 oli vuosi sitten vasta julkistettu, käytössä ei ollut valmiita ohjeita eikä parhaita käytäntöjä, joten tutkimiseen ja testaamiseen käytettiin aikaa ennen varsinaisia toteutuksia.

Uusi sukupolvi on digitaalinen

Business Insider -sivustolla on julkaistu ennuste ’digitaalisen’ tulevaisuudesta. Vahva viesti on, että toimintamme siirtyy kovaa kyytiä digitaalisiin ja varsinkin mobiileihin välineisiin. Tutkimuksessa on tarkasteltu maisemaa tv:n, tietokoneiden (perinteiset pöytäkoneet ja läppärit), radion, painettujen lehtien ja mobiililaitteiden (pieni- ja suurinäyttöiset älypuhelimet sekä tabletit) kannalta.

Mediankulutus vaihtelee ikäluokittain

Ikäluokat toimivat eri tavalla. BI:n koosteessa oli tutkittu eri ikäryhmien erilaisten medioiden käyttöä: television katselua, lehtien lukua, radion kuuntelua sekä internetin käyttöä joko tietokoneella tai mobiililaitteilla. Palkkeja tulkitsemalla vaikuttaisi siltä, että tv siirtyy tietokoneelle tai kännykkään – ja samaan aikaan yhä useammassa tv:ssä on verkkoyhteys. ’Suora lähetys’ onkin ’striimaus’. Radio tuntuisi pitävän paremmin pintansa, mutta esim. musiikkia kuunnellaan eniten mobiililaitteista. 16-24-vuotiaille tärkein media (laite ja sisältö samassa) on kännykkä. Kaikki aikuiset (tutkitut yli 16-vuotiaat) jäisivät kaipaamaan eniten tv:tä.

Tämäkin tutkimus ennustaa printin merkityksen vähenevän voimakkaasti. 16-24 -vuotiaiden ryhmä käyttää älypuhelinta tai tietokonetta, katsoo tv:tä tai kuuntelee radiota – mutta ei lue painettuja lehtiä. Printti näkyy omana kapeana siivunaan vasta 35-44 -vuotiaiden ryhmässä.

Monen näytön maailma

BI ennustaa älypuhelinten myynnin maailmanlaajuisen kasvun jatkuvan, vaikka länsimaissa markkinat ovat jo tasaiset. Tabletit ovat haukanneet ison osan tietokoneiden myynnistä, mutta kasvu on pysähtynyt. Pysähdyksen syinä ovat tablettien hyvä päivitettävyys, näppäimistön puute ja laitteiden korkea hinta sekä isonäyttöisten kännyköiden eli phablettien saatavuus. Pienten älypuhelinten sijaan ostetaankin yhä enemmän isonäyttöisiä älypuhelimia. Pöytäkoneita ja läppäreitä myydään edelleenkin, ne eivät häviä.

Maailma onkin ’multi-screen’. Pelkillä mobiililaitteilla ei jatkossakaan toimita, vaan päätelaite valitaan käyttötarkoituksen mukaan – ja toisaalta päätelaite säätelee käyttöä. Mobiilioptimoinnista eli mobile first -ajattelusta ei tässä skenaariossa ole haittaa.

Kännyköitä käytetään tunti päivässä

Selailu ei ole syrjäyttänyt perinteisiä puhelintoimintoja. Tutkimuksen mukaan kännyköitä käytetään

  • puhumiseen (26 %)
  • tekstiviesteihin (20 %)
  • somepalveluihin (15 %)
  • verkkoselailuun (14 %)
  • sähköpostiin (9 %)
  • peleihin (8 %) ja
  • muuhun (8 %).

Kännyköitä käytetään keskimäärin vartti kerrallaan, tabletteja puoli tuntia ja tietokoneita vajaat kolme varttia. Eri laitteita käytetään eri vuorokauden aikoina: tietokoneita päivällä (töissä) mutta kuuden jälkeen illalla tabletit ja kännykät kaivetaan esiin. Tabletteja käytetään eniten ennen puoltayötä. Loogisesti mobiililaitteita käytetään myös heti aamusta.

Digitaalisen trendit

Tutkimus nostaa esiin viisi seikkaa:

  • mobiilius (internet-liikenteestä neljäsosa on mobiililaitteilla, 60 % verkkoon kytketyistä laitteista on älypuhelimia tai tabletteja, suurin myynnin kasvu tapahtuu mobiililaitteissa, some ja musiikki tapahtuvat mobiililaitteissa, mobiiliostamisen osuus verkkokaupasta kasvaa jatkuvasti)
  • yhteisöllisyys (viestintä- ja verkostosovellusten suosio kasvaa, somemainonta korvaa hakukonemainontaa)
  • video (kuukausittaisten mobiilivideoiden määrä lasketaan miljoonissa teratavuissa eikä YouTubelle näy kilpailijaa)
  • ohjelmallisuus (käyttäjäkohtaisesti ohjautuvat polut, ’henkilökohtainen’ suodattaminen)
  • natiivisovellukset (alunperin mobiiliin kehitetty toiminto).

Miten nämä näkyvät organisaatioiden tämänhetkisissä toimissa ja tulevaisuuden päätöksissä? Digitrendit ovat läsnä vielä vuosikymmeniä. (Ja mitä sen jälkeen tapahtuu, onkin kokonaan toinen juttu.)

Lähde: Business Insider, The Future of Digital 2014. Tulkinnat, valinnat, painotukset ja käännökset omiani.

Wilu on Wilma kännykässä

Kiitos sulle, Ilari Juusela. Olet tehnyt elämästäni helpompaa Wilu-sovelluksellasi.

Olen käyttänyt Wilma-ohjelmaa parin vuoden ajan: idea ja toiminnot ovat ehdottomat tärkeitä vanhemman elämässä. Wilmasta näkee lukkarit, saa oppilaskohtaisia pikaviestejä opettajilta, yleisiä tiedotteita rehtorilta, tietää tekemättömistä läksyistä, tulevista kokeista ja muista merkinnöistä.

Mutta se käyttöliittymä. Ja kirjautuminen kännykällä. Huoh. Tähän saakka olen ollut sähköposti-ilmoitusten varassa: Gmail ilmoittaa mulle kännykkään, kun Wilmaan on tullut viesti, minkä jälkeen olen mahdollisuuden mukaan käynyt tietokoneella kirjautumassa järjestelmään ja lukenut sisällön.

Wilu-sovellus on toisesta maailmasta. Se toimii helposti kännykässä. Se tuntuu loogiselta ja käyttö on intuitiivista. Se mukauttaa sisällön näyttöön. Se oli ilmainen. Nyt tiedän heti, onko tunnilla ollut läksyt tekemättä, onko välitunnilla tullut pallo päähän tai pitääkö vanhempainyhdistys siivouspäivänä kirpputoria koulun pihalla.

 

Lue lisää: HeSa:n artikkeli

Enkkusivut uusiksi: kolme isoa muutosta

HAMKin englanninkielinen sivusto on eilen siirretty uudelle alustalle osana verkkopalvelu-uudistustamme: koko sivustomme siirretään uuteen julkaisujärjestelmään ja samassa yhteydessä uusitaan jäsennys, ulkoasu, käyttöliittymä ja osa sisällöistä. Englanninkielisellä puolella isoja muutoksia on tehty kolme:

1. Sama logiikka käyttäjän kielestä riippumatta

Isoimmat muutokset englanninkielisessä kokonaisuudessa on tehty sisältöjen jäsennykseen. Aiemmin meillä oli erilainen rakenne suomen- ja englanninkielisillä puolilla, ja ratkaisu oli taannoin tehty sillä perusteella, että käyttäjäryhmät ja heidän tiedontarpeensa olivat erilaiset. Erikielisten käyttäjäryhmien tiedontarpeet ovat edelleenkin osin erilaisia, mutta nyt ryhdistimme rakenteet niin, että kummallakin kielellä pääjäsennys on sama: hakijoille, opiskelijoille, työpaikoille ja kumppaneille, suurelle yleisölle ja toisenkielisille:

  • Hakijalle / Applicants
  • Opiskelijalle / Current students
  • Työelämälle / Collaboration and research
  • Tietoa HAMKista / About HAMK
  • In English / Suomeksi

Emme vielä tiedä käyttäjien reaktioita ratkaisuun, mutta ainakin ylläpidon ja sisällöntuotannon näkökulmasta yhtenäinen logiikka helpottaa arkea. Myös englannin- ja suomenkielisen koulutuksemme välillä vertailua tekevän suomenkielisen hakijan on entistä helpompaa tutkia tarjontaamme.

2. Kaikella sisällöllä pitää olla omistaja

Uuden jäsennyksen lisäksi toinen suuri sisällöllinen muutos oli sivuston siivous. Päätimme, että uudessa kokonaisuudessa ei ole yhtään sivua, jolla ei ole vastuullista omistajaa ja nimettyä päivittäjää. Aiemmilla sivuillamme meillä oli verraten paljon päällekkäistä sisältöä sekä sisältöä, jolle ei enää löytynyt kotikohdetta, mutta nyt olemme paremmalla jäsennykselläkin onnistuneet tekemään karsintaa. Ison luudan kanssa heiluessa saattaa tietysti lentää ovesta ulos muutakin kuin roskaa, mutta mitään ei ole lopullisesti menetetty.

3. Suomeksi tai englanniksi, ei suomeksi ja englanniksi

Kolmas iso, tekninen ratkaisu uudella alustalla on kieliversioinnin poisto. Aiemmassa verkkopalvelussamme oli käytössä kieliversiointi eli mahdollisuus tuottaa kaikki sisällöt kahdella kielellä. Periaatteessa hyvä ominaisuus kääntyi aika pian meitä vastaan, sillä

  • meillähän ei ollut kaikkea sisältöä kahdella kielellä: jouduimme joka tapauksessa eriyttämään suomen- ja englanninkieliset sivustot
  • kun kieliversiointi oli aktivoitu, sitä ei saanut pois: jouduimme tekemään kaikki yhdenkielisetkin päivitykset kahteen kertaan, jokaisen sivun kumpaankin kieliversioon.

Meillä on nyt siis uusien sivujen ensimmäinen versio valmis ja seuraavaa releasea on alettu ja suunnitella.

Voi olla, että kolmannen releasen jälkeen päästään tekemään työtä Harvardin malliin.

Postikortti peiton alta

Paperisia kortteja on mukava saada. Niitä on mukavaa kirjoittaakin, jos käsillä sattuu olemaan kaunis kortti, kynä, osoitekirja, postimerkkejä ja postilaatikko.

Postilla on puhelimeen saatavilla postikorttipalvelu, jota testasin eilen aamulla ennen nousemista.

  1. Latasin sovelluksen.
  2. Valitsin puhelimesta kauniin kesäkuvan.
  3. Toin puhelimen yhteystiedoista kahden vastaanottajan tiedot.
  4. Kirjoitin korttiin tervehdyksen.
  5. Nousin hakemaan luottokortin käsilaukusta. (Samalla matkalla kävin juomassa lasin vettä.)
  6. Maksoin kortit luottokortilla. (Onneksi pikkusummasta ei tarvittu erillistä verkkopankkivarmennusta.)
  7. Jatkoin unia.

koivu kukkii taustanaan  järvi

Eikö olisi kiva saada tälläinen postikortti ja kutsu kesäkylään?

Kehitysehdotus: jos ostokset voisi vielä saada maksettua puhelinlaskulla, vaiheen 5 voisi jättää pois. Muuten ei huomautettavaa: palvelu oli helppo, nopea ja ennen kaikkea tarpeellinen kaltaiselleni kiireelliselle ajankäyttönsä tarkasti priorisoivalle henkilölle.

Markkinointiehdotus: järjestäkää kauneimman kesä/joulu/pääsiäiskortin kisa äänestyksineen. Osallistun ylläolevalla.