Projektiraportille uusi muoto?

Rakennettiin uusi intra toissa vuonna ja otettiin sitä käyttöön viime vuonna. Työ jatkuu (eikä koskaan lopu), mutta nyt olisi välikatsauksen paikka. Teemme käyttöönottosta projektiraportin, mutta haluaisimme jotain muuta kuin perinteisen pdf:n.

Tavoitteena on oikeasti digitaalinen julkaisu, ei A4-formaattiin taitettu ja pdf:ksi käännetty tiedosto. Suunnittelemme parhaillaan sisältöä, mutta koska muoto vaikuttaa sanoiksi tai kuviksi tai graafeiksi tai videoiksi tai muuksi pukemiseen, pitäisi ensin tehdä päätös siitä, millaista halutaan.

Julkaisun pitäisi olla kätevästi tehtävissä, avoimesti saatavilla ja helposti hyödynnettävissä.

Kysynkin nyt sulta apua:

  1. Tuleeko mieleen hyvää esimerkkiä verkossa toteutetusta projektiraportista?
  2. Millaista rapsaa itse lukisit mielelläsi?

P.S. Projektin ykkösosan eli uuden intran suunnittelun ja rakentamisen kuvaus tehtiin pdf:ksi. Eihän sekään huono ole! 😉

Epätieteellisellekin kyselylle saa hyvän vasteen

Testasimme pari viikkoa takaperin kyselyiden tekemistä tabletilla. Meillä oli ollut jo jonkin aikaa hakusessa laite ja softa, jolla voisimme tehdä hymynaamoja monipuolisempia mutta taloustutkimusta yksinkertaisempia kyselyitä niin opiskelijoille, henkilökunnalle kuin asiakkaillekin. Survey on Tablet oli tarjolla olevista vaihtoehdoista meille passelein.

Testasimme henkilöstön koulutustilaisuudessa kahta erilaista kyselyä: tabletilla täpättävää ja QR-koodilla käytettävää.

tablettikyselyTablettikyselyssä kartoitimme Yammerin tuntemusta. Meillä oli tapahtumapaikalla android-tabletti, johon olimme tehneet neljästä kysymyksestä koostuvan kyselyn. Ihmiset houkuteltiin (mm. sisäänheittäjien ja karamellien avulla) laitteen luokse vastaamaan ja osallistumaan palkinnon arvontaan. Homma oli helppo: kysymyksiin vastattiin kyllä tai ei ja lopuksi annettiin puhelinnumero palkinnon ilmoittamista varten. Yksi henkilö vastasi kyselyyn noin puolessa minuutissa, ja kaikkiaan saimme tuloksia kasaan reilut sata.

QR-koodin takana oleva kysely oli sisällöltään vielä yksinkertaisempi. Ihmisten piti lukea kännykällään ruutukoodi, joka vei suoraan mobiilikyselyyn (ja tämä oli kyselyn vaikein osuus) ja sitten valita kolmesta ikonista sopivin – hymynaama, viivanaama tai ruttunaama. Tähän kyselyyn vastasi reilut 130 henkeä, vaikka luvassa ei ollut palkintoa ja käytössä oli vain paperille painettu ruutukoodi ohjeineen.

Näin epätieteellisellä menettelyllä emme tietenkään voi tehdä tilastollisia johtopäätöksiä, mutta saamme ainakin signaaleja. Operaatiossa meillä olikin päätarkoituksena tuoda ihmisen huomio asiaan, josta kyselyä teimme. Bonuksena osa henkilökunnasta kiinnostui laitteesta ja softasta ja tunnisti heti käyttötarkoituksia palautekyselylle omassa toiminnassaan.

Pilottimme siis onnistui: Totesimme, että hankittu sovellus palveli tarkoitusta. Saimme huomiota kiinnitettyä asiaan, jota halusimme tuoda esille. Jatkon hyödyntämiseen tuli heti uusia ideoita.

ProComilla mobiili jäsenkortti

Muovia – tai peräti pahvia – meillä on kaikilla lompsassa ihan riittävästi. Sitä on niin riittävästi, että mä olen jättänyt ylimääräiset läpyskät lompakosta toisaalle, sillä seurauksella että joku kortti ei olekaan mukana kun siitä olisi hyötyä.

Muutokseen on mahdollisuus: tänään latasin kännykkääni viestinnän ammattilaisten ProCom ry:n jäsenkortin. Käyttöönotto oli helppo: etsin sovelluksen kaupasta, latasin sen, kirjauduin sisään ensin puhelinnumerolla ja sitten tekstarina tulleella varmenteella.

Tervehdin ilolla ProComin mobiilijäsenkorttia, sillä

  • se on mukana, kun puhelin on mukana (ja puhelin yleensä on mukana)
  • siinä on perinteisen kortin sisältö: jäsenedut ja yhteystiedot
  • siinä on lisäksi mobiilit verkkosivut, ajankohtaiset uutiset ja
  • sitä kautta voi ilmoittautua tapahtumiin.

Kiitos, ProCom. Tämä on edistystä.

Ei enää mitään papereita!

HAMKin johtoryhmällä ja koulutuspäälliköillä oli yhteiset työskentelypäivät kesäkuun alussa. Kyseessä ei ollut kelohonkaseminaari vaan kokoontuminen yhdessä omistajakunnassa, tavoitteena seuraavaa lukuvuotta vähän pidemmän lähitulevaisuuden suunnittelu. Johdon assistentti päätti esimiestensä hyväksynnällä toteuttaa työskentelyn uusin välinein: perinteisten papereiden sijaan käyttöön otettiin SharePointiin perustettu työtila-sivusto. Sinne kutsuttiin n. 40 henkeä, osa admin- ja osa jäsenoikeuksin. Työtilaan tuotiin etukäteen tarvittava ohjeistus ja ladattiin työstettävä materiaali, ja toiminnan tavasta viestittiin osallistujille selkeästi etukäteen. Varsinaisena työpäivänä väki jakautui ryhmiin työskentelemään asiaan perehtyneiden vetäjien johdolla. Fasilitaattoreilla oli osaaminen paitsi työkalujen käytöstä myös ryhmätyöskentelyn ohjaamisesta sekä näkemys lopullisten tulemien muodosta, määrästä ja laadusta. Käytännössä 7-8 hengen tiimit työstivät työtilan tiedostokirjastossa olevia dokumentteja yhdessä keskustellen ja tehden. Ryhmätyöskentelyn fasilitaattorit nostavat tärkeimmäksi asiaksi yhdessä tekemisen: ”Tuotimme aidosti yhteisöllisesti tietoa yhteisölliseen käyttöön.”

Lisäksi he listaavat toimintamallin muita etuja:

  • Osallistujat pystyivät tutustumaan materiaaliin etukäteen.
  • Ajantasainen tieto on saatavilla koko työskentelyn prosessin ajan.
  • Sharepoint ei noussut keskeiseksi tekijäksi vaan toimi välineenä – osallistujat pystyivät keskittymään varsinaiseen työskentelyyn.
  • Tilaisuudessa työstettyjen aineistojen jatkomuokkaus on helppoa ja osallistujat pystyvät käyttämään niitä eri tilanteissa ajantasaisena tietona.
  • Prosessi tulee jatkumaan vielä pitkään ja sen historia jää näkyville: etenemistä pystytään seuraamaan jatkossakin.

Toimintatapa sai kiitosta myös osallistujilta: työskentely oli todella helppoa ilman tikkuja, liitetiedostoja, väärälle koneelle tallennettuja etukäteistiedostoja tai dokumentteja ja niiden versioita, joiden nimeä ei enää kykene muistamaan. Lisäksi tulokset olivat heti saatavilla ja kaikkien käytössä, aikaa säästyi satasormijärjestelmän ansiosta – eikä niitä turhia paperipunttiakaan jäänyt kokouspaikan keräysroskiin. Yhteisöllinen digitaalinen työskentely edellyttää oikeaa asennetta ja ennakkovalmisteluja. Kun porukka käärii hihat, jokaisella pitää olla oma laite ja verkkoyhteyksien pitää toimia nopeasti ja katkotta. Sittenhän on enää kyse sisällöstä ja synergiasta – sitähän ihminen osaa parhaiten!

Sähköpöydän ylistys

Jokainen toimistotyöläinen tietää, millaista on könöttää pöydän ääressä koko päivä. Jokunen toimistotyöläinen jatkaa samaa vielä kotona: vastailee sähköposteihin, viimeistelee kesken jääneitä tehtäviä ja valmistautuu seuraavaan päivään. Hölmö mikä hölmö.

Tällä hölmöllä on onneksi työpaikalla sähköpöytä ja kaksi erilaista tuolia eli päivän aikana säädän korkeutta ja vaihdan asentoa useamman kerran. Keväällä päätin parantaa myös kotikonttorin ergonomiaa ja ostin sinnekin sähköpöydän. Etäpäivät muuttuivat kertaheitolla ergonomisemmiksi, joskin kahvinkeittimelle ja jääkaapille on pidempi matka kuin keittiön pöydän äärestä.

Sähköpöytä olisi loistava valinta vaikka yksiön ainoaksi pöydäksi. Sitä voisi käyttää kirjoituspöytänä, ruokapöytänä ja työtasona vain napin painalluksella. Olisipa näitä ollut tarjolla, kun aikoinani asuin ahtaissa vuokrakämpissä ja kalusteet kulkivat osoitteesta toiseen! Tosin silloin tuskin olisi ollut tällaiseen varaa – lähin Ikeakin sijaitsi Tukholmassa.

Luepa myös Tuija Riekkisen ajatuksia etätyöstä. Hän laventaa erinomaisesti käsitettä satunnaisesti kotoa käsin työskentelevästä äidistä oikeasti ajasta  tai paikasta riippumattomaan tekemiseen.

Viisi hyvää tapaa käyttää Yammeria

Viime viikolla listasin viisi Yammer-erhettä parilta ensimmäiseltä käyttökuukaudeltamme. Niiden vastapainoksi kyselimme käyttäjiltä viittä parasta käyttökokemusta tai syytä siirtyä firmasomeen. Ensimmäinen lista tässä:

  1. Innostu ja innosta työkaverisi yli yksikköjen.
  2. Löydä ne henkilöt, jotka jakavat intohimosi.
  3. Hanki järjestämällesi kurssille/tapahtumalle/julkaisulle ansaittu näkyvyys.
  4. Jaa hyvät käytänteet.
  5. Opi opiskelijoilta ja työkavereista heitä seuraamalla.

Mikä on sun listasi?

Yammerin käyttö ammattikorkeakoulussa: kaksi casea

HAMKin uuden intran sosiaalinen viestintä rakentuu Yammerin ympärille. Mm. kaikille koulutuksille ja kampuksille on perustettu omat ryhmät puoliviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. Muitakin käyttötapoja ja -tarkoituksia on; esim. alakohtaisten työoaikkojen ja projektien tiedottaminen opiskelijoille sekä uutta intraa koskevien kysymysten, vastausten ja kommenttien kerääminen.

Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus 

Taru Kosunen

Kun Yammer otettiin HAMKissa käyttöön, opiskelijoiden ura- ja rekrytointiasioita kehittävä ryhmä päätti luoda yksinkertaisen toimintatavan, jolla yritysten toimeksiannot ja avoimet työpaikat saadaan välitettyä oikeille opiskelijoille, tehokkaasti, nopeasti ja ilman välikäsiä.

Toimeksiannoille päätettiin perustaa Yammer-ryhmä Työpaikat ja projektit/Tekniikka. Ryhmässä tiedotetaan laajasti alan toimeksiannoista niin, että kuka tahansa henkilökunnan jäsen tai opiskelija voi helposti julkaista ryhmässä tietoonsa tulleen toimeksiannon tai työpaikan. Ryhmä liitettiin tekniikan koulutusten intraan työharjoittelu-osion etusivulle, jotta opiskelija etsiessään tietoa työharjoittelusta löytää yhdestä paikasta paitsi työharjoitteluohjeet myös valikoiman avoimia toimeksiantoja.

Alku on ollut lupaava. Ilmoituksia on mukavasti, ja käyttäjien palaute on ollut myönteistä. Henkilökunta on rohkaistunut ilmoittamaan työpaikoista ja opiskelijat ovat olleet uuteen käytäntöön tyytyväisiä. Tulevaisuuden tavoite on saada aikaan vireä ja aktiivinen ryhmä, jossa ilmoitetaan nopeasti erilaisista toimeksiannoista, projekteista, opinnäytetyöaiheista sekä avoimista työpaikoista.

Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta 

Taina Lehtomäki

Kun aloimme pitää ensimmäisiä perehdytyksiä uuteen intraan, meille tuli tarve paikalle, jossa käyttäjä voisi esimerkiksi esittää nopeita kysymyksiä, kertoa huomioista, havaituista ongelmakohdista, raportoida ohjeistuksen tarpeesta tai jakaa omia vinkkejä. Perustimme Yammeriin Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän.

Perustaessa ajattelimme ryhmää usein kysyttyjen kysymysten arkistona ja keskustelupalstana, mutta sitä voi käyttää laajemminkin. Ryhmää on käytetty erilaisista häiriötilanteista ja ongelmista tiedottamiseen. Aktiivijäsenet ovat jakaneet ryhmän postauksia eteenpäin tiedoksi omille ryhmilleen. Olemme tiedottaneet ryhmän kautta myös O365:n uusista ominaisuuksista. Lisäksi käyttäjät ovat päässeet kommentoimaan tehtyjä ohjeita tai kertomaan mielipiteensä intraan liittyvistä asioista.

Kysy O365-pilvipalveluista -ryhmän ehkäpä tärkein ominaisuus on kuitenkin ollut se, että käyttäjät ovat voineet sen kautta kysyä meiltä lisätietoja esimerkiksi sivujen päivittämiseen, työtilojen muokkaamiseen tai vaikkapa dokumenttien käsittelyyn liittyen. Olemme koonneet ryhmään myös koulutuksissa ja muita kanavia pitkin tulleita kysymyksiä vastauksineen.

Kysymyksiin vastaaminen ja ryhmän seuraaminen vaatii tietenkin jonkin verran työpanosta. Intrauudistuksessa kysymyksiä tulisi joka tapauksessa paljon – ilman ryhmää ne tulisivat sähköpostilla, pikaviesteinä, kasvokkain tai puhelimitse, jolloin käytännössä jokaista käyttäjää joutuisi neuvomaan yksi kerrallaan. Yammerissa aiemmin kysytyt kysymykset vastauksineen ovat kaikkien nähtävillä. Yammerissa on mahdollista liittää muita ihmisiä mukaan keskusteluun, joten kysymyksiä on helppo ohjata oikeille ihmisille, jos ei itse tiedä vastausta. Ajan myötä tavoitteena on joukkoistaa kysymyksiin vastaaminen, jolloin käyttäjät voisivat entistä enemmän neuvoa myös toinen toisiaan.

Teksti on tiivistelmä markkinointisuunnittelija Taru Kosusen ja tiedottaja Taina Lehtomäen kirjoittamista artikkeleista ” Tekniikan alojen rekrytointiviestinnän uudistus Yammer- ja O365-työkaluilla” sekä ”Pilvipalvelussa kysytään pilvipalvelusta”. Artikkelit ovat osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.