Sisäiset viestintävälineet brändin kehittäjänä

HAMKin strategia on organisaation viesti henkilöstölle, opiskelijoille ja kumppaneille: ”HAMKilla on innostavin korkeakoulutus ja työelämälähtöisin tutkimus”. Digitaalisuus on yksi strategiamme pääkohdista, ja paitsi kehittämisen kohde myös väline tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ohjaa organisaatiossa tehtäviä ratkaisuja, ja olemmekin panostaneet erityisen paljon uusien järjestelmien ja kanavien suunnitteluun ja käyttöönottoon. Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen näkökulma on etenkin viestintäpalveluilla päällimmäisenä, kyse on ennen kaikkea yhteisöllisen työskentelyn edistämisestä.

Valitsemamme linja on ollut ottaa käyttöön kutakuinkin kaikki Office 365 -työvälineet ja kanavat vielä Yammerilla lisättynä. Tarjotin on kattava: Lync sekä pikaviestinnän että etäkokoustamisen välineenä vahvistaa asemaansa. OneDrive on kuin entinen verkkolevyasema, vain kätevämpi koska dokumentit voi helposti jakaa ja niihin pääsee käsiksi missä vain selain toimii. Jaetut työtilat kokoavat tietyn aiheen parissa työskentelevät ihmisen yhteen ohi alaorganisaatiorajojen. Sähköposti ja kalenteri ovat jo vakiintuneet, joskin tehokäytössä on vielä kehitettävää.

Sivustot olemme rakentaneet SharePoint Onlineen. Uudella alustalla meillä on ollut mahdollisuus tarjota jokaisella käyttäjälle henkilökohtainen näkymä tietotarjontaan. Toinen keskeinen ajattelu- ja toimintatavan muutos on ollut erillisten opiskelija- ja henkilöstöintrojen yhdistäminen. Yhteisen tiedon lisäksi mahdollistamme yhteisen työskentelyn: tiimeille on työtila ja niissä koko Office-työkalujen paketti selainversioina.

Viemme tekojemme kautta viestiä HAMKista, jossa asioita tehdään aidosti yhdessä. Helposti käytettävät arkipäivän yhteisölliset järjestelmät ja työvälineet ovat tässä aivan keskeisiä, sillä omat opiskelijat ja henkilöstö ovat tärkeimpiä viestinviejiä. Digitaalisuus on HAMKin strateginen valinta. Se on myös keskeinen HAMK-brändin elementti.

Teksti on tiivistelmä viestintäpäällikkö Lea Mustosen kirjoittamasta artikkelista ”Sisäiset viestintävälineet ja -kanavat HAMKin brändin kehittäjänä”. Artikkeli on osa HAMKin intranet-projektista kertovaa julkaisua ”Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla”.

Kiinnostavat tuittaajat löytyvät tapahtumista

Twitter on aivan mainio kanava tapahtumien ja koulutusten seuraamiseen etäältä. Kun itse on konttorilla pakkopullan ääressä, Twitter tuo nautittavaksi rusinat muista pullista – ja leipurit kanssa! (Tuittaa tämä)

Eilen ja tänään olen ’etäosallistunut’* Procomin Törmäys-tapahtumaan ja JATin viestintäpäiviin samalla kun olen hoitanut kaikkia tavallisia töitä omasta työhuoneesta käsin. Alustusten annin ja etenemisen seurannan lisäksi tapahtumatuitteja seuraamalla löytää aktiivisia ihmisiä. Oma seurattavien henkilöiden luetteloni on kasvanut parillakymmenellä parissa päivässä vain siksi, että olen napsinut talteen kiinnostavia kollegoita.

Twitterissähän pitäisi olla jatkuvasti aktiivinen, tarkastaa suositellut henkilöt, seurata aiheita ja keskustelijoita, lähteä polkuja pitkin, lukea toisten listoja ja poimia näistä hyvät tyypit. Tai sitten voi tosiaan ottaa tällaisia ’troolauksia’ ja saada kerralla haaviin isomman saaliin. Seurattaviahan kannattaa kaltaisen laiskahkon käyttäjän aina silloin tällöin siivotakin, ettei oma virta täyty adhd-tyyppisistä tyypeistä. Jatkuva seurustelu kun on taas ihan toinen käyttötapaus, johon väline myös sopii. Kukin omaan tarpeeseensa!

*Parempi termi olisi kyllä mukaosallistuminen.

Kokousmuistiot tiimityötilan OneNoteen

Meillä viestintäpalveluilla on uudessa SharePoint-intrassa oma tiimityötila, jonka muistikirjaan eli OneNoteen teemme kokousmuistiomme. Tekeminen on varsin helppoa, kun otsikot ja eteneminen on valmiiksi ajateltu: meillä on vakioagenda, jonka mukaan viemme kaikki istunnot läpi. Käsittelemme ensin tulleet palautteet, sitten tavoitesopimuksemme asiakohdat ja lopuksi muut asiat. (Joo-o, todellista astrofysiikkaa eli rakettitiedettä tämä systeemi!)

Käytännössä teemme muistiot niin, että OneNotessa pääotsikot kirjataan ykköstason otsikkotyylillä (H1). Sen alle kootaan luetelmana (tunnetaan myös nimellä ranskalaiset viivat tai bulletit) kohtaan liittyviä asioita: aiheen avausta, tulevia suunnitelmia, tiedossa olevia esteitä tai muuta huomioitavaa. Varsinaiset tehtävät ovat niin ikään luetelmakohtia, mutta niihin liitetään OneNotesta tehtävä-tunniste, joka merkitsee kohdan rastitettavaksi laatikoksi.

Kun merkitsemme tehtävät tehtäviksi ja kirjaamme myös vastuuhenkilön nimen tehtävän yhteyteen, pystymme seuraamaan asioiden etenemistä.

Kun tehtävä on tehty, sen voi rastittaa – ja käydä seuraavan työhön käsiksi. Aina ennen seuraavaa kokoustamme käymme tarkastamassa edellisestä muistiosta tehtäviksi merkityt asiat. Siirrämme kaikki tekemättömät tehtävät uuteen muistioon ja siten uuteen käsittelyyn. Tiimikokouksessa sitten todetaan asioiden tila ja potkaistaan vauhtia tehtävään tai tekijään. Kokemuksen mukaan kovin moni tehtävä ei kovin monta kertaa roiku avoimena, ei ainakaan ilman hyvää syytä.

Yhteinen tiimikokous kerran kuussa aina samalla agendalla

Viestintäpalvelut-yksikkö pitää yhteisen tiimipalaverin kerran kuukaudessa. Jokainen kokous viedään läpi samalla kaavalla ja samalla agendalla: käymme läpi mennyttä kuukautta ja katsomme tulevaan tavoite- ja tulossopimuksen otsikoiden kautta. Lisäksi käsittelemme saamamme palautteen ja mahdolliset muut asiat. Kokouksia johtaa viestintäpäällikkö, ja sihteerivuoro eli muistion kirjoitus kiertää vuoronperään jokaisen tiimiläisen harjoittelijoita myöten.

Tabletti saa ajan kulumaan lennolla

Olin lasten kanssa lomamatkalla. Lensimme noin ikuisuuden (kuusi tuntia) mennen tullen, ja olin etukäteen varautunut viihdytykseen kirjoilla, pelikorteilla ja pelejä täyteen ladatulla tabletilla. Olihan meillä eväitäkin ja onneksi yksi ikkunapaikka.

Edellisellä lennolla seurasimme vielä yhteistä ohjelmaa edessä olevan istuimen selkänojasta. (Sekin on parannus siihen, että seuraa pää kenossa katon screeniä.) Tällä kerralla viihdeohjelmaa oli mahdollisuus vuokrata pikkutabletillinen: kympillä sai käyttöönsä Samsung Galaxy Tab 3 -koneen ja kuulokkeet. Sisältönä oli valikoima tv-sarjoja, elokuvia, musiikkia, pelejä ja myös päivän Hesari.

Joo – tablettiahan ei tarvitse Finnairin monta kertaa vuokrata, kun se on jo maksanut itsensä takaisin. Mutta pienessä penkissä kököttävälle matkustajalle – tai ainakin mulle – kymppi on pieni hinta siitä, että saa valita haluamaansa sisältöä haluamaansa aikaan. Ja jos lapset saa vielä sopimaan yhteisestä kiinnostuksen kohteesta ja kuulokkeiden jakamisesta, niin hinta/laatu-suhde vain paranee.

sininen-lentokoneen-siipi(Kivoin ohjelma tuli kuitenkin sivuikkunasta: Mennessä pilvien päälle auringonpaisteeseen nousu oli ihana lähetys lomaan ja palatessa Pariisin valot pimenevässä illassa hyvä päätös vesihiihtolomalle.)

Opettajan koulutus

Meillä on töissä meneillään uuden intran käyttöönotto. Olemme viimeisen puoli vuotta rakentaneet uutta kuviota SharePointin ja Yammerin päälle ja saaneet tekniset ratkaisut tehtyä ja konseptin toimintakuntoon. Olen käynyt kollegan kanssa perehdyttämässä yksiköiden vastuuhenkilöitä uuteen ajattelumalliin ja uuden intran käyttöön. Vastuuhenkilöt toimivat sitten oman yksikkönsä kouluttajina ja lähitukena arkityössä.

Aiemmin viikolla olimme ammatillisella opettajakorkeakoululla, ja täytyy sanoa, että pedagogi on aina pedagogi. Enkä puhu itsestäni enkä kollegastani vaan siitä opettajasta, jota me kävimme opettamassa!

Ensin sovittiin tietysti yhdessä, mitkä meidän yhteisen tuokiomme tavoitteet olivat. Jukka kuunteli ensin alustuksemme ja teki omia muistiinpanojaan kynällä paperille. Hän keskeytti ja kyseli ja kertasi asioita, jotta ymmärsi asian itse. Sitten hän alkoi miettiä, miten asian vie eteenpäin. Prosessi meni näin:

  1. Tavoitemäärittely – Miksi teen tätä, mitä haluan saada aikaan?
  2. Kohderyhmien ja tarpeiden jäsennys – Mikä kokonaisuudessa on olennaista opiskelijalle, mikä opettajalle, mikä tutkijalle, mikä muulle henkilökunnalle? Miten eri ryhmät todennäköisesti hyödyntävät uutta palvelua?
  3. Toteutussuunnitelma – Miten saan viestin perille, ihmiset oppimaan ja muuttamaan toimintatapojaan?
  4. Oma haltuunotto – Kuinka harjoittelen itse ensin, jotta osaan vastata muidenkin kysymyksiin? Mitä teen läksyksi ennen kuin alan itse opettaa?

Voidaan olla varmoja, että Jukan digipaja on todella onnistunut ja kohderyhmää varten räätälöity koulutustilaisuus!

Uusi sukupolvi on digitaalinen

Business Insider -sivustolla on julkaistu ennuste ’digitaalisen’ tulevaisuudesta. Vahva viesti on, että toimintamme siirtyy kovaa kyytiä digitaalisiin ja varsinkin mobiileihin välineisiin. Tutkimuksessa on tarkasteltu maisemaa tv:n, tietokoneiden (perinteiset pöytäkoneet ja läppärit), radion, painettujen lehtien ja mobiililaitteiden (pieni- ja suurinäyttöiset älypuhelimet sekä tabletit) kannalta.

Mediankulutus vaihtelee ikäluokittain

Ikäluokat toimivat eri tavalla. BI:n koosteessa oli tutkittu eri ikäryhmien erilaisten medioiden käyttöä: television katselua, lehtien lukua, radion kuuntelua sekä internetin käyttöä joko tietokoneella tai mobiililaitteilla. Palkkeja tulkitsemalla vaikuttaisi siltä, että tv siirtyy tietokoneelle tai kännykkään – ja samaan aikaan yhä useammassa tv:ssä on verkkoyhteys. ’Suora lähetys’ onkin ’striimaus’. Radio tuntuisi pitävän paremmin pintansa, mutta esim. musiikkia kuunnellaan eniten mobiililaitteista. 16-24-vuotiaille tärkein media (laite ja sisältö samassa) on kännykkä. Kaikki aikuiset (tutkitut yli 16-vuotiaat) jäisivät kaipaamaan eniten tv:tä.

Tämäkin tutkimus ennustaa printin merkityksen vähenevän voimakkaasti. 16-24 -vuotiaiden ryhmä käyttää älypuhelinta tai tietokonetta, katsoo tv:tä tai kuuntelee radiota – mutta ei lue painettuja lehtiä. Printti näkyy omana kapeana siivunaan vasta 35-44 -vuotiaiden ryhmässä.

Monen näytön maailma

BI ennustaa älypuhelinten myynnin maailmanlaajuisen kasvun jatkuvan, vaikka länsimaissa markkinat ovat jo tasaiset. Tabletit ovat haukanneet ison osan tietokoneiden myynnistä, mutta kasvu on pysähtynyt. Pysähdyksen syinä ovat tablettien hyvä päivitettävyys, näppäimistön puute ja laitteiden korkea hinta sekä isonäyttöisten kännyköiden eli phablettien saatavuus. Pienten älypuhelinten sijaan ostetaankin yhä enemmän isonäyttöisiä älypuhelimia. Pöytäkoneita ja läppäreitä myydään edelleenkin, ne eivät häviä.

Maailma onkin ’multi-screen’. Pelkillä mobiililaitteilla ei jatkossakaan toimita, vaan päätelaite valitaan käyttötarkoituksen mukaan – ja toisaalta päätelaite säätelee käyttöä. Mobiilioptimoinnista eli mobile first -ajattelusta ei tässä skenaariossa ole haittaa.

Kännyköitä käytetään tunti päivässä

Selailu ei ole syrjäyttänyt perinteisiä puhelintoimintoja. Tutkimuksen mukaan kännyköitä käytetään

  • puhumiseen (26 %)
  • tekstiviesteihin (20 %)
  • somepalveluihin (15 %)
  • verkkoselailuun (14 %)
  • sähköpostiin (9 %)
  • peleihin (8 %) ja
  • muuhun (8 %).

Kännyköitä käytetään keskimäärin vartti kerrallaan, tabletteja puoli tuntia ja tietokoneita vajaat kolme varttia. Eri laitteita käytetään eri vuorokauden aikoina: tietokoneita päivällä (töissä) mutta kuuden jälkeen illalla tabletit ja kännykät kaivetaan esiin. Tabletteja käytetään eniten ennen puoltayötä. Loogisesti mobiililaitteita käytetään myös heti aamusta.

Digitaalisen trendit

Tutkimus nostaa esiin viisi seikkaa:

  • mobiilius (internet-liikenteestä neljäsosa on mobiililaitteilla, 60 % verkkoon kytketyistä laitteista on älypuhelimia tai tabletteja, suurin myynnin kasvu tapahtuu mobiililaitteissa, some ja musiikki tapahtuvat mobiililaitteissa, mobiiliostamisen osuus verkkokaupasta kasvaa jatkuvasti)
  • yhteisöllisyys (viestintä- ja verkostosovellusten suosio kasvaa, somemainonta korvaa hakukonemainontaa)
  • video (kuukausittaisten mobiilivideoiden määrä lasketaan miljoonissa teratavuissa eikä YouTubelle näy kilpailijaa)
  • ohjelmallisuus (käyttäjäkohtaisesti ohjautuvat polut, ’henkilökohtainen’ suodattaminen)
  • natiivisovellukset (alunperin mobiiliin kehitetty toiminto).

Miten nämä näkyvät organisaatioiden tämänhetkisissä toimissa ja tulevaisuuden päätöksissä? Digitrendit ovat läsnä vielä vuosikymmeniä. (Ja mitä sen jälkeen tapahtuu, onkin kokonaan toinen juttu.)

Lähde: Business Insider, The Future of Digital 2014. Tulkinnat, valinnat, painotukset ja käännökset omiani.

Kysele Lyncissä

Verkkoistunnon suurin vaara on yksinpuhelu: chatista ja äänistä huolimatta monologi lähtee aivan liian helposti laukalle.

Pahimmassa tapauksessa osallistujille alustajan yksinpuhelu on kokovartalopuudutus tai hyvä syy verkkokokouksesta vähin äänin poistumiseen. Luennoitsija puolestaan taistelee täyttä hiljaisuutta ja kuulijakunnan harvenemista vastaan yhä kiihtyvällä messuamisella. Tai näin olen kuullut. 😀

Lyncissä on mahdollista aktivoida osallistujia esim. kyselyllä. Kysely on kontaktin saamisen lisäksi mainio tapa kerätä dataa, jota joka tapauksessa pitäisi jollain tavalla haravoida kasaan! Eilisessä O365-verkkoistuntomme lopuksi kysyimme osallistujilta mielipidettä session sisällöstä ja hyödyllisyydestä ja näin saimme suoritettua pienimuotoisen asiakaspalautekeruunkin.

Lynciin voi tehdä etukäteen kyselyjä, jotka näyttää valitsemanaan ajankohtana. Jos olisi oikea pedagogi, suunnittelisikin koulutuksensa niin, että ihan alussa murtaisi jään jollain helpolla kysymyksellä, joka sitten voisi jopa vaikuttaa vaikka esityksen sisältöihin tai ainakin painotuksiin. Koko istunnon ajan aktivoisi ihmisiä paitsi kyselyillä myös chatissa tai haastattelukierroksilla mukana olevan porukan määrästä ja käsiteltävästä aiheesta riippuen. Kysely ja muu osallistaminen tietysti suuntaisi sessiota haluttuun suuntaan, ja lopuksi vielä koottaisiin tunnelmat asiakaspalautekyselyn muotoon.

Kyselyiden hyvä puoli chattiin verrattuna on se, että napin painaminen on nopeaa, niin kyselyn tekemisessä kuin siihen vastaamisessa. Tuloksista saa myös määrällistä dataa, jota voi käyttää hyödykseen. Chatti tietysti tuo monipuolisemmat näkemykset esiin ja tarjoaa alustan jo keskustelullekin, jos vaan osallistujia on säällinen määrä ja kaikkien kymmensormijärjestelmä on suhteellisen samalla tasolla.

Kyselijän kannalta iso ero on ehkä siinä, että määrällisesti kysellen pitää miettiä enemmän etukäteen kun taas laadullinen keskustelu aiheuttaa analysoinnin vasta jälkikäteen. Kumpaakin tarvitaan!

Joka härjistä puhuu –

Ollaan työpaikalla siirtymässä Office 365 -palvelun täysmittaiseen käyttöön. Meille on viimeisen puolitoista vuotta tulleet sähköpostit, kalenteri ja tehtävät pilvestä, ja nyt ollaan suunnittelemassa ja rakentamassa uusia sivustoja (oma uutissyöte, informatiiviset intrat, tiimien työtilat) niin opiskelijoille kuin henkilökunnalle. Käyttöön tulevat myös OneDrive ja Yammer.

Olen parin kollegan kanssa käynyt alustamassa asiasta eri yksiköissä ja erilaisille kuulijakunnille: mistä O365-palvelussa on kyse, mitä on tähän saakka tehty ja miten edetään. (Kyllä, rimpsussa on ensimmäisenä se, miksi ollaan siirtymässä uuteen palveluun ja mitä hyötyä siitä nähdään meille kaikille koituvan.) Näiden kasvokkaisten info- ja keskustelutilaisuuksien rinnalle on nyt käynnistetty säännöllisten verkkotapaamisten sarjat: meillä on maanantaisin tunnin keskustelusessio aiheesta Office 365 ja keskiviikkoisin samoin tunnin työpaja sivustojen tekemisestä ja päivittämisestä. Lync-tuntiin mahtuu mainiosti aiheen alustus, sen demoaminen ja siitä keskustelu isommallekin kouralliselle ihmisiä. Tunnissa ehtii myös pitää täsmäkoulutusta valitusta aiheesta tai tarjota tukipalvelua sitä kaipaavalle porukalle.

Verkkoistunnot eivät täysin korvaa henkilökohtaisia tapaamisia tai väenkokouksia, mutta ne ovat kätevä tapa jatkaa juttua tai tarjota lisäinfoa aiheisiin. Tunnin verkkosessio on tunnin verkkosessio niin alustajalle kuin osallistujalle – eikä tunnin matkustus, tunnin sessio ja tunnin matkustus niin vetäjille kuin osallistujille.

Ja onhan siinä sekin puoli, että kun haluamme edistää valittujen työkalujen käyttöönottoa ja muutenkin muuttaa toimintakulttuuria, pitää toimia itse niin kuin muita kannustaa tekemään. Lync on meillä osa MS-työkalupalettia, joten sillä on luonnollista lähteä viemään muitakin pilvipalvelun osioita eteenpäin.

– se härjillä ajaa.

Office Lens: lyijykynäpiirroksesta digitaaliseksi tallenteeksi

Uuden suunnittelemisen ja vanhan kehittämisen hommissa humanistin tärkein työkalu on ruutuvihko ja lyijykynä. Me ollaan juuri rakentamassa uutta intraa, ja päivät kuluu erilaisia mahdollisuuksia hahmotellessa, vaihtoehtoisia toteutustapoja kartoittaessa, hyviä ja huonoja puolia pohtiessa. Aika lailla kaiken piirrän joko paperille tai valkotaululle.

Iso osa suunnitelmista menee suoraa päätä roskiin. Jotkut kuitenkin ovat jatkokehityksen arvoisia, ja silloin ollaan porukalla ymmällään kouluvihon neljää puolta: miten käsintehdyt kuvat saadaan digitaaliseen muotoon – ja niin, että niitä voisi työstää edelleen? Tähän saakka digitointi on ollut joko puhtaaksipiirtämistä Powerpointiin tai kuvan ottamista kännykällä.

Kollega vinkkasi eilen windows-puhelimen Office Lens -sovelluksesta. Office Lens

  1. ottaa kuvan
  2. tekee siihen rajaukset ja korjaukset
  3. muuttaa tiedoston Word- tai PowerPoint-muotoon.

Paras kohta on kolmonen. Testasin juuri aamulla, kuinka valkotaululle tussilla käsin suhertamani ’toimintaohjeiden julkaisemisen prosessi’ -hahmotelma muuttui pptx-muotoiseksi tiedostoksi, jossa saatoin ryhmitellä sisältöjä ja siirrellä niitä. Taikaa!

Office Lens ei tietenkään tulkkaa kaunoa digitaaliseksi tekstitiedostoksi, mutta sekin on suuri edistysaskel, että valkotaulupiirroksen sisältöjä pystyy siirtelemään tai poistamaan tai täydentämään uudella aineistolla.

Scoopshotin kautta kuvat mediatalon käyttöön

Yksi puhelimessani olevista sovelluksista on Scoopshot. Sen idea tavalliselle kuluttajalle on, että kännykällä otettuja kuvia voi myydä.

Hämeen Sanomat osti yhden kuvani viikonloppuna samalla kuin muutaman muunkin sumukuvaajan. Ei ollut monimutkaista:

  1. Olin ladannut Scoopshot-sovelluksen Play-kaupasta.
  2. Olin täyttänyt profiilini.
  3. Hämeen sanomat julkaisi Scoopshotissa tehtävän, jossa metsästettiin paikallisia sumukuvia.
    Julkaistuista maksettaisiin viiden euron korvaus.
  4. Otin työmatkallani kännykän kameralla kuvia sumuisesta aamusta.
  5. Valitsin tehtävään sopivan kuvan ja lähetin sen Scoopshot-sovelluksen kautta tehtävän julkaisijalle.
    (Olisin voinut käyttää myös Scoopshot-sovelluksen kameraa ja lähettää otoksen suoraan.)
  6. Minulle tuli ilmoitus, että kuvani oli ostettu.
  7. Kuva oli painetussa lehdessä.

Kuluttajistumiseen liittyy tietty monenlaisia kysymyksiä varsinkin niille tahoille, joiden toiminta ja talous perustuvat sisällön tuottamiseen, käyttämiseen, jakeluun ja myymiseen. Scoopshot-aineiston ostajina ovat esim. mediatalot, jotka haluavat saada enemmän ja erilaista materiaalia kuin omin ammattilaisvoimin olisi mahdollista tuottaa, esim. silminnäkijäaineistoa tai promokuvia.

Kuluttajana ajattelen niin, että tilanne ei ole ’joko tai’ vaan ’sekä että’: maksan mielelläni ammattimaisesti tuotetusta, valikoidusta, toimitetusta ja kootusta aineistosta, mutta on ehdottoman mukavaa päästä kurkkaamaan maailmaa myös muiden tavisten silmin. Tuottajana on kiva osallistua itseään kiinnostaviin asioihin ja samalla jakaa omia sisältöjään muille samoin ajatetteleville.

Mitähän sillä viidellä eurolla tekisi?