Näin kirjoitat napakoita postauksia blogiisi

By Kategoriassa blogit, kirjoittaminen, sisällöntuotanto, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

Lyhyestä viesti kaunis. Kirjoitan itse blogiini vain lyhyitä tekstejä: niitä on nopea tehdä ja nopea lukea.

1. Jokaisessa postauksessa on vain yksi asia.
2. Koetan parhaan kykyni mukaan tiiviiseen ilmai Tiivistän sanottavani.
3. Suunnittelen postauksen etukäteen miellekartaksi 10*10 cm:n kokoiselle muistilapulle. Siihen ei paljon mahdu.
4. Jätän vain vähän aikaa kirjoittamiselle: kirjoitan esim. ennen palaverin alkua tai ennen töihin lähtöä.
5. Pidän riman riittävän matalalla.

Tämän kirjoittamiseen ei mennyt kovin monta minuuttia. Lukemiseen vielä vähemmän, vai mitä?

Miksi en ollut Sometimessa?

By Kategoriassa koulutus, sosiaalinen media Avainsanat , , , Jätä kommentti

Oli kaikki hyvät syyt mennä Sometime2015-tapahtumaan: ohjelma oli kiinnostava, hinta edullinen, paikka omassa kotikaupungissa, mahdollisuus tavata uusia ihmisiä*.

Sen sijaan lähdin mökkitalkoisiin toiselle puolelle Suomea, kun olin kaverille luvannut apua ja seuraa. Samaan aikaan kun Sometimessa tutustuttiin juridiikkaan ja robotiikkaan, minä tutustuin laudeharjaan ja sen mekaniikkaan. Kun Sometimessa otettiin katsaus tutkimuksen viestintään, minä katsoin  sähköttömällä mökillä puhelimeni akun tyhjentyvän. Kun Sometimessa oli aiheena optimointi, mulla oli työn alla haravointi. Kun Sometimessa tuuletettiin keskiaikakäsityksiä, minä pölyttelin vuodevaatteita. Kun Sometimessa sukellettiin yhteisöllisyyden historiaan, minä kastoin talviturkin. Ja kun Sometimessa syötiin härkää marsalaviinikastikkeessa, minä grillasin makkaraa ja join keskiolutta.

Ihana viikonloppu!

Mikä parasta, pääsin käsiksi myös isoon osaan Sometimesta: Monesta esityksestä on olemassa videotaltiointi. Slidesharessa on tarjolla kalvosettiä. Osallistujat ovat täyttäneet Twitteriä omilla ja lainatuilla ajatuksilla. Moni on postannut blogiinsa havaintojaan tai tiivistelmiään. Kiitos tilaisuuden järjestäjille ja teille kaikille muille, jotka mahdollistatte kurkistuksen tilaisuuteen jälkikäteen! Vain verkostoituminen** jäi puuttumaan.

* Huom. En käyttänyt sitä rumaa v-alkuista sanaa.
** No sieltä se tuli se v-sana.

Viisi hyvää tapaa käyttää Yammeria

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Viime viikolla listasin viisi Yammer-erhettä parilta ensimmäiseltä käyttökuukaudeltamme. Niiden vastapainoksi kyselimme käyttäjiltä viittä parasta käyttökokemusta tai syytä siirtyä firmasomeen. Ensimmäinen lista tässä:

  1. Innostu ja innosta työkaverisi yli yksikköjen.
  2. Löydä ne henkilöt, jotka jakavat intohimosi.
  3. Hanki järjestämällesi kurssille/tapahtumalle/julkaisulle ansaittu näkyvyys.
  4. Jaa hyvät käytänteet.
  5. Opi opiskelijoilta ja työkavereista heitä seuraamalla.

Mikä on sun listasi?

Yammerin käytön viisi virhettä

By Kategoriassa organisaatioviestintä Avainsanat , 1 kommentti

Meillä on valittu Yammer organisaation yhteisen viestinnän välineeksi. Yammer otettiin käyttöön maaliskuussa, joten nyt ollaan harjoiteltu uudenlaista viestimisen tapaa reilut pari kuukautta.

Loikka vanhoista toimintatavoista uuteen työn tekemiseen on valtava, ja alkuvaiheessa meille kaikille tapahtuu virheitä. Suurin osa mokista johtuu siitä, että ei ole tiedetty, miten pitää toimia eikä siis koskaan luettu ohjeita, osa fiboista on tehty kiireessä tai onpa painettu väärää nappiakin. Kokosimme Yammer-käyttöönottoporukan kanssa viisi tyypillisintä ja ’vakavinta’ virhettä, joita meillä on tehty:

  1. Älä postaa Koko yritys / All Company -ryhmään.*
  2. Jos vastaat sähköpostiin tulleeseen Yammer-ilmoitukseen, huomaa, että viestisi menee Yammer-ryhmään, ei yksittäisen henkilön sähköpostiin.
  3. Muista, että Yammer on yhteisen viestinnän kanava, jossa sisällöt näkyvät koko ryhmälle tai kaikille käyttäjille.
  4. Kun laitat viestin Yammeriin, muista myös seurata kommentteja ja vastata kysymyksiin.
  5. Älä nolaa itseäsi kiroilemalla tai solvaamalla muita – viestit näkyvät muille käyttäjille.**

Näistä huomaa, että avoimen ja sosiaalisen viestinnän välineiden kanssa on oma opettelunsa. Uusilla välineillä on vaikutusta myös toimintatapoihin – ja mitäs hyötyä uusista välineistä olisi, jos niiden muassa ei tekeminen muuttuisi miksikään?

Meillä on tämän vikalistan lisäksi tulossa myös parhaiden käytäntöjen kärki. Onko sulla kommentoitavaa jompaan kumpaan?

* Meillä on kaikkia käyttäjiä n. 10 000, joten kohdennetun viestinnän ideallamme emme voi käyttää All Company -ryhmää.
** Nämä ovat tuhansien käyttäjien joukossa harvinaisia yksittäistapauksia, mutta sitäkin nolompia käyttäjille itselleen.

Lounaslistasta tavoitteellisen toiminnan tukemiseen – intranetien tulevaisuus

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Vielä jokin aika sitten organisaatioiden sisäinen viestintä oli yksisuuntaista tiedottamista, jolla pyrittiin valuttamaan kaikki operatiivisen toiminnan kannalta tärkeä asia johdolta alas yrityksen sisäisille sidosryhmille eli käytännössä työntekijöille. Intranet piti usein sisällään kattavat uutistoiminnot, mutta tietoa tallennettiin eri muodossa ja sitä luettiin vaihtelevasti.

Asiantuntijaorganisaatioiden tärkein voimavara – tieto – täytyy olla yhä paremmin ja nopeammin saatavilla, jotta kaikki organisaatioiden toiminnot voivat sitä mahdollisimman nopeasti hyödyntää. Tätä varten myös organisaatioiden sisäinen viestintä on joutunut muuttamaan toimintamallejaan tiedon tallentamisesta tiedon jakamiseen ja sen hyödyntämiseen. On tullut aika osallistaa joka ikinen sisäinen ja ulkoinen sidosryhmä tekemään liiketoiminnasta ja organisaatioiden toiminnasta kannattavampaa ja kilpailukykykyisempää. Työpaikan pitäisi olla yksi iso tiedonjakoyhteisö, joka laajenee myös oman organisaation ulkopuolelle.

Tuloksia voidaan saavuttaa, kun keskitetään tietovirrat paikkoihin, joissa niiden saatavuus on

  • päätelaiteriippumatonta (pilvessä)
  • intuitiivista (pohjautuen esim. vapaa-ajalta tuttuihin some-työkaluihin)
  • elävää (esim. videoiden muodossa)
  • läpinäkyvää (esim. bisnesjärjestelmien integraatioilla).

Uudet toimintaideat, järjestelmät ja palvelut mahdollistavat tehokkaan viestinnän ja parantavat yritysten kilpailukykyä. Ne ovat tulevaisuuden intranettien erottamaton osa ja ehdoton ydin. Järjestelmät ovat kuitenkin vain mahdollistajia. Organisaation pitääkin järjestelmäkehityksen jatkoksi ja osana ’intranetin jalkautusta’ muuttaa toimintakulttuuriaan ja johtaa tietotyön tekemistä haluttuihin suuntiin.

–

Teksti on tiivistelmä VisualWebin pääarkkitehti Jyrki Juutin ja myyntijohtaja Olli Karin kirjoittamasta artikkelista ”Intranet-järjestelmien tulevaisuus”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

HAMKin uuteen intraan räätälöitiin responsiivinen käyttöliittymä

By Kategoriassa intranet, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

HAMKin intranet on rakennettu Sharepointin ja Yammerin yhdistelmäksi ja se toimii kolmella tavalla:

  1. perinteisenä intrasivustona, jossa julkaistaan pysyväisluonteista tietoa,
  2. henkilöstön ja opiskelijoiden vuorovaikutteisena viestintäkanavana sekä
  3. ryhmä- ja projektityöskentelyn alustana.

Suunnittelussa on otettu huomioon intran käyttö erilaisilla laitteilla aina älykännyköistä suurinäyttöisten puhelinten, tablet-laitteiden ja läppäreiden kautta perinteisiin pöytäkoneisiin.

Käyttöä miettiessämme intran sisältöarkkitehtuuri ja tiedon löydettävyys nousivat selkeästi ulkoasua tärkeämmiksi tavoitteiksi. Lisäksi halusimme noudattaa Microsoft-suositusta ja rakentaa palveluun pelkistetyn ulkoasun ja keskittyä hyviin toiminnallisuuksiin sekä palvelevaan sisältöön. Tavoitteena oli hyödyntää mahdollisimman kattavasti SharePoint 2013 Online -tuotteen valmiita vakiomalleja ja toimiviksi todettuja elementtejä. Microsoft tekee pilvipalvelun erityyppiset päivitykset ilman erillisiä ilmoituksia SharePoint Onlinea käyttäville organisaatioille. Automaattiset päivitykset voivat tuoda isojakin haasteita räätälöinneille, sillä ne saattavat rikkoa jotain. Tämän takia on tärkeä, että räätälöinnit on toteutettu mahdollisimman pitkälle vakiotoiminnallisuuksiin nojaten.

Microsoftin vakioteemat eivät kuitenkaan riittäneet meille haluamamme ulkoasun ja toiminnallisuuden saamiseksi. Kävimme erityisen tarkasti läpi räätälöityjen toiminnallisuuksien tarvetta, joista osa oli vanhoissa portaaleissa toimiviksi ja tarpeellisiksi todettuja komponentteja. Suunnittelimme toimittajamme kanssa toiminnallisuudet ja tehtävät räätälöinnit nojaten mahdollisimman paljon palvelun vakio-ominaisuuksiin. Niiden lisäksi tuotiin seuraavia räätälöityjä elementtejä: ylänavigaatio, yhteiset tiedotteet, välilehdet sekä Yammer-upotus.

Responsiivisuudesta on jo kehittymässä web-standardi, ja HAMK kehitti omat julkiset sivunsa toimimaan responsiivisesti vuosien 2012-2013 aikana – nyt oli intran vuoro. SharePoint Online ei ole oletuksena responsiivinen, joten mobiiliystävälliseksi muuttaminen edellytti räätälöintiä. Asemoimme SharePointin sisältöalueita uudelleen CSS-tyylien kautta: responsiivinen toteutuksemme käyttää kaikkia täysversion elementtejä eli sitä varten ei ole toteutettu mitään ylimääräistä. Laitekanta muuttuu nykypäivänä kovalla vahdilla, ja on vain ajan kysymys, koska introja aletaan suunnitella kokonaan ”mobile first” -idealla, ja milloin SharePoint Online tarjoaa resposiivista käyttöliittymä oletusominaisuutena.

–

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamista artikkeleista ”Uuden intran käyttöliittymän räätälöidyt elementit”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

By Kategoriassa pilvipalvelut, sosiaalinen intranet, sosiaalinen media, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

–

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

By Kategoriassa intranet, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, sisäinen tiedotus, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uudet työkalut auttavat koulutuspäälliköitä työskentelemään tiimimäisesti

By Kategoriassa pilvipalvelut, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin koulutusvastuiden pelisäännöt ja toimintatavat rakentuvat johtotiimin, koulutuspäälliköiden ja koulutuksen kehittämispalveluiden yhteistyölle. Toiminnan laadunvarmistus on sisäänrakennettua uusien sähköisten työvälineiden ja työtilojen avulla.

HAMKissa on parikymmentä koulutuspäällikköä. He tapaavat kerran kuussa yhteisessä reilun kahden tunnin kokouksessa. Kasvokkain käsitellään asioita, jotka edellyttävät laajempaa keskustelua, mielipiteiden vaihtoa ja kehittämispohdintaa. Tapaamisissa rakennetaan yhteistä henkeä ja syvennetään kollegoiden tuntemista, mikä auttaa myös vuorovaikutuksen rakentumiseen verkkopalavereissa.

Joka viikko järjestetään tunnin mittainen verkkopalaveri. Verkkopalaverit ovat nopeaa yhteistä sopimista vaativien asioiden, erilaisten alustusten sekä tiedotusasioiden ja selkeiden toimenpideasioiden foorumi. Verkkopalavereissa on opittu käymään lyhyttä ja ytimekästä keskustelua sekä puhetta että chattia hyödyntäen. Käsiteltävistä asioista riippuen verkkopalaverit tallennetaan. Muistiot palavereista kirjoitetaan saman tien yhteiseen koulutuspäälliköiden työtilaan.

Verkossa pidettävät palaverit säästävät aikaa: Liikkuminen fyysisesti samaan tilaan viikoittain veisi noin kolminkertaisen ajan verrattuna verkkokokouksiin. Lisäksi verkkokokous mahdollistaa nopean siirtymisen omalla kampuksella seuraavaan työtehtävään. Myös asioiden hyvä valmistelu ja tiivis alustaminen ovat verkossa kokoonnuttaessa avainasemassa. Ajansäästö on vuositasolla todella merkittävä.

Koulutuspäälliköiden yhteiselle työskentelylle on tehty työtila, joka on avoinna koko henkilökunnalle. Työtilassa on kootusti kaikki palaverien asialistat ja muistiot sekä palavereissa käsiteltävä ja yhdessä työstettävä materiaali. Yhteinen työtila ja tiedostopankki vähentävät liitetiedostojen lähettämistä ja muutenkin sähköpostien määrää. Yhteinen tiedostojen muokkaaminen ja täyttäminen lisää myös avoimuutta, yhteisöllisyyttä ja vertaisoppimista. Työtilan uutissyötteellä voidaan käydä koulutuspäälliköitä yhteisesti koskevaa keskustelua. Jokainen koulutuspäällikkö on myös koulutuksen tukipalveluiden Yammer-ryhmän jäsen.

Uudet työkalut mahdollistavat uudenlaisen vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen toiminnan. Toimintatavat eivät kuitenkaan muutu hetkessä, vaan se edellyttää määrätietoista oman ja tiimien toiminnan analysointia ja ennakkoluulotonta uuden oppimista.

–

Teksti on tiivistelmä kehittämispäällikkö Pirjo Kuiman kirjoittamasta artikkelista ”Koulutuspäälliköiden tiimimäisen työskentelyn malli uusien työvälineiden avulla”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Pilvipalvelu antaa opiskelijoille työssä tarvittavia taitoja

By Kategoriassa koulutus, pilvipalvelut, työelämä, työkalut Avainsanat , , , 2 kommenttia

Työskentely ja siihen tarvittavat valmiudet ovat radikaalisti muuttuneet muutaman vuoden takaisesta tilanteesta: Tarvittava tieto ja siihen liittyvät palvelut ja työkalut ovat aina ja lähes millä päätelaitteella tahansa saatavilla. Yhteisöjä muodostuu ja viestintä tapahtuu erilaisissa pilvi-, mobiili- ja some-palveluissa. Palvelut kehittyvät entistä helppokäyttöisemmiksi ja ihmiset voivat keskittyä välineen tai tekniikan osaamisen sijaan olennaiseen: viestintään, verkostoitumiseen, sisällöntuotantoon, jakamiseen ja yhteisölliseen työskentelyyn.

Pilvipalveluiden rooli on korostunut henkilökohtaisen käytön lisäksi myös työelämässä, sillä töitä tehdään ajasta ja paikasta riippumatta. Oppilaitosten on pidettävä huolta siitä, että valmistuneet opiskelijat osaavat käyttää ja hyödyntää palveluita siirtyessään työelämään. O365:n suosio on kasvussa suomalaisissa organisaatioissa, joten sen ja vastaavien palvelujen toimintalogiikan hallitseminen vähintään perustasolla on opiskelijoille erittäin tärkeä heidän siirtyessään työelämään. Yhteisöllisyyttä edistävän palvelun omaksuminen jo opiskeluvaiheessa tarjoaa opiskelijoille konkreettisia tapoja toimia tulevissa työyhteisöissään ja samalla luo hyvät pohjat uudelle oppimiselle. Yhteisöillä ja yhteisöllisillä työskentelytavoilla on valtava potentiaali opiskelun ja työn tehokkuuden kehittämiseksi.

HAMKissa otettiin O365-palvelu pilottikäyttöön kevään 2014 aikana. Se annettiin tietojenkäsittelyn aloittaville opiskelijoille kahdessa ryhmässä, joissa oli kokopäivä- ja monimuoto-opiskelijoita lähes sata. Palvelu oli opiskelijoiden mielestä erittäin helppokäyttöinen. Eniten huomiota saivat tiedostojen tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen tarkoitettu OneDrive for Business sekä ryhmien käyttöön perustettavat erilaiset työtilat: niille löytyi heti luonnollinen tarve ja käyttö.

Alkuvaiheessa muutamaa opiskelijaa epäilytti palvelun laajuus, ja käyttö vaikutti sekavalta, mutta heti kun perustoiminnot oli käyty läpi, oli palvelun käyttötarkoitus pääosin kirkastunut. Opiskelijat kokivat hyvänä asiana sen, että koko palvelu ja sen aliosat löytyvät yhden ja saman osoitteen alta yhdellä kirjautumisella ja käyttäjätunnuksella. Palvelun selainpohjainen käyttömahdollisuus vaikka kotoa käsin sai pisteitä varsinkin työn ohessa tutkintoaan tekeviltä opiskelijoilta. OneDrive for Business -palvelun mahdollistama tiedostojen samanaikainen yhteiskäyttö sai ylistystä monen opiskelijan palautteessa. Opiskelijoilta tuli myös kehityskohteita palvelun laajuuteen, nopeuteen ja käyttöön liittyen.

Työelämässä opiskelijoilta odotetaan monipuolisia valmiuksia ja joustavaa toimintakykyä nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Tämän päivän opiskelijat saattavatkin olla työpaikoilla juuri muutoksen toteuttajia, koska yhteisöllinen työskentelykulttuuri ei ole vielä vallitse kaikkialla.

–

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä ja tuntiopettaja Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamasta artikkelista ”Pilvipalvelun yhteisölliset työkalut antavat opiskelijoille työelämässä tarvittavia taitoja”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.