Aihearkisto: työkalut

Ei enää mitään papereita!

By Kategoriassa työkalut, työtavat Avainsanat , , , , , Jätä kommentti

HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

  • Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
  • Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
  • Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
  • Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
  • Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!

Sähköpöydän ylistys

By Kategoriassa työkalut Avainsanat , , , , , , 1 kommentti

Jokainen toimistotyöläinen tietää, millaista on könöttää pöydän ääressä koko päivä. Jokunen toimistotyöläinen jatkaa samaa vielä kotona: vastailee sähköposteihin, viimeistelee kesken jääneitä tehtäviä ja valmistautuu seuraavaan päivään. Hölmö mikä hölmö.

Tällä hölmöllä on onneksi työpaikalla sähköpöytä ja kaksi erilaista tuolia eli päivän aikana säädän korkeutta ja vaihdan asentoa useamman kerran. Keväällä päätin parantaa myös kotikonttorin ergonomiaa ja ostin sinnekin sähköpöydän. Etäpäivät muuttuivat kertaheitolla ergonomisemmiksi, joskin kahvinkeittimelle ja jääkaapille on pidempi matka kuin keittiön pöydän äärestä.

Sähköpöytä olisi loistava valinta vaikka yksiön ainoaksi pöydäksi. Sitä voisi käyttää kirjoituspöytänä, ruokapöytänä ja työtasona vain napin painalluksella. Olisipa näitä ollut tarjolla, kun aikoinani asuin ahtaissa vuokrakämpissä ja kalusteet kulkivat osoitteesta toiseen! Tosin silloin tuskin olisi ollut tällaiseen varaa – lähin Ikeakin sijaitsi Tukholmassa.

Luepa myös Tuija Riekkisen ajatuksia etätyöstä. Hän laventaa erinomaisesti käsitettä satunnaisesti kotoa käsin työskentelevästä äidistä oikeasti ajasta  tai paikasta riippumattomaan tekemiseen.

Viisi hyvää tapaa käyttää Yammeria

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Viime viikolla listasin viisi Yammer-erhettä parilta ensimmäiseltä käyttökuukaudeltamme. Niiden vastapainoksi kyselimme käyttäjiltä viittä parasta käyttökokemusta tai syytä siirtyä firmasomeen. Ensimmäinen lista tässä:

  1. Innostu ja innosta työkaverisi yli yksikköjen.
  2. Löydä ne henkilöt, jotka jakavat intohimosi.
  3. Hanki järjestämällesi kurssille/tapahtumalle/julkaisulle ansaittu näkyvyys.
  4. Jaa hyvät käytänteet.
  5. Opi opiskelijoilta ja työkavereista heitä seuraamalla.

Mikä on sun listasi?

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

By Kategoriassa pilvipalvelut, sosiaalinen intranet, sosiaalinen media, työkalut Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

–

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sosiaalinen viestintä ja verkostot osa intraa

By Kategoriassa intranet, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, sisäinen tiedotus, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen verkosto ja keskustelualusta. Intrauudistuksemme myötä Yammerista tulee sisäisen viestinnän pääkanava osana SharePoint Onlineen rakennettua intranettiä.

Yammerin käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle toimintatapojen hahmottelusta. Meillä on tarve tiedottaa koko henkilökunnalle yhteisesti ja kaikille opiskelijoille yhteisesti. Lisäksi totesimme, että kampuskohtaiselle sekä henkilöstön että opiskelijat tavoittavalle tiedottamiselle täytyy olla kanava.

Eniten kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa herättivät opiskelijatiedotuksen käytännöt, joissa oli lähtökohtaisesti eniten vaihteluakin. Koulutusta järjestävien yksiköiden henkilöstön sisäiseen viestintään sen sijaan Yammer tuntui sopivan luontevasti, tukipalveluiden ryhmät toimivat keskustelupalstoina sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kanavina.

Uuden intran uutissyötesivulle eli jokaisen käyttäjän omalle sivulle upotettiin Yammerin aloitussivun syöte. Lisäksi yksiköiden ja koulutusten sivuille sekä joihinkin työtiloihin on upotettu Yammer-ryhmien syötteitä. Näiden toimenpiteiden myötä Yammerista on tullut kiinteämpi osa intraa.

Yleensä itse palvelun käyttöä onkin pidetty suhteellisen helppona, ongelmat ja kysymykset liittyvätkin yleensä enemmän kulttuurinmuutokseen ja siihen, millä tavalla palvelua pitäisi käyttää. Haasteena Yammerin käyttöönotossa on ollut se, että käyttäjiä on suuri määrä, tarpeet ovat erilaiset ja aiemmat käytännöt kovin kirjavia.

Meillä on eri tason Yammer-käyttäjiä: niitä, joille riittää seuraaminen ja jotka ehkä ajan kanssa myös osallistuvat, niitä, jotka seuraavat ja osallistuvat jonkin verran, ja niitä, jotka osallistuvat aktiivisesti. Ihmiset ovat alkaneet jakaa pienempiä tai ehkä jopa työn alla olevia asioita – kaikesta ei tarvitse välttämättä kirjoittaa sivun tiedotetta, joka hyväksytetään kymmenellä ihmisellä. Vaikka tämä jakamis- ja kommentointikulttuuri on ehkä organisaatiossamme ollut vähän vieras, käyttäjät ovat myös alkaneet rohkeammin kannustaa ja neuvoa toisiaan.

Yammerin ongelmina ovat meillä olleet All company -ryhmä, huono räätälöitävyys, kutsu-linkki ja turhat ryhmät. Tässä – kuten monessa muussakin asiassa – olemme huomanneet, että käyttösääntöjä tai ohjeita ei malteta lukea, vaan ennemmin lähdetään itse kokeilemaan.

Kaksi tärkeintä päämäärää Yammeriin liittyen ovat henkilöstön innostaminen Yammerin monipuoliseen hyödyntämiseen ja opiskelijatiedotuksen käytäntöjen vakiinnuttaminen.

–

Teksti on tiivistelmä tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamasta artikkelista ”Sosiaalinen viestintä ja verkostot tulevat intraankin”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uudet työkalut auttavat koulutuspäälliköitä työskentelemään tiimimäisesti

By Kategoriassa pilvipalvelut, työkalut Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin koulutusvastuiden pelisäännöt ja toimintatavat rakentuvat johtotiimin, koulutuspäälliköiden ja koulutuksen kehittämispalveluiden yhteistyölle. Toiminnan laadunvarmistus on sisäänrakennettua uusien sähköisten työvälineiden ja työtilojen avulla.

HAMKissa on parikymmentä koulutuspäällikköä. He tapaavat kerran kuussa yhteisessä reilun kahden tunnin kokouksessa. Kasvokkain käsitellään asioita, jotka edellyttävät laajempaa keskustelua, mielipiteiden vaihtoa ja kehittämispohdintaa. Tapaamisissa rakennetaan yhteistä henkeä ja syvennetään kollegoiden tuntemista, mikä auttaa myös vuorovaikutuksen rakentumiseen verkkopalavereissa.

Joka viikko järjestetään tunnin mittainen verkkopalaveri. Verkkopalaverit ovat nopeaa yhteistä sopimista vaativien asioiden, erilaisten alustusten sekä tiedotusasioiden ja selkeiden toimenpideasioiden foorumi. Verkkopalavereissa on opittu käymään lyhyttä ja ytimekästä keskustelua sekä puhetta että chattia hyödyntäen. Käsiteltävistä asioista riippuen verkkopalaverit tallennetaan. Muistiot palavereista kirjoitetaan saman tien yhteiseen koulutuspäälliköiden työtilaan.

Verkossa pidettävät palaverit säästävät aikaa: Liikkuminen fyysisesti samaan tilaan viikoittain veisi noin kolminkertaisen ajan verrattuna verkkokokouksiin. Lisäksi verkkokokous mahdollistaa nopean siirtymisen omalla kampuksella seuraavaan työtehtävään. Myös asioiden hyvä valmistelu ja tiivis alustaminen ovat verkossa kokoonnuttaessa avainasemassa. Ajansäästö on vuositasolla todella merkittävä.

Koulutuspäälliköiden yhteiselle työskentelylle on tehty työtila, joka on avoinna koko henkilökunnalle. Työtilassa on kootusti kaikki palaverien asialistat ja muistiot sekä palavereissa käsiteltävä ja yhdessä työstettävä materiaali. Yhteinen työtila ja tiedostopankki vähentävät liitetiedostojen lähettämistä ja muutenkin sähköpostien määrää. Yhteinen tiedostojen muokkaaminen ja täyttäminen lisää myös avoimuutta, yhteisöllisyyttä ja vertaisoppimista. Työtilan uutissyötteellä voidaan käydä koulutuspäälliköitä yhteisesti koskevaa keskustelua. Jokainen koulutuspäällikkö on myös koulutuksen tukipalveluiden Yammer-ryhmän jäsen.

Uudet työkalut mahdollistavat uudenlaisen vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen toiminnan. Toimintatavat eivät kuitenkaan muutu hetkessä, vaan se edellyttää määrätietoista oman ja tiimien toiminnan analysointia ja ennakkoluulotonta uuden oppimista.

–

Teksti on tiivistelmä kehittämispäällikkö Pirjo Kuiman kirjoittamasta artikkelista ”Koulutuspäälliköiden tiimimäisen työskentelyn malli uusien työvälineiden avulla”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Pilvipalvelu antaa opiskelijoille työssä tarvittavia taitoja

By Kategoriassa koulutus, pilvipalvelut, työelämä, työkalut Avainsanat , , , 2 kommenttia

Työskentely ja siihen tarvittavat valmiudet ovat radikaalisti muuttuneet muutaman vuoden takaisesta tilanteesta: Tarvittava tieto ja siihen liittyvät palvelut ja työkalut ovat aina ja lähes millä päätelaitteella tahansa saatavilla. Yhteisöjä muodostuu ja viestintä tapahtuu erilaisissa pilvi-, mobiili- ja some-palveluissa. Palvelut kehittyvät entistä helppokäyttöisemmiksi ja ihmiset voivat keskittyä välineen tai tekniikan osaamisen sijaan olennaiseen: viestintään, verkostoitumiseen, sisällöntuotantoon, jakamiseen ja yhteisölliseen työskentelyyn.

Pilvipalveluiden rooli on korostunut henkilökohtaisen käytön lisäksi myös työelämässä, sillä töitä tehdään ajasta ja paikasta riippumatta. Oppilaitosten on pidettävä huolta siitä, että valmistuneet opiskelijat osaavat käyttää ja hyödyntää palveluita siirtyessään työelämään. O365:n suosio on kasvussa suomalaisissa organisaatioissa, joten sen ja vastaavien palvelujen toimintalogiikan hallitseminen vähintään perustasolla on opiskelijoille erittäin tärkeä heidän siirtyessään työelämään. Yhteisöllisyyttä edistävän palvelun omaksuminen jo opiskeluvaiheessa tarjoaa opiskelijoille konkreettisia tapoja toimia tulevissa työyhteisöissään ja samalla luo hyvät pohjat uudelle oppimiselle. Yhteisöillä ja yhteisöllisillä työskentelytavoilla on valtava potentiaali opiskelun ja työn tehokkuuden kehittämiseksi.

HAMKissa otettiin O365-palvelu pilottikäyttöön kevään 2014 aikana. Se annettiin tietojenkäsittelyn aloittaville opiskelijoille kahdessa ryhmässä, joissa oli kokopäivä- ja monimuoto-opiskelijoita lähes sata. Palvelu oli opiskelijoiden mielestä erittäin helppokäyttöinen. Eniten huomiota saivat tiedostojen tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen tarkoitettu OneDrive for Business sekä ryhmien käyttöön perustettavat erilaiset työtilat: niille löytyi heti luonnollinen tarve ja käyttö.

Alkuvaiheessa muutamaa opiskelijaa epäilytti palvelun laajuus, ja käyttö vaikutti sekavalta, mutta heti kun perustoiminnot oli käyty läpi, oli palvelun käyttötarkoitus pääosin kirkastunut. Opiskelijat kokivat hyvänä asiana sen, että koko palvelu ja sen aliosat löytyvät yhden ja saman osoitteen alta yhdellä kirjautumisella ja käyttäjätunnuksella. Palvelun selainpohjainen käyttömahdollisuus vaikka kotoa käsin sai pisteitä varsinkin työn ohessa tutkintoaan tekeviltä opiskelijoilta. OneDrive for Business -palvelun mahdollistama tiedostojen samanaikainen yhteiskäyttö sai ylistystä monen opiskelijan palautteessa. Opiskelijoilta tuli myös kehityskohteita palvelun laajuuteen, nopeuteen ja käyttöön liittyen.

Työelämässä opiskelijoilta odotetaan monipuolisia valmiuksia ja joustavaa toimintakykyä nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Tämän päivän opiskelijat saattavatkin olla työpaikoilla juuri muutoksen toteuttajia, koska yhteisöllinen työskentelykulttuuri ei ole vielä vallitse kaikkialla.

–

Teksti on tiivistelmä web-kehittäjä ja tuntiopettaja Mirlinda Kosova-Alijan kirjoittamasta artikkelista ”Pilvipalvelun yhteisölliset työkalut antavat opiskelijoille työelämässä tarvittavia taitoja”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

By Kategoriassa työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , Jätä kommentti

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

–

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.