Tikkalirusta tali-irkkuun – Tikkurilan vappulehti täytti 18 vuotta

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työelämä Avainsanat , , Jätä kommentti

Edellisessä työpaikassani Tikkurila Oy:ssä aloitettiin vappulehtiperinne 18 vuotta sitten. Tiedän, kun olin itse perustamassa Susisatsia eli pieleen mennyttä valmistuserää. Muistan, kun aloitettiin ideointi pienellä porukalla konttorin käytävällä, siirryttiin työpäivän jälkeen työkaverin kotiin jatkamaan hihitystä ja kirjoitettiin kieli poskessa parodiaa ajan ilmiöistä ja tehtaan tapahtumista, pilkattiin organisaatioliturgiaa ja pörssitiedotteita. Simalla ja sukkahousuillakin oli jossain vaiheessa osuutta asiaan eikä me lupaa kysytty keneltäkään, saako tällaista tehdä.

Tällaista on tehty jo kohta kaksi vuosikymmenta: Susisatsi täyttää tänä vappuna 18 vuotta. Entiset työkaverit lähettävät mulle edelleen joka vuosi tuoreen satsin pilallista tavaraa. Tässä ote, joka pätee muuhunkin konttoriin kuin Keravanjoen kupeeseen:

Uusia tiloja monitilatoimistoon

  • Raivotila on pehmustettu soppi.
  • Perätila on ääni- ja hajueristetty nurkkaus.
  • Sikatilassa voi harjoittaa seksuaalista ahdistelua.
  • Luomutilassa voit työskennellä hamppumatolla.
  • Viinitila on käytettävissä vain perjantai-iltapäivisin.
  • Olotilassa ”voe olla tae olla olemata”.
  • Jos vessaan on liian pitkät jonot, voit käyttää Hätätilaa.
  • Mielentila on varattu sisäistä tutkiskelua varten.
  • Alennustila on varattu myynninjohdolle strategisia pohdiskeluja varten.
  • Sen välittömässä läheisyydessä on analyyttiselle osastolle varattu Laskutila.
  • Käymistila ja Poikkeustila ovat lyhyitä palavereita ja Nykytila taktisia ad hoc -sessioita varten.
  • Sotatilassa työkaverit voivat selvitellä keskinäisiä ongelmiaan.

P.S. Tikkaliru oli ensimmäisen Susisatsin anagrammiristikossa, sen ratkaisuvihjeenä oli ’lintuvirtsa’. Tali-irkku puolestaan oli ’ylipainoinen irlantilainen’. Mitähän muuta siinä ristikossa oikein olikaan…

Miten viestintä vaikuttaa firman tulokseen?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, organisaatioviestintä Avainsanat , , , Jätä kommentti

Jos työyhteisön viestintää ei mielletä tiedottajan lähettämiksi to all -sähköposteiksi, se nähdään usein aineettomana, mittaamattomana, saavuttamattomana, määrittelemättömänä, johtamattomana, tavoitteettomana ja epämääräisenä ja jotenkin vaan tapahtuvana asiana.

Hanna Salminen on toista mieltä. Hän listasi #intranetwork-tapahtumassa tusinan asiaa, joihin strategisella vuoropuhelulla (eli ’viestinnällä’) vaikutetaan. Nämä kaikki puolestaan näkyvät suoraan organisaation toiminnassa ja tuloksessa:

  • sujuvat työprosessit
  • työturvallisuus
  • asioiden loppuun saattaminen
  • luottamus ja tehokkuus
  • identiteetin rakentuminen
  • ilmapiiri
  • yhteisöllisyys, oppiminen ja tiedonjako
  • työn mielekkyys ja työhyvinvointi
  • uskallus kokeilla ja epäonnistua
  • päätösvalta ja toiminnan läpinäkyvyys
  • työnantajakuva ja maine
  • aineeton ja inhimillinen pääoma.

Miten organisaation viestintä voisi olla viestintäyksikön vastuulla?

Kuuntele ja katsele Hanna Salmisen puheenvuoro.

Mistä oikein puhumme, kun puhumme intrasta?

By Kategoriassa organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Mikä se intra oikein on? Useimmiten se tuntuu olevan organisaation sylkykyppi ja kaatopaikka. Se on se perinteinen rämeikkö, jonne viestintä tuottaa sisällön paikkoihin, joista niitä ei löydetä. Sähköinen työpöytäkö – huutonaurua.

Ambientian ja Sinisen meteorittin järjestämässä intranet-seminaarissa #intranetworkissa haluttiin päästä pidemmälle kuin perinteiseen ”sivustoon”: Intranet = sisältö, ohjeet ja menetelmät, dokumentit & prosessit, palvelut, BI, työkalut, mobiili, kollaboraatio & co-creation (@akipekka) sekä —kaikki sisäisestä digiviestinnästä kollaboratiivisiin ohjelmiin (@jannemyl). Naulan kantaan osui mielestäni @juhavitikka: Intranet on terminä yleiskäsite. Joillekin viestintäkanava, toisille työtila tai keskustelupalsta. Määriteltävä aina erikseen.”

Perinteinen näkemys verkkopalvelujen oikeasta rakentamisesta on se, että määritellään käyttötarpeet ja -tilanteet oikeista käyttäjistä lähtien ja valitaan työkalut sen mukaisesti. (Eri asia on, kuinka monessa organisaatiossa näin tapahtuu.) @perttutolvanen kehottikin rakentamaan intran niin, että ensin tehdään alustavalinta tärkeimpien painotusten mukaan ja sitten lähdetään miettimään sen optimaalisinta käyttöä eli ns. suunnitellaan intra. Perttu Tolvasella oli hyvä kaaviokuva valinnan lähtökohdaksi: onko kyse dokumenteista ja työtiloista, puhelinluettelosta, toiminnanohjauksesta, projektin- tai resurssienhallinnasta vai jostain muusta? Tarpeen pitäisi sanella alustavalinta. (Alustuksen video).

Intran konseptoinnin ja suunnittelun yhtenä syntinä pidettiin toimistokeskeisyyttä (ja syntipukkeina viestintää ja tietohallintoa). @juhapihlaja demosi legoukkojen avulla, miten intra rakennetaan niin tietotyöläiselle kuin trukkikuskille. Sosiaalinen intranet on perinteisestä poiketen raamit käyttäjien tuottamalle dynaamiselle sisällölle. Kun intran päätarkoitus ei ole sisältöjen esittäminen vaan keskustelun mahdollistaminen, jokainen käyttäjä voi osallistua oman tarpeensa, tapansa ja taitonsa mukaan yhteiseen organisaation työkulttuuriin.

Mistä me puhumme, kun puhumme työstä? Kenellekään ei makseta palkkaa ”intranetin käyttämisestä” vaan intran pitäisi olla —kokoelma palveluita, joita ihminen tarvitsee voidakseen viestiä ja työskennellä työyhteisössään–  (@markosuomi) Jokainen työyhteisö rakentaakin intranetistä omannäköisensä. Mikä rooli intralla on arjessa, miten sillä johdetaan muutosta, millainen alusta se on viestinnälle, joka on työnteon edellytys?

Mihin sun työpaikallasi ihmiset intraa käyttävät?

Uusi intra osaksi opiskelijan arkea

By Kategoriassa työkalut, työtavat, verkkopalvelut Avainsanat , , Jätä kommentti

HAMKissa kaikkien opiskelijoiden yhteinen opiskelijaportaali ’Oskari’ syntyi vuonna 2006, jolloin yhdistettiin eri koulutusohjelmien ja toimipaikkojen erilaisista intraratkaisuista yhtenäinen ja osittain keskitetysti hallittu kokonaisuus.

Oskarin kanssa elettiin vuosia, mutta opiskelijaintran sisältöjen uudistaminen oli ollut puheissa jo useasti. Lopullisen sysäyksen uudistusprosessille antoi se, että vanhan julkaisujärjestelmän tekniikka ja toiminnallisuudet eivät enää pystyneet vastaamaan nykyisen toiminnan vaatimuksiin. Tarvetta oli selkeämmälle sisältörakenteelle, päätelaiteriippumattomille sisällöille sekä sosiaalisille palveluille.

Linjattiinkin, että

  • HAMKin samaan aikaan uudistettavat julkiset sivut ovat yleisen ja yhteisen tiedon lähde
  • tulevasta uudesta intrasta löytyvät henkilökohtaiset syötteet, koulutuksen arkipäivän tieto sekä työskentelyn mahdollistavat työkalut.

Muutostyö pilottiryhmittäin toteutettiin kevättalvella 2014. Pilottiryhmät määrittelivät millaiset opiskelija-intrasivut parhaiten palvelisivat heidän tarpeitaan. Pilottien perusteella yksi kampuksista siirtyi uuden intran käyttöön syksyllä 2014 – tämä oli uuden intran R1.0. Syksyn ajan kerättiin käytännön kokemuksia ja niiden perusteella sovellettiin alkuperäisiä suunnitelmia sekä rakennettiin kaikkien muiden koulutusten sivustoja uudelle alustalle samanaikaisesti vanhaa kokonaisuutta riittävällä tasolla ylläpitäen ja käyttäjiä tulevaan muutoksen valmistaen.

Uuden intran R1.1 julkaistiin maaliskuussa 2015. Kehitysversiossa olivat mukana kaikkien koulutusten kaikki yhteiset sisällöt ja niiden lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset uutissyötesivut sekä tiimien työtilat. Nyt yhden kirjautumisen takana on saavutettavissa henkilökohtainen ja monipuolinen työkalujen sekä palveluiden tarjonta päätelaitteesta tai fyysisestä paikasta riippumatta. Nyt tarvitaan tavoitteellista johtamista yhteisöllisen työskentelykulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä.

–

Postaus on tiivistelmä suunnittelija Henna Pirttilän ja Nea Yalcinin artikkelista ”Uusi intra osana opiskelun arkipäivää”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Vanhoista portaaleista pilvi-intraan

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatiokulttuuri, työkalut, työtavat Avainsanat , , , Jätä kommentti

HAMK uusi intra on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä. Niiden avulla on rakennettu työkalut organisaatiossa tapahtuvaan tiedotukseen, tiimien väliseen viestintään sekä yhteisölliseen, ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Johtavina periaatteina ovat olleet

  • Tiedon personointi: jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen uutissyötesivu, johon han saa niin yhteiset sisällöt kuin omat syötteensä oman kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa mukaisesti.
  • Käyttö usealla laitteella ja erikokoisilla näytöillä: sivustot on rakennettu toimimaan responsiivisesti, jotta niitä voi selailla niin kännykällä kuin käyttää suurinäyttöisellä tietokoneella.
  • Käyttö paikasta riippumatta: pilvipalveluun pystyy kirjautumaan mistä tahansa, milloin tahansa ja useilla erilaisilla laitteilla, kunhan laite on yhteydessä internettiin.
  • Tietojen löytyminen: järjestelmässä on tehokas hakumoottori sekä yhtenäinen informaatioarkkitehtuuri ja käyttöliittymä yksiköiden sivustojen välillä.
  • Infopalvelut ja työskentelypalvelut saman kirjautumisen takana mutta eri tiloissa: yhteisöllinen työskentely ja asioiden valmistelu tapahtuu tiimien työtiloissa kun taas valmiita sisältöjä julkaistaan yksiköiden informatiivisilla intrasivuilla, jotka kumpikin sijaitsevat samassa O365-palvelussa.
  • Yksi palvelukokonaisuus ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus yhden kirjautumisen takana: Office 365 sisältää sivustojen lisäksi yhteystiedot, sähköpostin, kalenterin, tehtävät ja henkilökohtaisen pilvitallennustilan selainkäyttöisine toimisto-ohjelmineen, ja kaikkiin näihin palveluihin kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella yhdessä osoitteessa.

Uudet työkalut paitsi mahdollistavat toimintakulttuurin muutoksen myös pakottavat siihen: kyse ei ole vain ohjelmistoista tai sovelluksista vaan työn tekemisen kulttuurista.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Vanhoista portaaleista uuteen pilvipalveluun”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Uusi intra ketteränä projektina

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , Jätä kommentti

HAMKin uusi intra on ensimmäinen organisaatiossa enimmäkseen ketterällä menetelmällä toteutettu, kattava tietojärjestelmähankinta. Edelliset intranetit oli toteutettu ajan tavan mukaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Ketterässä mallissa tärkeiksi käytännöiksi ovat osoittautuneet

  • selkeä tuoteomistajuus ja johdon sitoutuminen päätöksentekoon,
  • vaiheistetut ja realistiset tuoteversiot selkeine rajauksineen,
  • tehtävien hallinta ja arviointi kehitysjaksoissa,
  • hankinnat minikilpailutuksina puitesopimuksien kautta,
  • ripeä kehitystahti ja laaja-alainen tiimityö yli yksikkörajojen.

Uudenlaisella toimintatavalla olemme tyytyväisiä mm. seuraaviin asioihin:

  • Pystymme priorisoimaan tavoitteita ja toimeksiantoja entistä paremmin ja saamme osakokonaisuuksia suhteellisen ripeästi aikaan vaiheistamalla työtämme.
  • Valmiista työstä saatu palaute sallii suunnitelmien muuttamisen ja nopeiden korjausten tekemisen, ja jos olemassa olevaan kontekstiin on helppoa lisätä uutta sisältöä tai toiminnallisuutta.
  • Olemme myös huomanneet, että loppukäyttäjät ymmärtävät ’valmista’ tuotetta paremmin kuin abstrakteja suunnitelmia – joskin heidän odotuksensa ’lopullisesta’ voivat myös olla hyvinkin erilaisia!
  • Parhaimmillaan projektityöskentelyssä on selkeä roolitus, ja tehtävät saa hyvällä tavalla ajalliseen ja sisällölliseen järjestykseen.
  • Olemme löytäneet tätä projektimallia ja uudenlaista työntekoa tukemaan joustavia, selainpohjaisia sovelluksia ja työvälineitä, ja uudenlainen työskentely on mahdollistanut uuden oppimisen ja osaamisen kehittymisen.

Projektin toteuttamisen mallista riippumatta uuden sukupolven työkalu on iso haaste old school -organisaatiolle niin teknisesti, konseptin tasolla, toimintakulttuurissa ja johtamisen osalta. Käyttäjillä on halu pitää vanhoista toimintatavoista kiinni, joten muutoksen aloittamisessa ja osaamisen ja halun aikaansaamisessa keskeistä on perehdytys, koulutus ja tuki. Samoin kuilu edelläkävijöiden ja tavallisten käyttäjien välillä pitää silloittaa johtamisella. Toimintakulttuurin muutos on paljon haasteellisempi asia kuin tekniset toteutukset – mutta myös palkitsevampi.

–

Postaus on tiivistelmä artikkelista ”Uuden intran toteuttaminen ketteränä projektina”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

By Kategoriassa intranet, kehitys, organisaatioviestintä, työkalut Avainsanat , , , , , , , Jätä kommentti

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

–

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Verkostoilla voittoon kiinni

By Kategoriassa sosiaalinen media Avainsanat , Jätä kommentti

HAMKilla oli Instagramissa pieni kilpailu: haastoimme opiskelijat jakamaan laukkunsa sisällön ja lupasimme porkkanaksi eniten tykkäyksiä saaneen veskan omistajalle lahjakortin – vaikka laukkukauppaan. Superverkostoitujat osoittivat tässä kisassa kykynsä. Ykköseksi tulleella kuvalla oli melkein puolitoistatuhtatta sydäntä, ja kakkonen ja kolmonen olivat tuhannen tykkäyksen kummallakin puolella. Sitten olikin piiiiiiitkä väli seuraaviin kymmeniin sydämiin. @yulienyarx oli kolmen tykätyimmän joukossa. Iuliialla on paljon ystäviä ja Instagramissa puolentuhatta seuraajaa – mutta häntä auttoivat myös muut verkostot, sukulaiset ja ystävien ystävät. Iuliia kertoi kisasta ja pyysi kannustusta suoraan ja kaikissa sosiaalisen median verkostoissaan, Instan lisäksi Facebookissa, VK:ssa, OK:ssa ja Twitterissä. Hän kehotti ihmisiä suoraan toimintaan: ”Auta minua voittamaan ja tykkää kuvastani. Pyydä kavereitasikin osallistumaan” oli hänen viestinsä verkostoilleen, ja tähän pyyntöön vastasi miltei tuhat ihmistä. Siinä näyte sosiaalisen median voimasta ja sen käytöstä täsmälliseen tarkoitukseen. Kaiken takanahan on ihminen, jolla on henkilökohtaisia suhteita, joilla taas on omat ystäväpiirinsä – yhdessä saadaan aikaan aika lailla!

P.S. Kisassa oli myös toinen lahjakortti, joka arvottiin kaikkien osallistujien kesken. Tässä haasteessa saattoi siis voittaa tykkäysten lisäksi myös tuurilla.

P.S.S. Katleena on tehnyt hyvät ohjeet somekilpailuissa menestymiseen.

(Edit 17.4.) P.P.S. Post post scriptumissahan on tietysti kaksi peetä ja yksi ässä.

Laukku auki Instagramissa

By Kategoriassa sisällöntuotanto, sosiaalinen media Avainsanat Jätä kommentti

HAMK tuo esiin omia opiskelijoita ja aitoja ympäristöjä kuvamateriaalissaan ja muussa viestinnässä. Yhteishaun toisen vaiheen aikana meillä oli Instagramissa opiskelijoille suunnattu haaste oman laukun sisällön kuvaamisessa – tällä halusimme näyttää myös hakijoille yhden kulman amk-opiskelun arkeen. Haku päättyy tänään, samoin instakisamme.

Käypä kurkkaamassa, miltä opiskelijoiden laukut näyttävät.

Haasteen otti vastaan reilut parikymmentä Instagramin käyttäjää, ja kuvia on kiinnostavaa katsella: on etäopiskelijan minimaalinen kukkaronsisältö, päiväopiskelijan versio balettitossujen kera tai toisen repertuaari haalareineen ja villasukkineen.

Haasteeseen liittyy myös kisa: Eniten tykkäyksiä saanut laukunomistaja saa lahjakortin. Toinen lahjakortti arvotaan osallistujien kesken, jotta muillakin kuin superverkostoitujilla on mahdollisuus voittaa.

Kiinnostavat tuittaajat löytyvät tapahtumista

By Kategoriassa työkalut Avainsanat , , , , , 1 kommentti

Twitter on aivan mainio kanava tapahtumien ja koulutusten seuraamiseen etäältä. Kun itse on konttorilla pakkopullan ääressä, Twitter tuo nautittavaksi rusinat muista pullista – ja leipurit kanssa! (Tuittaa tämä)

Eilen ja tänään olen ’etäosallistunut’* Procomin Törmäys-tapahtumaan ja JATin viestintäpäiviin samalla kun olen hoitanut kaikkia tavallisia töitä omasta työhuoneesta käsin. Alustusten annin ja etenemisen seurannan lisäksi tapahtumatuitteja seuraamalla löytää aktiivisia ihmisiä. Oma seurattavien henkilöiden luetteloni on kasvanut parillakymmenellä parissa päivässä vain siksi, että olen napsinut talteen kiinnostavia kollegoita.

Twitterissähän pitäisi olla jatkuvasti aktiivinen, tarkastaa suositellut henkilöt, seurata aiheita ja keskustelijoita, lähteä polkuja pitkin, lukea toisten listoja ja poimia näistä hyvät tyypit. Tai sitten voi tosiaan ottaa tällaisia ’troolauksia’ ja saada kerralla haaviin isomman saaliin. Seurattaviahan kannattaa kaltaisen laiskahkon käyttäjän aina silloin tällöin siivotakin, ettei oma virta täyty adhd-tyyppisistä tyypeistä. Jatkuva seurustelu kun on taas ihan toinen käyttötapaus, johon väline myös sopii. Kukin omaan tarpeeseensa!

*Parempi termi olisi kyllä mukaosallistuminen.