Konmari konttorissa

Siivosin työhuoneeni Konmari-menetelmällä. Sen ytimenähän on, että hankkiutuu eroon kaikesta, mikä ei tuota iloa ja viikkaa loput tasakokoisiksi säilytettäviksi paketeiksi.

Työpöytä: Heitin roskiin tarpeettomat tarralaput. Laitoin kynät kynäpurkkiin. Vein kahvikupit ja vesituopit tiskikoneeseen. Laitoin silmälasit koteloon. Järjestelin sekä työ- että kotipuhelimen kohtisuoraan pöydänreunaa nähden. Puristin tuubista viimeiset rasvat käsiini ja heitin tyhjän putkilon roskiin.

Kaappi: Kaikki kunnossa, vastahan vaihdoin huonetta ja laitoin kirjat ja kansiot ojennukseen.

Laatikosto: Ylälaatikko sekaisin, mutta viis siitä: tarvittavat kynät ja kumit työpöydällä purkissa. Alalaatikossa kolme seminaarikassia täynnä papereita, mappitaskut täynnä ja pohjallakin muinaismuistoja. Juuri tämän vuoksi ns. laatikkosiivous ei ole hyvä eikä ainakaan kestävä ratkaisu.

Aloin oikeaoppisesti: tyhjensin kassit ja kasasin kaikki paperit pöydälle. Kävin keittämässä kahvia ja – opin hengen mukaisesti – join sen paperivuorta katsellen ja vein kupin takaisin keittiöön ennen kuin jatkoin työtä. Otin jokaisen paperin käteeni, tunnustelin sitä ja kysyin itseltäni, tuottiko se minulle enää iloa. Varmuuden vuoksi myös luin, mitä paperissa sanottiin.

Kierrätyspaperit heitin suoraan kierrätysroskiin ja yhden paperin vein tietosuojattujen lukolliseen keräykseen (konmariksi ’hankkiudu eroon’ eli ’kierrätä’ tai ’heitä pois’). Tein kymmenen kasaa lopuille muistiinpanoille ja muille papereille (’säilytä’). Säilytettävien läjä olisi voinut olla myös yksi, mutta järkeilin, että helpompaa on tehdä työ vain kerran ja järjestää sisällöt kerralla kuntoon (vrt. pitkähihaiset, lyhythihaiset, hihattomat teepaidat ja aluspaidat).

Säilytettäviä en valitettavasti voinut säilöä pystyssä, sillä A4 edes nippuna on paljon huonompi pysymään kyljellään kuin vaate. Tein siis paperipinoja, jotka joko laitoin klemmarilla yhteen, pahvikansiin, taitetun A3:n väliin tai Ikean isoihin säilytyspusseihin ja tein päälle tarralapuista nimilaput. Laitoin pinot roikkuviin mappitaskuihin. Ja otin ne sieltä pois, sillä jos ne eivät ole silmissä, ne eivät ole mielessä. Kasasin pöydälleni -pöydänreunan suuntaisesti – yhden nippupinon.

Tein vielä nimilappujen perusteella miellekartan, jossa on syksyn ensimmäiset tehtäväkokonaisuuteni. Sen teippasin seinään. Aloittamista vaille valmis.

Yksin töissä

Maanantai:

Harjoittelija on jo paikalla, kun tulen ennen aamukahdeksaa töihin. Kolmannella yrittämällä muistan salasanan ja alan perata sähköpostia. Laitan puhelimen lataukseen. Puoli yhdeksän tulee paikalle toinenkin työkaveri. Juomme kahvit ja kerromme kesäkuulumiset. Jatkan sähköpostin kanssa. Kollegat lähtevät partioleiri Roihulle. Sähköpostit loppuvat ja siirryn intraan ja Yammeriin. Käyn tietohallinnon käytävällä laskemassa ihmiset. Käyn henkilöstöpalveluissa selvittämässä vakuutusasiaa. Laitan tabletin näppäimistön lataukseen. Editoin yhden intrasivun sisältörakennetta ja kieliasua. Koetan tulostaa aanelosta suoraan pilvestä. Kiroilen. Käyn rehtorin toimistossa toteamassa kahden ihmisen olevan paikalla.

Tiistai:

Availen Twitterin, OldReaderin, Facebookin, Gmailin ja LinkedInin. Jaan Yammerissa opiskelijan kysymyksen pariin uuteen ryhmään. Lounastauolla tyhjennän ja pesen jääkaapin. Twiittaan urotyöstäni. Iltapäivän istun kollegan huoneessa, ja suunnittelemme tulevan seminaariesityksemme rakennetta.

Keskiviikko:

Tutkin lento- ja hotellivaihtoehtoja. Teen esityksen rungon ja alan kaivaa aineistoa. Lounaalla pesen kahvihuoneen mikrot ja valmistelen mielessäni jäätävät heippalaput. Lähetän sähköpostia parillekymmenelle ihmiselle ja saan parikymmentä poissaoloviestiä vastaukseksi. Jatkan esityksen tekoa.

Torstai:

Aamupäivän pituinen palaveri kahden muun ihmisen kanssa. Vaativa tehtävä leikata aanelosista aakutosia. Viilaan leikkaamani kynnen tasaiseksi. Iltapäivällä vielä toinen palaveri, josta lähetämme uuden palaverikutsun muillekin ja josta teen Asanaan kaksi tehtävää kollegan töihinpaluuta odottamaan. Jakamaani Yammer-kysymykseen on tullut vastaus. Tykkään siitä. Varaan lennot ja hotellin. Viimeistelen esityksen niin valmiiksi kun yksin voin.

Perjantai:

Tuuraan Roihulla päivystävää kollegaa lähettämällä ja julkaisemalla tiedotteen. Alan siivota edellisen lukuvuoden papereita ja heitän roskiin suurimman osan muistiinpanoistani – tulosteitahan mulla ei ole (ks. maanantai). Kevennän ikävää siivoustyötä roikkumalla Twitterissä ja readerissä. Käyn keittämässä kahvit siistissä kahvihuoneessa. Järjestän loput paperit pinoihin ja teen mentaalin toimintasuunnitelman alkavalle lukuvuodelle. Kirjoitan suunnitelmani myös paperille muistiin. Neuvon käytävälle eksyneen tulevan opiskelijan hakutoimistoon. Jäsennän tulevan intrajulkaisumme sisällön tarralapuille. Kirjoittamisen aloittamista vältellen teen postauksen.

Mihin sinä käyttäisit heinäkuisen perjantain kaksi viimeistä työtuntia?

Onko digitalisaatio kulotusta?

ITK-päivien yhdessä foorumissa keskusteltiin digitalisaation johtamisesta. Äänessä olivat Helsingin koulutoimesta Liisa Pohjolainen, Marjo Kyllönen ja Pasi Silander, ja myös yleisöstä tuli muutama kysymys. Yksi niistä herätti ajatuskulun, joka johti vertauskuvaan kulotuksesta.

Yleisökysymys kuului: Miten Helsingissä on saatu liekki syttymään ja palamaan? Panelistien mukaan mitään nopeata konstia ei siihen ollut ollut, vaan sytyttely on ollut määrätietoista ja johdettua. Alun pienistä kipinöistä on kasvanut nuotio, jota pitää edelleenkin jatkuvasti syöttää ja suorastaan vahtia, että se ei pääse hiipumaan saati sammumaan.

Panelistit lopettivat palopuheen tähän, mutta oma ajatus jatkui. Voisiko digitalisaation metaforana toimia kulotus?

Digitalisaatio on panelistien mukaan ajattelun uusimista, toiminnan muutosta, tiedon käsitteen uudelleen määrittelyä ja pedagogiikan vaihdosta. Tavoitteena on hyvä oppiminen, ja teknologia mahdollistaa sen täysin toisella tavalla kuin tähän saakka. Kyse ei ole oppimisen kohdalla robotisoinnista vaan uudenlaisesta ajattelusta ja sitä tukevasta toiminnasta koko koulutoimessa ja sen ympärillä. Digitalisaatioon myös kuuluu näkemys mahdollisuuksista ja muutoksesta, ei esteistä tai status quosta.

Kulotuksessahan luovutaan vanhasta, jotta uusi olisi mahdollista. Siinä muutetaan toiminnan pohja ja käyttötarkoitus tukemaan uutta suuntaa. Muutos on perinpohjainen ja työ on rankkaa. Kun se kerran on aloitettu, ei voi perääntyä eikä katua. Siitähän digitalisaatiossakin on kyse: eri asteissaan tehdään asioita uudella tavalla, tehdään uusia asioita tai tehdään uusia asioita uudella tavalla. Digitalisaatio on iso valinta, joka koskettaa koko toimintaa. Viime syksyn it-päivillä Taneli Tikka julisti, että digitalisaatio ei ole uusi kattila liedellä, se on keittiöremontti. Nyt Pasi Silander sanoi, että digitalisaatio siis ei ole läppäreitä luokissa, se on pulpetiton koulu. Myös kulotus koskee koko aluetta, ei vain turhia risuja.

Helsingissä on panelistien mukaan tehty systeemistä kehittämistä, joka on kohdistunut toimintakulttuuriin ja rakenteisiin, osaamisen kehittämiseen, oppimisympäristöihin ja opetus- ja opiskelukäytänteisiin. Tämän muutoksen johtaminen on ollut ennen kaikkea ajattelun johtamista konkreettisten muutosten lisäksi – ja sitähän tarvitaan, jotta riviopettaja ei tuntisi itseänsä raatajaksi rahanalaiseksi.

Valkuaisfoorumi verkottaa ihmisiä ja asioita

Valkuaisfoorumi on hanke, joka rakentaa yhteistyöverkostoa yrittäjien, tutkijoiden, opettajien, tuottajien, kauppiaiden ja käyttäjien välille. Hankkeen www-sivustolla on kolme päätehtävää:

  1. kerätä tietoa
  2. jakaa tietoa
  3. tuoda aihetta ja tekijöitä näkyviin.

Sivuston ytimenä on HAMKin palvelimelle rakennettu www-paketti, joka kertoo taustat ja tulevat, säilyttää aineiston ja kokoaa toiminnan. Sivuston kylkeen on rakennettu täysin avoin Facebook-sivusto, jonka päärooli on aktivoida keskusteluun. Twitterin kautta hanke jakaa tiivistä tietoa ja ohjaa tarkemman infon lähteille. Flickrin albumeihin tallennetaan sivustoa tukeva kuva-aineisto, jotta valokuvia olisi helppoa varastoida, ryhmitellä, jakaa ja käyttää. Blogissa puolestaan pidetään asiantuntijatreffit, joilla kysyjät ja vastaajat kohtaavat.

Sivustoa päivittää projektipäällikkö Katariina Manni oman työnsä ja muilta saamansa aineiston pohjalta: – Kaikki sisältö tulee hankkeen toiminnasta eli tässä ei ole ylimääräistä tuotantokierrosta tai viestien väkisin vääntämistä! Näen niin, että asioiden näkyväksi tekeminen on osa projektipäällikön jokapäiväistä työtä: se on palveluamme käyttäjille – ja asioiden jäsentämistä ja dokumentoimista myös itselle. Minusta sivustoa on kivaa työstää, ja sen hyödynnettävyys paranee säännöllisten päivitysten myötä jatkuvasti. Somekanavilla onkin useampia päivittäjiä, joten yksin en tätä työtä tee. Kokonaisuudesta on tullut kiittävää palautetta: aihe on näkyvissä, työmme löydettävissä ja tulokset hyödynnettävissä.

valkuaistyokalupakki

Työkaluja valkuaisomavaraisuuden edistämiseen. Kuva: Valkuaisfoorumi.

Hankeviestintää somessa – KIM-hanke

Hankkeiden toiminnasta voi viestiä monella eri tavalla. Yksi ääripää on tehdä rahoittajalle loppuraportti projektin päättymisen jälkeen; toinen ääri on rakentaa innolla valtava sivusto omine logoineen ja visuineen ja kaikkine somekanavineen.

Outi Tahvosen vetämässä KIM-hankkeessa on lähdetty keskitielle: on määritelty riittävä taso ja valittu kanavat sitä palvelemaan:

– Viestinnällä on kolme tarkoitusta: Raportoimme projektissa tehtyä työtä eli kerromme etenemisestä ja tuloksista tuoreeltaan. Luomme tietoisuutta hankkeesta ja siinä tehtävästä työstä tärkeän asian piirissä. Samalla myös teemme tutkimusryhmäämme ja sen taustaa tunnetuksi. Pääasiallinen käyttäjäryhmä meillä ovat hankepartnerit, mutta ihan kuka tahansa eli se kuuluisa suuri yleisö pääsee katsomaan ja kommentoimaan tekemisiämme.

Kokonaisuus on suunniteltu niin, että meillä on yksi www-sivu, jossa kerrotaan hankkeesta tiiviit taustatiedot ja perusinfo sekä upotukset muista palveluista. Sivulle vie shorturl, joka on helppo muistaa muussa viestinnässä. WWW-sivua ei ole alkurakennuksen jälkeen tarvinnut juurikaan päivitellä, sillä kaikki projektin tapahtumat raportoidaan muualla.

Sivua täydentämään ja tutkimusryhmää palvelemaan on nyt valittu Facebook ajankohtaiseen tiedotukseen, kumppaneiden kohtaamiseen ja toiminnan kehittämiseen sekä YouTube videoiden julkaisemiseen. Mietimme Twitterin käyttöä, mutta totesimme, että alan suomalaiset tekijät eivät ole siinä palvelussa – ainakaan vielä. Instagramin sijaan päätimme käyttää kuvien jakamiseen Facebookia, sillä se tarjoaa mahdollisuuden laajempaan keskusteluun. Jatkossa harkitsemme ehkä SlideSharen käyttöä diasettien jakamiseen.

Sivuja tai somea varten ei ole ’erillistä’ sisällöntuotantoa, vaan jaan projektissa syntynyttä materiaalia. Toiset sisällöt menevät julkaisuun sellaisenaan (esim. kännykkäkuvat ilman editointeja), ja toiset vaativat vähän käsittelyä: vaikkapa videoita olen tehnyt yksinkertaisesti puhumalla oman PowerPointin ja mahdolliset muut sisällöt Skype-tallenteeksi. Vaiva on sama kuin jos opettaisin tästä asiasta – periaatteessa näitä sisältöjä voisikin käyttää myös oppimateriaaleina.

Olen saanut käyttäjiltä kiittävää palautetta. Projektipartnerit ovat tyytyväisiä siihen, että tieto ja tulokset ovat tuoreeltaan saatavilla, ja sisältö onkin levinnyt verkostoissa paremmin kuin vain verkkosivuja tai väliraportteja käyttäen. Myös osallistuminen on varmasti helpompaa ja välittömämpää someympäristössä kuin virallisella foorumilla. Itselleni oli opettavaista huomata, miten hyvin Facebookia voi käyttää hankeviestinnän ja ammatillisen verkostoitumisen välineenä – meidän alallamme ja tässä hankkeessa valinnat ovat olleet toimivia.

kim-taimisto-selite

Tästä oli kyse. Kuva: KIM-hanke.

#yritys on todempi kuin @yritys

Luin Kirsi Pihan Rytmihäiriön. Kirja julistaa toimintaympäristön ja sen rytmin muutosta: nyt on toimittava nopeammin ja suoremmin kuin ennen; nyt on elettävä tilanteissa ja tartuttava mahdollisuuksiin; nyt on luovuttava hallinnan illuusiosta. Nyt on vaikutettava viestinnällä.

Pihan mukaan huomio = maine. Yrityksen suurin maineriski on maineettomuus. Mainetta voi saavuttaa vain, kun osallistuu keskusteluun aidosti ja sen rytmissä. Aitous tarkoittaa Pihalle myös inhimillisyyttä eli ihmisen ääntä organisaatioliturgian sijaan.

Olen ihan samaa mieltä. Yhden viestityn brändin, valitun totuuden ja kontrolloidun tiedotuksen sijaan tarvitaan tarinoita, näkökulmia ja vuorovaikutusta. Yritys rakentuu moniäänisesti, ei yhdestä hallitusta totuudesta. Yrityksen ydinviesti toki on edelleen olemassa, ja se onkin identiteetin sisin. Ydinviestin on oltava totta, kiinnostava ja merkittävä, jotta siihen voidaan ja halutaan tarttua.

#HAMK on todempi kuin @HAMK_UAS. Kumpaakin tarvitaan, ja kummankin rakentamiseen pitää osallistua myös organisaation sisältä.

 

Kirsi Piha: Rytmihäiriö. Tartu mahdollisuuksiin tai kuole. Talentum Pro, Helsinki 2015.

HAMKissa otettu käyttöön henkilöstön osaamismerkit

Meillä HAMKissa on otettu käyttöön henkilökunnan osaamismerkit. Osaamismerkeillä tunnistetaan ja tunnustetaan taitoja ja kannustetaan oman osaamisen kehittämiseen.

Meillä merkeillä myös suunnataan osaamista haluttuun suuntaan. HAMKin strategia painottaa mm. digitaalisuutta ja yhteisöllisyyttä, ja ensimmäinen osaamismerkkikokonaisuutemme onkin nimeltään ”yhteisöllisen työskentelyn osaaja”. Käytännössä merkit sisältävät O365-työkalujen yhteistä käyttöä, sillä me toimimme Microsoftin pilvessä.

Yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkkiin kuuluvat seuraavat osat, joista suoritetaan vähintään viisi:

  1. Yhteisöllisen viestinnän osaaja (Yammer)
  2. Dokumenttien yhteisöllisen työstämisen osaaja (OneDrive for Business ja tiimin työtilan tiedostokirjasto)
  3. Verkkotapaamisten osaaja (Skype for Business)
  4. Yhteisen ajan hallinnan osaaja (Outlook-kalenteri)
  5. Tiimin työtilojen osaaja (HAMKin Sharepoint tai eDuuni)
  6. Ammatillinen someosaaja (vapaavalintaiset sosiaalisen median palvelut)
  7. Pilvipalvelun tietosuojan osaaja

Suunnitelmissa on, että koko henkilökunta suorittaa yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkin. Ensimmäiset ovat merkkinsä jo ansainneet: toiset heittämällä ja toiset uutta opettelemalla – juuri niin kuin oli suunniteltukin. Piilo-opetussuunnitelma ei ole kovin piilossa tässä!