Kootut kertomukset: SharePoint- ja Yammer-intran suunnittelu ja rakentaminen

By Kategoriassa intranet, kehitys Avainsanat , , , , , , Jätä kommentti

Tänään olemme julkaisseet artikkelikokoelman HAMKin uuden intran suunnittelun ja rakentamisen tähänastisista vaiheista. ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla” kokoaa eri näkökulmia henkilökunnan ja opiskelijoiden sisäisen palvelun rakentamista. Julkaisu on ladattavissa ilmaiseksi hamk.fi/O365intra-osoitteesta.

Julkaisu on valikoitu ja toimitettu projektin väliraportti. Olemme koko viimeisen vuoden ajan synnyttäneet erityyppistä dokumentaatiota ja analyysia toiminnasta, ja sen aineiston sekä omien, päällimmäisten kokemusten pohjalta olemme tehneet kootut kertomukset projektin etenemisestä. Katsomme uutta intraa viestinnällisenä ja toiminnallisena ratkaisuna, emme kuvaa teknistä toteutusta.

Julkaisu toimii projektidokumentaationa itsellemme. Toivomme sen olevan avuksi myös muille samanlaisessa tilanteessa toimiville. Kun ryhdyimme uuden intran konseptointiin ja suunnitteluun, koetimme löytää hyviä esimerkkejä tai edes vertaisia, mutta huonolla menestyksellä: SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä toteutetuista introista ei ollut saatavilla hyviä käytäntöjä. (Eikä huonojakaan.)

Julkaisustamme käy vahvasti ilmi, että näemme todellisen työn alkavan vasta nyt: Olemme konseptoineet, suunnitelleet ja toteuttaneet intraratkaisun, joka on lanseerattu koko organisaation käyttöön viime viikolla. Nyt ratkaisumme pitää saada osaksi arjen käytäntöjä, ja myös tästä taipaleesta keräämme jo valmiiksi aineistoa.

Palaute julkaisusta on tervetullut! Ja ennen kaikkea keskustelu aiheesta!

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

By Kategoriassa pilvipalvelut, työkalut, työtavat Avainsanat , , , , Jätä kommentti

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.

Elenia tarjoaa sähkönkulutuksen selvinä pylväinä

By Kategoriassa verkkopalvelut Avainsanat , Jätä kommentti

Elenialla on asiakkailleen uusi (tai ainakin uusittu) verkkopalvelu, joka kokoaa sähkönkulutuksen ymmärrettäviksi pylväiksi. Kuluttaja-asiakkaani kiitän ja kumarran!

On tärkeää, että kun sähköyhtiöllä on tarkkaa dataa, se avaa sen myös kuluttajan käyttöön. Ja on mukavaa, että kulutuspaikkadataa on täydennetty esim. paikkakuntakohtaisella lämpötilatiedolla ja verrokkikäppyrällä.

Elenian Aina-palvelu tekee oman kulutuksen seurannasta helppoa. Se tarjoaa tiedon ymmärrettävässä ja havainnollisessa muodossa. Palvelu näyttää esim. saunapäivät piikkeinä muuten suhteellisen tasaisessa rivistössä! Seuraava steppi olisivatkin sitten sähkön säästöön tähtäävät toimenpiteet, joiden edistäminen lienee palvelun pitkän ajan tavoite. (Nimim. Naiivi.)

Hyvästi Excel! Onneksi en koskaan ryhtynyt siinä omassa sähkönkulutuslaskentataulukossani seuraamaan itse ulko- ja sisälämpötiloja.

Tulossa: artikkelikokoelma intran rakentamisesta SharePoint 2013 Onlineen

By Kategoriassa kehitys, organisaatioviestintä, pilvipalvelut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , , , , Jätä kommentti

HAMKissa on rakennettu uutta intraa täydellä teholla viimeiset kuusi kuukautta. Olemme tänään julkaisseet uuden intran kehitysversion 1.1 ja samalla siirtyneet täysin pois vanhalta Oracle-alustalta uuteen intraan, joka on toteutettu SharePoint 2013 Onlinen ja Yammerin yhdistelmänä.

Teen parhaillaan pientä e-julkaisua tähänastisesta taipaleestamme. Jo suunnittelu- ja rakennusprojekti* on ollut mittava, ja olemme oppineet paljon. Julkaisun avulla kokoamme ja dokumentoimme työtämme, ja sen avulla pääsemme myös jakamaan osan kokemuksistamme muille vastaavassa tilanteessa työskenteleville. Toivomme julkaisun myös herättävän keskustelua eli kysymyksiä, vastauksia ja vielä parempia käytäntöjä yhdessä oppimisen kautta.

Emme käsittele uuden intramme teknistä toteutusta vaan julkaisu painottuu viestinnällisiin ja toiminnallisiin näkökulmiin. Artikkelikokoelmassamme käsitellään mm. seuraavia aiheita:

  • strategian toteuttaminen uusilla työvälineillä ja toimintatavoilla
  • organisaation virallisen tiedotuksen rikastaminen sosiaalisella viestinnällä
  • uuden intran rooli opiskelijan arjessa
  • kokemuksia henkilökunnan tiimimäisestä työskentelystä
  • uuden verkkopalvelun toteuttaminen ketteränä projektina
  • uuden intran erilaiset sivustotyypit sekä responsiivinen käyttöliittymä
  • katsaus organisaatiointrojen tulevaisuuteen.

Tavoitteena on saada pdf pyöräytettyä ulos jo ensi viikon aikana. Ilmainen julkaisu löytyy viimeistään maaliskuun lopussa HAMKin julkaisujen verkkokaupasta osoitteessa hamk.fi/julkaisut sekä lyhytosoitteella hamk.fi/O365intra. Ei siis vielä!

* Nythän meillä alkaa toden teolla käyttöönotto. Se onkin sitten kokonaan toinen juttu!

Tabletti saa ajan kulumaan lennolla

By Kategoriassa asiakaspalvelu, työkalut Avainsanat , , Jätä kommentti

Olin lasten kanssa lomamatkalla. Lensimme noin ikuisuuden (kuusi tuntia) mennen tullen, ja olin etukäteen varautunut viihdytykseen kirjoilla, pelikorteilla ja pelejä täyteen ladatulla tabletilla. Olihan meillä eväitäkin ja onneksi yksi ikkunapaikka.

Edellisellä lennolla seurasimme vielä yhteistä ohjelmaa edessä olevan istuimen selkänojasta. (Sekin on parannus siihen, että seuraa pää kenossa katon screeniä.) Tällä kerralla viihdeohjelmaa oli mahdollisuus vuokrata pikkutabletillinen: kympillä sai käyttöönsä Samsung Galaxy Tab 3 -koneen ja kuulokkeet. Sisältönä oli valikoima tv-sarjoja, elokuvia, musiikkia, pelejä ja myös päivän Hesari.

Joo – tablettiahan ei tarvitse Finnairin monta kertaa vuokrata, kun se on jo maksanut itsensä takaisin. Mutta pienessä penkissä kököttävälle matkustajalle – tai ainakin mulle – kymppi on pieni hinta siitä, että saa valita haluamaansa sisältöä haluamaansa aikaan. Ja jos lapset saa vielä sopimaan yhteisestä kiinnostuksen kohteesta ja kuulokkeiden jakamisesta, niin hinta/laatu-suhde vain paranee.

sininen-lentokoneen-siipi(Kivoin ohjelma tuli kuitenkin sivuikkunasta: Mennessä pilvien päälle auringonpaisteeseen nousu oli ihana lähetys lomaan ja palatessa Pariisin valot pimenevässä illassa hyvä päätös vesihiihtolomalle.)

Aaltovaasi ja tulppaanit ovat Instagram-kilpailun arvoinen yhdistelmä

By Kategoriassa sosiaalinen media Avainsanat , , , Jätä kommentti

Nyt on kotimaisia tulppaaneja tarjolla! Kevättä odottelevat monet muutkin kuin minä, ja Instagram on pullollaan yksittäistä tulppaania, huolimattomia kimppuja, kauniita asetelmia, sisustuskuvia, detaljiotoksia ja vaikka mitä.

tulppaanit-aaltovaasissaFiilistelin viikonloppuna omien tulppaanien ja Instagramin tarjonnan välillä. Aika monissa kuvissa kukat oli aseteltu aaltovaasiin. Aaltovaasi on myös skandinaavisen massasisustuksen puolipakollinen elementti, jota ei voi olla tuntematta. Sitä voi pitää kliseenä tai kitschinä siinä missä mariskoolia – tai voi vilpittömästi ihastella sen muotokieltä niin kuin minä teen.

Tulppaaneissa on jotain samaa yksinkertaisuutta: niiden viehätys on pelkistetyssä muodossa ja kirkkaassa värissä.

Yhdistelmiä voi tehdä vaikka minkälaisia: Aaltovaasi voi olla tulppaaneille vain astia, jossa ne pääsevät valloilleen. Tulppaani voi puolestaan olla huutomerkinomaisena statistina, joka vie huomion maljakkoon.

Iittala: lanseeratkaapa joku Instagram-kilpailu yhdessä vaikka Kauppapuutarhaliiton kanssa, jossa palkintona olisi aaltovaasi ja kuukauden tulppaanit! Osallistun uudella kuvalla.

Opettajan koulutus

By Kategoriassa koulutus, työelämä, työkalut, verkkopalvelut Avainsanat , , , Jätä kommentti

Meillä on töissä meneillään uuden intran käyttöönotto. Olemme viimeisen puoli vuotta rakentaneet uutta kuviota SharePointin ja Yammerin päälle ja saaneet tekniset ratkaisut tehtyä ja konseptin toimintakuntoon. Olen käynyt kollegan kanssa perehdyttämässä yksiköiden vastuuhenkilöitä uuteen ajattelumalliin ja uuden intran käyttöön. Vastuuhenkilöt toimivat sitten oman yksikkönsä kouluttajina ja lähitukena arkityössä.

Aiemmin viikolla olimme ammatillisella opettajakorkeakoululla, ja täytyy sanoa, että pedagogi on aina pedagogi. Enkä puhu itsestäni enkä kollegastani vaan siitä opettajasta, jota me kävimme opettamassa!

Ensin sovittiin tietysti yhdessä, mitkä meidän yhteisen tuokiomme tavoitteet olivat. Jukka kuunteli ensin alustuksemme ja teki omia muistiinpanojaan kynällä paperille. Hän keskeytti ja kyseli ja kertasi asioita, jotta ymmärsi asian itse. Sitten hän alkoi miettiä, miten asian vie eteenpäin. Prosessi meni näin:

  1. Tavoitemäärittely – Miksi teen tätä, mitä haluan saada aikaan?
  2. Kohderyhmien ja tarpeiden jäsennys – Mikä kokonaisuudessa on olennaista opiskelijalle, mikä opettajalle, mikä tutkijalle, mikä muulle henkilökunnalle? Miten eri ryhmät todennäköisesti hyödyntävät uutta palvelua?
  3. Toteutussuunnitelma – Miten saan viestin perille, ihmiset oppimaan ja muuttamaan toimintatapojaan?
  4. Oma haltuunotto – Kuinka harjoittelen itse ensin, jotta osaan vastata muidenkin kysymyksiin? Mitä teen läksyksi ennen kuin alan itse opettaa?

Voidaan olla varmoja, että Jukan digipaja on todella onnistunut ja kohderyhmää varten räätälöity koulutustilaisuus!

Digin takana on ihminen

By Kategoriassa organisaatioviestintä, sosiaalinen media, verkkopalvelut Avainsanat , , Jätä kommentti

Mynewsdesk on julkaissut oman ennusteensa digimarkkinoinnin trendeistä tälle vuodelle. Lähtökohtana on usko digitalisoitumisen kasvun jatkumiseen.

Postauksessa on eroteltu neljän trendiä:

  1. oman verkkomedian merkitys,
  2. verkon vaikuttajien vaikuttaminen,
  3. sisältöjen elämyksellisyys ja
  4. teknisen ymmärryksen tarve.

Mynewsdesk sanoo, että ”parhaat tulokset saadaan oman verkkomedian kehittämisestä ja ihmisten sitouttamisesta brändin omaan kanavaan”. Samanaikaisesti pitää ”löytää—mielipidevaikuttajat ja saada heidät seuramaan ja jakamaan oman brändin viestejä”. Haaste on aikamoinen: miten saada oikeat ihmiset omaan verkkopalveluun ’oikealla’ tavalla esitettyjen viestien luo – ja samaan aikaan viestit leviämään ’oikealla’ tavalla myös somevaikuttajien verkostojen kautta? Läsnäolo, kuuntelu, keskustelu ja tulevan ennkoiminen eli oikeanlainen osallistuminen on ihmisen työtä.

Aika kivasti mielestäni postauksessa vannotaan sanojen nimiin. Vaikka videon merkitys taitaa olla kiistaton ja kuvat kertovat enemmän kuin tuhat tavua, ”sanat ovat viestimisen tärkeimmät työkalut”. Tähän voi vain lisätä, että sanojen pitäisi olla oikeita eli tilanteen ja tarkoituksen mukaan valittuja. (Eikä siitä oikeakielisyydestäkään ole haittaa missään tekstityypissä.)

Postauksessa muistutetaan, kuinka tärkeää on ymmärtää, miten ”koodi” toimii myös teknisesti. Onkin olennaista virittää järjestelmät toimimaan keskenään, jotta kokonaisuus on asiakkaalle mielekäs ja tuottajalle mahdollinen.

Mielestäni paitsi kanavat keskenään, sisällöt on saatava synkattua tai syötettyä oikealla tavalla oikeisiin palveluihin oikeille ihmisille, ja sen vuoksi organisaatiossa pitää olla jatkuva vuoropuhelu suunnitella asioita tavoitelähtöisesti yhdessä ja myös seurata toiminnan tuloksia konkreettisilla mittareilla. Mitä mitataan, sitä parannetaan.

Koko juttu: Digimarkkinoinnin trendit 2015

HAMKin responsiiviset sivut vaiheittain

By Kategoriassa mobiili, verkkopalvelut Avainsanat , , 1 kommentti

HAMKin www-sivut on rakennettu Sharepoint 2013 On-premiseen. Työ tehtiin noin vuosi sitten – tämä postaus on projektin postuumia dokumentointia.

Ulkopuolisilta toimittajilta on responsiivisuuteen liittyen ostettu ulkoasun design, perustyylisivujen auditointi ja ylänavigaation megamenusovellus, mutta kaikki muu työ on tehty itse. HAMKin verkkotoimintojen kehittäjä onkin ollut aika lailla täystyöllistetty.

Responsiivisten sivujen toteutuksen vaiheet olivat:

  1. HTML-, CSS- ja javascript-toteutus.
    Esimerkkisivut tehtiin neljästä erityyppisestä sivusta, jotta saatiin ’puhtaat’ mallit. Niitä testattiin eri laitteilla ja selaimilla, ja testien ja kommenttien perusteella tehtiin korjaukset.
  2. Toteutus Sharepoint 2013 On-premiseen.
    Ensin tehtiin Sharepointin perustyylisivut ja sivupohjat, jotka ulkoinen toimittaja auditoi. Auditoinnilla varmistimme valintojemme olevan oikeita, sillä tekniikka oli uutta meille ja huomioon piti ottaa Sharepointin mahdollisuudet ja rajoitukset. Hyväksynnän jälkeen sivujen toiminta testattiin oikeassa ympäristössä oikeilla sisällöillä sekä eri näkymillä, laitteilla ja selaimilla. Testien jälkeen tehtiin korjaukset.
  3. Kun pohjat olivat valmiit, otettiin lapiot käteen ja siirrettiin sisällöt uuteen järjestelmään.
    Samanaikaisestihan me muutimme sivustomme jäsennyksen, joten informaatioarkkitehtuurikin tuli uusittua samassa myllerryksessä kuin julkaisujärjestelmä, ilme ja käyttöliittymä.

Sivujen responsiivinen toteutus Sharepointiin ei ole aloittelijan työtä, vaan se vaatii koulutuksen, kokemuksen ja paljon työaikaa. Työaikaa kului myös tuoreen version vuoksi: koska Sharepoint 2013 oli vuosi sitten vasta julkistettu, käytössä ei ollut valmiita ohjeita eikä parhaita käytäntöjä, joten tutkimiseen ja testaamiseen käytettiin aikaa ennen varsinaisia toteutuksia.

Uusi sukupolvi on digitaalinen

By Kategoriassa kehitys, mobiili, työkalut, verkkopalvelut Avainsanat , , , , , 1 kommentti

Business Insider -sivustolla on julkaistu ennuste ’digitaalisen’ tulevaisuudesta. Vahva viesti on, että toimintamme siirtyy kovaa kyytiä digitaalisiin ja varsinkin mobiileihin välineisiin. Tutkimuksessa on tarkasteltu maisemaa tv:n, tietokoneiden (perinteiset pöytäkoneet ja läppärit), radion, painettujen lehtien ja mobiililaitteiden (pieni- ja suurinäyttöiset älypuhelimet sekä tabletit) kannalta.

Mediankulutus vaihtelee ikäluokittain

Ikäluokat toimivat eri tavalla. BI:n koosteessa oli tutkittu eri ikäryhmien erilaisten medioiden käyttöä: television katselua, lehtien lukua, radion kuuntelua sekä internetin käyttöä joko tietokoneella tai mobiililaitteilla. Palkkeja tulkitsemalla vaikuttaisi siltä, että tv siirtyy tietokoneelle tai kännykkään – ja samaan aikaan yhä useammassa tv:ssä on verkkoyhteys. ’Suora lähetys’ onkin ’striimaus’. Radio tuntuisi pitävän paremmin pintansa, mutta esim. musiikkia kuunnellaan eniten mobiililaitteista. 16-24-vuotiaille tärkein media (laite ja sisältö samassa) on kännykkä. Kaikki aikuiset (tutkitut yli 16-vuotiaat) jäisivät kaipaamaan eniten tv:tä.

Tämäkin tutkimus ennustaa printin merkityksen vähenevän voimakkaasti. 16-24 -vuotiaiden ryhmä käyttää älypuhelinta tai tietokonetta, katsoo tv:tä tai kuuntelee radiota – mutta ei lue painettuja lehtiä. Printti näkyy omana kapeana siivunaan vasta 35-44 -vuotiaiden ryhmässä.

Monen näytön maailma

BI ennustaa älypuhelinten myynnin maailmanlaajuisen kasvun jatkuvan, vaikka länsimaissa markkinat ovat jo tasaiset. Tabletit ovat haukanneet ison osan tietokoneiden myynnistä, mutta kasvu on pysähtynyt. Pysähdyksen syinä ovat tablettien hyvä päivitettävyys, näppäimistön puute ja laitteiden korkea hinta sekä isonäyttöisten kännyköiden eli phablettien saatavuus. Pienten älypuhelinten sijaan ostetaankin yhä enemmän isonäyttöisiä älypuhelimia. Pöytäkoneita ja läppäreitä myydään edelleenkin, ne eivät häviä.

Maailma onkin ’multi-screen’. Pelkillä mobiililaitteilla ei jatkossakaan toimita, vaan päätelaite valitaan käyttötarkoituksen mukaan – ja toisaalta päätelaite säätelee käyttöä. Mobiilioptimoinnista eli mobile first -ajattelusta ei tässä skenaariossa ole haittaa.

Kännyköitä käytetään tunti päivässä

Selailu ei ole syrjäyttänyt perinteisiä puhelintoimintoja. Tutkimuksen mukaan kännyköitä käytetään

  • puhumiseen (26 %)
  • tekstiviesteihin (20 %)
  • somepalveluihin (15 %)
  • verkkoselailuun (14 %)
  • sähköpostiin (9 %)
  • peleihin (8 %) ja
  • muuhun (8 %).

Kännyköitä käytetään keskimäärin vartti kerrallaan, tabletteja puoli tuntia ja tietokoneita vajaat kolme varttia. Eri laitteita käytetään eri vuorokauden aikoina: tietokoneita päivällä (töissä) mutta kuuden jälkeen illalla tabletit ja kännykät kaivetaan esiin. Tabletteja käytetään eniten ennen puoltayötä. Loogisesti mobiililaitteita käytetään myös heti aamusta.

Digitaalisen trendit

Tutkimus nostaa esiin viisi seikkaa:

  • mobiilius (internet-liikenteestä neljäsosa on mobiililaitteilla, 60 % verkkoon kytketyistä laitteista on älypuhelimia tai tabletteja, suurin myynnin kasvu tapahtuu mobiililaitteissa, some ja musiikki tapahtuvat mobiililaitteissa, mobiiliostamisen osuus verkkokaupasta kasvaa jatkuvasti)
  • yhteisöllisyys (viestintä- ja verkostosovellusten suosio kasvaa, somemainonta korvaa hakukonemainontaa)
  • video (kuukausittaisten mobiilivideoiden määrä lasketaan miljoonissa teratavuissa eikä YouTubelle näy kilpailijaa)
  • ohjelmallisuus (käyttäjäkohtaisesti ohjautuvat polut, ’henkilökohtainen’ suodattaminen)
  • natiivisovellukset (alunperin mobiiliin kehitetty toiminto).

Miten nämä näkyvät organisaatioiden tämänhetkisissä toimissa ja tulevaisuuden päätöksissä? Digitrendit ovat läsnä vielä vuosikymmeniä. (Ja mitä sen jälkeen tapahtuu, onkin kokonaan toinen juttu.)

Lähde: Business Insider, The Future of Digital 2014. Tulkinnat, valinnat, painotukset ja käännökset omiani.